===== AK Protokoll: Amtsübergabe =====
^ BuFaTa SoSe23 Ulm   ^^^^^
^   Datum    ^ Beginn   ^ Ende    ^ Sitzungsleitung   ^ Protokollierung   ^
|  20.05.2023  | 08:40    | 10:55   | Leon (TU Dortmund)    | alle    |

==== Teilnehmende ====

Anwesende: Johannes Auer (TUM), Yannick (RWTH Aachen), Daniel (TU Ilmenau), Leon (TU Dortmund), Linda (OTH Regensburg), Christian (OTH Regensburg), Björn (TH Köln)


==== Einführungsvideo ====
"Leading your team"  - US Außenministerin Condoleezza Greis (unter George Bush)

=== main take aways ===
Leaders have ...
  * (command respect)
  * (integrity)
  - a vision  
  - ability to manage (there are leaders and managers)
    * know your organization
  - the ability to recoginze leaders 
  * a good leader doesnt gossip (?)

Question to ask yourself: What about me is getting in the way of my succesful leadership?
  * e.g. having a sharp tongue -> problem: nobody wants to face your sharp tone/ speak up

== Learning to delegate ==
Question to ask yourself:
  * Am I a Micromanager((you feel that you have to know everything))?
  * Am I not delegating, because its the person that I dont trust?

== Trust ==
  * People want to trust you
  * Care about people

== Putting your team first ==
  * you can send very small messages
  * recognice if somebody ist disrespectful

== Dealing with dissent ==
  * be honest to your team, why you will go in another direction -> clear communication
  * let people recognize that they have impact on why your are thinking this/ that
  
== mistakes in leadership ==

==== Thema: Hilfreiches bei einer Amtsübergabe  ====
    
=== Person anwerben ===
  * rechtzeitig drandenken
    * aktiv nach Nachfolgern Ausschau halten
    * darauf achten, wer Potential hat
  * klar kommunizieren, was das Amt (wirklich) mit sich bringt (Zeitaufwand, Aufgaben, ...)
  * sich außerhalb für Nachfolger interessieren
    * Was für Hobbies hast du noch? (Übernimmt sich die Person selbst?)
    * Sich bewusst sein, dass man auch für den Nachfolger ne "Verantwortung" hat abzuschätzen ob der Zeit-Amount einhaltbar ist.
 
  * Nachhaltigkeit (wie lange plant/kann die Nachfolge bleiben?)

  * Stärken eines heterogenen Fachschaftsrat
    * Altfachschaftler ("Langzeitstudis") verfolgen HoPo Themen schon länger und wissen wie Profs ticken, bzw. was in der Vergangenheit besprochen wurde
    * Neue Leute mit "Drive" managen den FSR und können Zielstrebig Projekte planen
    * Helfende Hände braucht man ebenso
  
  * Wo kommen Leute her die Dinge übernehmen und wie kommuniziert man den Bedarf?
    * persönliches Gespräch mit bekannten Menschen
    * am besten außerhalb von Sitzung/im privaten Kreis
    * möglichst vielschichtig versuchen Personen abzuholen

  * positive Einstellung vermitteln (nicht "nur" schlecht über das Amt reden)

=== Personen einarbeiten ===
  * Einarbeitung ist über einen Posten stellvertretende Leitung möglich (aktive Einarbeitung über einen gewissen Zeitraum)
  * Bedeutung der Kommunikation
  * Nachfolge bereits einbinden, Verantwortungen übertragen
    * "probiers gerne erstmal selbst"
  * Zeit nehmen für die Übergabe
 
  * Nachfolger auf Augenhöhe begegnen
    * Tipps dürfen auch abgelehnt werden
    * Raum für Fehler lassen
    * Vertrauen vermitteln
  * Wie kann man danach erreichbar/ hilfreich sein?
    - komplett weg
    - kann nicht los lassen
    - Schatteneminenz
    - Mittelweg
  * klar machen, wer Verantwortung trägt
  * Mut stärken veraltete Strukturen zu überdenken
  * motivierende Reihenfolge wählen, wie man Aufgaben vorstellt/ erklärt
  * Teambuilding Maßnahmen (Kartfahren, ...) sind sehr hilfreich
    * Comfort-Zone: FSR Leute stellen sich gerne in ihrem Kreis zusammen und gehen weniger auf die neuen zu
    * E-Technik und Socialising als konkrete Herausforderung
   
=== Dokumentation der Aufgaben ===
  * Dokumentation (Wiki etc.)
    * eine Person, die Leute daran erinnert schadet nicht
  * Bedeutung der Kommunikation
    * gewollt sein, Kanäle offenzulegen (z.B. Mailverkehr, Messenger-Gruppen...)
  * Mailpostfächer (oder organisierte Listen)
    * klare Absprachen, dass Kommunikation über diese Postfächer/Listen zu erfolgen hat
  * idealer Weise gekoppelt mit Wiki / Clouddiensten
  * Transparente Regelung zur Abgabe von digitalen Zugangsberechtigungen
  * Zyklen, wie oft Passwörter geändert werden festlegen
  * Aufnahme von neuen Mitgliedern in die digitalen Dienste nach einer Reglung vs. nach erarbeiteten Vertrauen
  * Altvorsitz als eigener Posten 
    * Aufräumen der digitalen Datenhinterlassenschaften
    * Beraten des neuen Vorstands, am besten im kleinen Kreis
  * Kommunikation zwischen alter und neuer Leitung in extra Gruppe
  * Mögliche Probleme/Dauerbrenner mit der Fakultät/Universität/Profs aktiv kommunizieren
  * Hive-Mind vs. Projektmangement (z.B. Trello)
    * Linz: öffentliches Dashboard, alle Studis können sehen, an welchen Projekten die Fachschaft gerade arbeitet


==== Ende ====
Beginn: 8:40 Uhr\\
Ende: 10:55 Uhr \\
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden