===== Amtsübergabe =====

^ 95. BuFaTa Kiel 2024^
^   Datum    ^ Beginn   ^ Ende    ^ Sitzungsleitung   ^ Protokollierung   ^
|  01.11.2024  | 11:00    | 13:00   | Lotte Benckert (HS Bremen)    | Alle    |


Anwesende: Tom Wiese(TU Dresden), Franz Arnold (TU Dresden), Lotte Benckert (HS Bremen), Lorenz Borgmann (FH Dortmund), Raphael (KIT), David (Stuttgart), Sascha (Stuttgart), Tobi (Stuttgart), Rouven (HS Koblenz), Maximilian Vogel (TH Nürnberg)


===== Kleine Vorstellungsrunde =====

=== HS Bremen ===
  * Lotte seit erstem/zweitem Semester Vorsitz, gab vorher keine Fachschaft also auch keine Amtsübergabe
  * Jetzt im 7. Semester also potentiell bald nicht mehr da --> wahrscheinlich Amtsübergabe

=== HS Koblenz ===
  * Rouven seit dem zweitem Semester in dem Fachschaftsrat, seit 2 Wochen Vorsitz. Keine Übergabe vom Vorsitz stattgefunden, jede Menge Informationen von "Langzeit" Mitgliedern. Seit 1 Jahr Vorsitz vom ZeFaR. 
  
=== TU Dresden ===
  * Franz seit dem ersten Semester im Fachschaftsrat als stellvertretender Finanzer 
    * wird voraussichtlich den Posten des Hauptfinanzers übernehmen
  * Tom 1. Semester 
    * wird in den FSR in der nächsten Legislatur gehen

=== FH Dortmund ===
  * Lorenz seit 2. Semester im Vorstand
    * verschiedene Positionen bereits gehabt
    * seit 3 Jahren Kassenwart
  * Amtsübergaben in der Vergangenheit nicht wirklich stattgefunden
  * Es stehen zur nächsten Legislatur einige Übergaben an da Mitglieder ausscheiden

=== Uni Stuttgart ===
  * David macht ein bisschen IT
  * Sascha macht Dinge für IT, 
    * Kontakt zu alten Admins
      * Themen sind Teilweise von sehr ehemaligen Mitgliedern erstellt und dann kamen Probleme

=== TH Nürnberg ===
  * Maxi
    * hatten gerade erst eine komplette Amtsübergabe. Ausbaufähig


==== Durchsicht vergangenes Protokoll ====
  * Dokumentation als Teil der Einarbeitung als Thema was noch Bedarf hat
    * Aufschlüsselung der Aufgabenfelder
  * Einarbeitung generell
  
Wir teilen Dokumentation und Einarbeitung auf und bearbeiten diese separat in Kleingruppen

==== Dokumentation ====
  * Beispiel als Dokumentation mündlicher Übergabe: https://hackmd.io/@MedicGermany/SJjbF2GdT 
  * Worksheets als How-To
  * Wiki-Aufbau selber hosten (eigener Server, Hochschulserver) oder extern anmieten
    * Alternativ in Microsoft Teams/Sharepoint
  * Planungen der vergangenen Veranstaltungen ablegen

=== HowTo Dokumentation für Amtsübergabe ===
  * Ein zentraler Anlaufpunkt, der auf alles verweist und erklärt wo die Unterlagen und co. liegen (z.B. Fileserver)
  * "Checkliste" für Aufgaben (vllt. mit 2 Haken, gezeigt und selber gemacht)
  * Basierend auf dieser Checkliste die Details ausarbeiten
  * Muster vorbereiten für z.B. Anträge (oder Link auf vorherige Beispiele), dafür schauen das die alten Beispiele auch gesammelt werden
  * Infos/Daten aktuell halten
  * externe über den Leitfaden schauen lassen und diesen ausprobieren
  * Priorisierung? Es wird nicht die ideale Dokumentation existieren, was soll priorisiert werden?
  * Nicht nur was, sondern auch wieso (und was hat nicht funktioniert)
  {{ :arbeitskreise:amtsuebergabe:dokumentation_übergabe.drawio.svg |}}

=== Wie wird sichergestellt das Dokumentation existiert/aktuell gehalten wird? ===
  * Beispiel aus KIT: IT-Infra wird erst "produktiv" verwendet, wenn dazu passende Dokumentation existiert
  * Bei "mündlichen" Erklären bei der Übergabe gleich niederschreiben falls es nicht existiert
  * Simulierte Amtsübergabe um sicherzustellen das es basierend auf Doku funktioniert

==== Einarbeitung ====

=== Uni Stuttgart ===
  * führen langsam heran (keine Führungs-/Stellvertreterposition)
  * "HowTo's" im Wiki
  * learning by doing

=== HS Bremen ===
  * kleine Präsentationen zu Beginn der Sitzung um neue Mitglieder an diverse Aufgaben heranzuführen ("How-To")
    * Optimalerweise vorher schon PDF ausgearbeitet haben

=== TH Nürnberg ===
  * Wiki

=== Leitfaden Ideale Übergabe ===

  * Neue Studis sind erstmal ohne Amtsverpflichtung in der Fachschaft und lernen erst mal die Fachschaft kennen
    * Fachschaftler können neue Studis kennenlernen; Potential und Verantwortungsbewustsein können angeschaut werden
    * Kleine Aufgaben sollten bei Interesse verteilt werden; Ohne Einbindung kann Motivation neuer Studis abnehmen
    * Offen über Verantwortung der Ämter sprechen
  * Bei nächster anstehender Wahl/Vorsitz/Finanzer Bildung auf potentielle Studis zugehen, Doppelbesetzung: Neue mit Erfahrenen arbeiten
    * persönliches Gespräch mit der Person führen um Interesse und Motivation zu prüfen
    * Bei Interesse neue Fachschaftler als Stellvertretung in das Amt nehmen
  * Neue Fachschaftler sind als Stellvertretung im Amt
    * Bei Interesse: Übergabegespräch
    * Danach: Learning by doing
    * Passiv viele Infos aufnehmen, da gleichzeitig mit zweiter Person im Amt
    * Im Laufe der Amtszeit mehr Aufgaben und Verantwortung übernehmen/übergeben
    * Ziel dieser Phase ist, dass Stellvertreter/in eigenständig agieren könnte
  * Neue Fachschaftler können/sollten nun das Amt als erste Person (nicht Stellvertretung) übernehmen
    * Nach Einarbeitung sollten die Ehemaligen (falls diese das Amt abgegeben haben) noch erreichbar bleiben bzw noch in der Fachschaft sein

**Das Amt sollte mit genug Zeitpuffer übergeben werden um dies möglich zu machen!**
        

===== Ende =====
Beginn: 11:00 Uhr\\
Ende: 13:00 Uhr \\
Der AK ist fertig, man kann bei Bedarf allerdings einen weiteren Termin über die Erfahrungen machen und ob Verbesserungen umgesetzt werden konnten.