====== Howto Party Orga ======

===== Übersicht =====

  * Vorüberlegungen
  * Location / Rechtliche Grundlagen
  * Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan
  * Sponsoring, Kostenplan
  * Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
  * Werbung
  * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

===== Vorüberlegungen =====

  * Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich
  * Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX 
  * Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

===== Location / Rechtliche Grundlagen =====
==== Location ====
     * öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten
     * Diskothek, Studentenclub
     * Campus(wiese)
     * Studierendenhaus / Wohnheim
     * Hörsaal / Fakultät
     * Mensa
  
==== rechtliche Grundlagen ====
     * GEMA
     * Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten...)
     * Jugendschutz, Alterskontrollen
     * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr)
     * Schanklizenz
     * Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung
     
===== Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan =====
====Orga Team====
  * Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team....
  * Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein
  * Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm...
  * Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung...
  * Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht
  * Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen...

====Zeitplan====
  * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag...
  * Welche Milestones und "Points of no return" gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein
  * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
  * Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag
  * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
  * Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse
  * Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
  * Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
  
=====Sponsoring, Kostenplan=====
====Kostenplan====
  * Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.
  * Welche Kosten fallen an?
    * Miete
    * Getränke/Einkauf
    * Personal, Helfer
    * Gebühren, Versicherungen, GEMA
    * Technik 
    * Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf...)
  * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
    * Eintrittskarten
    * Sponsoring
    * Zuschuss (AStA, FS)
  * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

====Sponsoring====
  * Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen...
  * Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung...
  * Wie spricht man Firmen "profissionel" an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt
  * Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen)
  * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA 
  * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich

==== Programm ====
  * Beginn
  * Hightlights 
    * Feuershow/Feuerwerk
    * Hüpfburg / Funspiele
    * Bands
    * DJs
    * Eismann
    * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
  * Goodies
    * Zuckerwatte, Waffeln
    * Photobox, Kicker
    * Feuerkelch
  * Angebote
    * 4 Frauen = 1x gratis Hugo
    * Happy Hour
 * Promotion
 * Kosten/Nutzen abwägen
 ==== Technik ====
   * selber organisieren VS Firma
     * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
     * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) 
  * Haftung privater Technik
   * mehrere Angebote einholen (min. 3)
   * Beleuchtung
   * Soundanlage, DJ-Equipment
   * Bühne
   * Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten
   
==== Verträge ====
  * Auflagen bei Promotion-Aktionen
  * Wer darf unterschreiben?
  * Auflagen von Stadt/Uni
  * Zusatzversicherungen?
  * mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

==== Sicherheitskonzept ====

  * Fluchtpläne, Helfer einweisen
  * Security mieten / Studentische Security
  * Funkkontakt
  * Gelände klar absperren
  * Glasflaschen?
  * Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)
  * Zufahrt für Notfälle
  * Personenbegrenzung
  
==== Werbung ====

  * E-Mail-Verteiler
  * Plakate
  * Flyer
  * Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?)
  * Mundpropaganda
  * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
  * Warm-up-Partys
  * Dozenten mit einbinden
  * Bodentattoos
  * Ansagen in Vorlesungen & Folien

==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ====

  * Becher
  * Pappgeschirr VS Keramik
  * Shot-Dosierer
  * Fleisch, Brötchen vorbestellen
  * Getränke (mit Kühlschrank)
  * evtl. Kühlwagen
  * Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
  * Flaschenbier VS Fassbier
    
==== Helferplan==== 
Tipp: Google Docs (Zeitplan)
  * Helfer für:
    * Einlasskontrolle
    * Garderobe
    * Auf-/Abbau
    * Springer
    * Fotograf
    * Barkeeper/Bierkeeper
    * DJ/LJ/VJ
    * Animateure
  * Gaderoben Haftung!  
  * Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga
  * Verpflegung für Helfer
  
===== Ablauf =====

  * 1 FSRler pro Bar
  * Kasse weg von Theke
  * auf stark betrunkene Helfer achten

===== Abrechnung =====

  * Rechnung von DJs etc.

===== Dokumentation =====
  * gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen
  * Dropbox, Ordner - offline/online
  * Personalbedarf
  * Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht
  * Konzept für Raumnutzung etc.