====== Protokoll Fachschaftspartys  ======
Anwesend: 

BuFaTa WiSe16 \\
Anwesend: Sven (KIT), Johannes(KIT), Christoph (Wien), Sebastian (Dresden), Abas (Dortmund), Jan (HTW Berlin), Matthias (HTW Berlin), Felix (Ulm), Hendrik (Dresden), Christoph (Dresden) \\
Leitung des AK: Christoph (Wien) \\
Protokoll: Name\\
\\

Diese Protokoll stellt sozusagen die Aufzeichnung des "Brainstorming" diese AK dar.
Was hier steht, soll in das HowTo oder Ähnliches eingearbeitet werden.

===== Einführung =====
Es wird dikutert, über welche Themen man reden möchte.
Es kommen folgende Punkte zu Tage:
Finanzierung
Kalkulation
Probleme und Lösungen
Räume und Flächen


===== Erfahrungen =====
  * teilweise hohe Verluste (Fachschafts-Sommerfest mit Fussball-Liveübertragung vom KIT)
  * BAGGERFETE (TU Dresden):
    * hoher Schankverlust,
    * da Party auf Straße war
    * und Flucht-/Rettungswege offen sein mussten
    * daher unzureichende Eingangskontrolle
    * und deswegen die Besucher gehäuft ihr eigenes Bier mitbrachten
  * Umbaumaßnahmen z.B. für Brandschutz führen zu ungeeigneterer Eignung eines Raumes
  * allg. Brandschutz ist ein größeres Problem
    * hohe Auflagen
  * Helfer
    * geben teilweise gratis Drinks unerlaubt aus => Schankverlust
    * nur wenige Helfer bleiben bleiben auch bis zum Abbau oder sind zu besoffen
    * Hauptverantwortliche/Orgaleute machen dann Rest bis spät in die Nacht/morgens
    * 
  * Konkurenz zu Parties anderer Fachschaften der Uni
  * Anwohner sind gestört
    * es bilden sich Interessensgemeinschaften
    * Uni/Stadtverwaltung erlauben Parties wegen negativer Erfahrungen nicht mehr


===== Finanzierung =====
  * Sponsoring durch besonders Brauerien/Alkohlika-Hersteller
  *  Brauereien geben oft Rückvergütungen für Bierabnahme. Dazu unbedingt mit Vertreter/Händler sprechen. üblich sind ca. 10-15€ pro Hektoliter
  * Mengenrabatt bei Getränken
    * weniger bei billigen Bieren
    * Kooperation mit anderen Fachschaften der Uni => mehr Rabatt
  * wenn kein Eintritt aus was auch immer für Gründen nicht erhoben wird:
    * Biergutscheine (mit Pfand) im Vorverkauf, welche dann billiger sind als sonst bei Barzahlung an Theke
    * nicht umtauschbar


===== Kalkulation =====
  * werden oft auf Null kalkuliert
  * Berechnungsschlüssel
    * basierend auf Verkaufszahlen vergangener Veranstaltungen/Jahre
    * Tabelle machen
    * berechnen ab wie vielen Besuchern Gewinn gemacht wird
    * bei Bedarf Schlüssel anpassen


===== Räume und Flächen =====
  * für Liveübertragungen, insbesondere von Fussballspielen, kann man auch Hörsäale mieten/beantragen, aufgrund von vorhandener Technik (Beamer + Leinwand)
  * Anmietung von externen Locations
    * z.B. (Groß-)Club
    * Kostenfaktor


===== Lärmschutz =====
  * Anwohner werden per Mailingliste oder Zettel informiert


===== Technik =====
  * eigene Technik der Fachschaft, AStA/StuRa oder Uni ausleihbar
    * meist nicht alles vorhanden
  * Ko


===== Getränke =====
  * Welche "Ausschankform" ist erlaubt und sicher?
  * (hohes) Becher/Glas/Tassenpfand => werden meist wieder abgegeben => Müllproblem verringert
  * Bechersammler aus Abflussrohren oder Ähnlichem basteln
  

===== Prakzis der Bezahlung =====
  * Getränke-/Verzehrgutscheine-/marken professionell gedruckt
    * sieht schöner aus
    * meist billiger
    * fälschungsicherer
    * geringere Aufwand
  * bei kleinen 

===== Werbung ====
  * viele Flyer
    * in Studentenwohnheime, Clubs, Kneipen verteilen
    * nicht all zu teuer
  * Plakate aufhängen
    * örtliche Regelungen beachten, sich darüber informieren
  * Eigene Webseite für Party


===== Helfer ====
  * Schichten einteilen
    * müssen wirklich beschäftigt sein
    * Hauptveranwortliche für verschiedene Bereiche
  * Helfer in Cocktails schulen
    * Die Schulung kann auch mit dem Vorverkauf verbunden werden
      * diese Cocktails könne dann billig abgegeben werden
      * Besucher kriegen Vorgeschmack auf Party


===== Best Practice =====
  * sehr frühe Planung
  * gute Ausleuchtung in dunklen Räumen (z.B. Keller), damit Besucher nicht in Ecken pickeln
  * Rauch-/Brand-/Feuermelder abstellen lassen oder abdecken, damit kein Fehlalarm ausgelöst wird; manche rauchen trotz Rauchverbot
  * (langjährige) Kontakte zu "Versorgern" pflegen
    * immer anfragen, auch wenn nicht unbedingt benötigt oder Konkurrenzangebot besser
  * Nach der Party muss eine Evaluation stattfinden
    * in Cloud möglich
    * Was lief gut und was schlecht?
    * Wo gab es Probleme?
    * Inwiefern hat eine neue Idee funktioniert?
    * Was muss das nächste Mal besser werden bzw. verändert werden?

===== Anmerkungen =====
  * Es wurde eher über große Parties/Feiern geredet und nicht über "kleinere" Weihnachstfeiern oder 
  * Daher sind die Dinge, die hier stehen
  
===== Ende =====
Beginn: 14:30 Uhr\\
Ende: 17:30 Uhr \\
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden