===== AK Protokoll: Fachschaftsparties ===== ^ BuFaTa SoSe23 Ulm ^^^^^ ^ Datum ^ Beginn ^ Ende ^ Sitzungsleitung ^ Protokollierung ^ | 18.05.2023 | 08:30 | 10:30 | Lukas (CAU Kiel) | alle | ==== Teilnehmende ==== Anwesende: Flo A (HS München), Patrick, Seb, Liss (FH Dortmund), Felix, Mai, Kathi (TU Dresden), Natascha (HS Mannheim), Nico, Leo, David (HAW Hamburg), Timo, Basti, Rosa, Jakob (TH Nürnberg) __:, Jean-Pierre (KIT Karlsruhe), Sascha (Uni Stuttgart), David(Uni Stuttgart), Tobi (RPTU), Mesian M (TU Dortmund), Flo K, Tim P, Janis H (TU München), Daniel(TH Ingolstadt), Yannick (RWTH Aachen), Lina (TU Darmstadt), Vivian (Uni Duisburg), Lennard (CAU Kiel) ==== Einführung ==== Online Umfrage: https://university.quizacademy.io/live-events/LLCNGR Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen? ==== Umfragerunde 1 ==== Wo finden die Parties statt: Primär auf dem Unigelände, sonst größtenteils externe Clubs Mit wie vielen Teilnehmer:innen ist auf euren Partys zu rechnen: meistens zwischen 300-1000, sonst eher unter 300 Diskussion in Kleingruppen über auftretende Probleme Häufige Probleme: * Werbung * Kein Mailverteiler weil gehackt. Werbung über Plakate, welche z.T. zu spät aufgehängt werden. * Veranstaltungsankündigung über Moodle. Zusätzlich Werbung über Instagram * Wissenserbe * Wie wird das Wissen an die nächsten Generationen weitergegeben * Probleme * "Alte Hasen" wissen wies gemacht wird, wollen eventuell aber auch nichts ändern und ihr Wissen nicht von alleine weiter geben * Dokumente / Dateien sind nicht zentral verfügbar, bzw. nicht geordnet * Pandemie hat den Austausch behindert; Ehemalige sind gegangen bevor neue gekommen sind * Lösungen * Zentraler Speicherort (Cloud/Server), sorgfältig möglichst alle Dokumente, Pläne, Kommunikation dort geordnet ablegen * Nachbesprechung durchführen und protokollieren * Möglichst früh neue potentielle Orga-Menschen einbinden, um Wissen aufzubauen * Möglichst 2 Personen auf ein Thema ansetzten, um Alleingänge zu vermeiden * Aufbau * Wie kann ein reibungsloser Aufbau garantiert werden? * Probleme * Keiner wusste wo die Sachen sind und welche Sachen man hat die man nutzen wollte. * => Fix: Immer eine Inventarliste pflegen, muss aber wer machen. * Fix: Einen "AK" in der FS gründen welche sich nur darum kümmert. * Organisation eines Aufbaus aka Ameisenhaufen, Nutzen von vielen Helfern und wenige die Ahnung haben. * Gut vorbereitete Hardware hilft * Es ist ok wenn die Orga nicht "hilft" sondern organisiert * Pläne für den Aufbau gerne ausdrucken und vor Ort aufhängen * Dinge beschriften bei regelmäßig genutzten Gegenständen * Als Orga immer wissen wo man Leute drauf werfen kann um für den Aufbau wirklich zu helfen statt zu stören * "Kleinteile" sollten stets verfügbar sein * Wovon man nie zu viel haben kann: * Gaffa, Scheren, Papier, Eddings, * Unwissende Helfer * Fix: Idiotensicher, siehe Helferrunde * Versuchen wissen zu verteilen. Je mehr bescheid wissen desto eher könnte ein Einspruch kommen. * Aufbaureihenfolge und Abhängigkeiten * Den Leuten Pläne geben * Gut die nötigen Abhängigkeiten kommunizieren * Strom * Fix: Evtl an wissende Leute vergeben * Evtl hat die Uni eine Stelle für solche Dinge * Sollte von erfahrenen Leuten genutzt werden => Auch früh Leute anlernen * Beim Aufbau auf die Funktion und Sicherheit prüfen. * Zeitplan * Für Raumreservierungen den Aufbau nicht vergessen. * Material Dritter * Tracken was man ausgeliehen hat und was wann wohin zurück muss * Helfer * Aufbau-Helfer nicht so großes Problem * Helfer während Event bei einigen bis Hälfte ein Problem * Abbau-Helfer schwieriger * Grundvertrauen (Helfer die KO-Tropfen verteilen) * Helfer trinken (zu) viel und können dann keine Limetten schneiden * Entlohnung * KO-Tropfen * Was kann man zusätzlich zu Schildern dagegen machen? * Probleme: * Einweg verursacht Müll, fehlende Aufklärung der Helfende, Wohlfühloase schaffen, Helfer priorisieren, die man kennt * "Technische" Lösungen sind oftmals sehr teuer als Veranstalter * Lösungen: * Armbänder, Strohhälme gibt es, sind aber nicht immer zuverlässig ("Falsche Sicherheit") * Wohlergehen der Gäste vergewissern, Schilder auf Damentoiletten, Kontrollen bei Helfern, vertrauenswürdige Helfer einstellen, Kooperation mit anderen Fachschaften * Helfer achten auf herrenlose Getränke und entsorgen diese * Securities * Bindung an Firmen durch Rahmenverträge, welche vielleicht nicht die Besten sind * Security verstehen Anweisungen nicht und haben keine Ahnung * Studentische Ordner finden (meistens aus anderen FS) * Security fühlt sich verantwortlich für "Herstellung" von Fluchtwegen und ähnlichem, räumen Teile der Veranstaltung weg (Verantwortung für Veranstaltung selbst) * * Studentische Ordner als "First-level security", der "echte" Security bei ernsten Sachen anleitet * 3-4 Security Orga für Security-Einsatzleitung (mit Hausrecht, Studentische Ordner nicht) * Einweisung der Security (insbesondere Studentische Ordner) vor der Veranstaltung * Ordner finden -> Tauschhandel mit anderen FSen für Parties und zusätzliche Belohnung wie Gutscheine * Klare Ausschilderung für Fluchtwege und ähnlichem sowie Aufgaben (tut aber nicht immer) * Bürokratie (ist wichtig) * Brandschutz * Versicherung * Nachahltige Suche der Lokation * Lebensmittelbelehrungen * Arbeitsschutz * Orga * Veranstalltungsleiter innerhalb der Fachschaft finden: -Bei großen Fachschaften: Dediziertes Party Komitee/Orga-Team (eventuell auch mit Mitgliedern aus anderen Fachschaften) -Entlohnung(nicht unbedingt finanziell) als Anreiz für das Organisieren * Kooperation mit anderen Fachschaften: Ansprechpartner fehlt, fehlende konsequente Durchführung, Verteilung der Party-Verantwortung: -Persönliche Kontakte und Geheimtreffen -Meta-Komitee (s.o.) -Klare Aufteilung (z.B. Eine macht die Orga, die andere den Auf/Abbau) * Finanzierung * Mitglieder müssen in Vorkasse gehen, falls möglich durch die Fachschaftlichen Rücklagen * Abrechnung (wenn möglich auf Rechnung) * Geldquelle (AStA, Verein, Sponsoring, Gewinne aus vorhergehenden Veranstaltungen) * Lösungen: * mit Händlern reden, versuchen auf Rechnung zahlen zu können * Rechte der Fachschaft gegenüber des AStAs wahrnehmen * Verein um Sponsorings anzunehmen * * Notfälle * Wie geht man hiermit um und wer ist dafür verantwortlich? * Helfer * Betrunkene Helfer * angemessene Entlohnung der Helfer, nicht unbedingt durch Geld * After-Party, ggf. zu späterem Zeitpunkt * kürzere Schichten Schichten, mehr Leute * Schichten en-bloc, keine Pausen zum Trinken dazwischen * zuverlässige Helfer finden * Bekannte Gesichter werden gefragt * Auch hier angemessene Entlohnung * nicht unbedingt freier Getränkeverzehr, siehe oben * Alternative Entlohnungskonzepte * Guthaben oder Freikarten für zukünftige Parties * Aufgabenverteilung * Bereichschefs bestehend aus FS Mitgliedern * z.B. Kasse nur durch FS * Kartei führen, Blacklist * Einweisung der Helfer * unter Umständen wird sich nicht an Anweisungen der Orgas gehalten * Briefings für Helfer * KO-Tropfen durch Helfer * No-go * Redundanz von Helfern (Ausfälle, etc.) * siehe Helfer finden * Frage: Wie ist die Versicherungslage von Helfern? Haftet der Organisator bei Verletzungen? ==== In Kleingruppen die häufigen Probleme behandeln ==== * Probleme definieren * Lösungen formulieren === Werbung === * Plakate: Eventbeschreibung unzureichend. Lösung: QR-Code für Anmeldung, mehr Infos auf Website/ Lernplattform etc. * Mailverteiler: Mails gehen unter; kein Mailverteiler existiert Lösung: extra Mailverteiler für Interessenten/ andere Platform nur für Eventzwecke. Aussagekräftige, kurze Mail-Betreffe * Instagram: nicht jeder hat es. Lösung: auch in Whatsapp/ Telegram etc Gruppen schicken. Zusätzlich Aushänge/ Plakate. Flyer verteilen. Werbetafeln/ -anzeigen in der Mensa. Werbung in Wohnheimen * Wie erreicht man die richtigen Leute. Lösung: extra Mailverteiler/ Platform nur für Events, welcher durchgängig beworben wird (z.B Einführungseinheiten, durchgängiger Aushang), nicht nur bei konkreten Events. * Rechtzeitige Werbung. Lösung: Timeline bei Organisation erstellen und verantwortliche Personen bestimmen. Ausblick auf weitere Events. Werbung auch nicht zu früh bzw. Erinnerungen in den letzten Wochen vor dem Event * Design. Lösung: Hilfe aus anderen Fachschaften z.B. Design-Studiengänge === Notfälle === == Probleme == * KO-Tropfen * Zu besoffene Leute * Drogenkonsum * Verletzungen * Übermotivierte Helfer == Lösungen == * Guten Überblick über Partyfläche (Genug Secus/Ordner und Gescheide) * Awareness Konzept (Team, Raum, Codewörter, entsprechende Hinweise aushängen) * Sani-Raum/Rückzugsort festlegen und Zugang für Rettungswagen sicherstellen * Echte (professionelle) Sanitäter (mind. ausgebildete Ersthelfer festlegen) * Orga in Notfällen informieren (eigenen Orga/Notfall Kanal/Telefon) * klare Kommunikationsregeln formulieren (Funkdisziplin) * (Evtl. bilden von zentralen "Referaten" beim AStA (Secu, Sani, Awareness)) ==== Umfragerunde 2 ==== Definition des Begriffs "Orgateam": Orga-Mitglieder tragen die Hauptverantwortung und wissen bei Fragen, wer Problem/Frage lösen kann Größe Orgateam: die meisten bis 5 Opimale Größe eines Orgateams (für Veranstaltungen ab 300 Gäste): 5, generell ist eine gerade Anzahl Orga-Mitglieder ungünstig Kooperationen: * 2 Parties bei denen Helfer der anderen Fachschaft gestellt werden Security: * Viele eingestellt Eintritt: * Viele Parties ohne Eintritt ==== Problemlösungen ==== Nächstes Mal das Thema KO-Tropfen und vertrauenswürdige Helfer ausführlich behandeln. ==== Ende ==== Beginn: 08:30 Uhr\\ Ende: 10:30 Uhr \\ Der AK ist nicht fertig und sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden. Die Inhalte sollen gebündelt werden.