Protokoll Arbeitstreffen Generalsekreteriat 2020

Anwesend: Dominik (KIT), Richard (TU Darmstadt), Wilhelm (TU Dresden), Nils (RWTH Aachen)
Protokoll: Alle

====== Zeitplan ======
 
==== Freitag ====

   *Erwartungen
   *Vorbereitungsfragen

==== Samstag ====

  *Aufgaben Generalsekretariat
  *Orgatreffen HTW Berlin für BuFaTa WiSe 2020
  *Aktualisierung Adressdatenbank
  *erarbeitung Liste potentieller Fachschaften für BuFaTa

==== Sonntag ====

  *Evaluation Arbeitstreffen
  *Aktualisierung Mailverteiler
  *

===== Erwartungen an das Wochenende =====

  *"Was bedeutet es Teil zu sein? Welche Aufgaben gibt es?"
  *Arbeitseinteilung
  *Gefühl, dass die Berliner BuFaTa anläuft
  *Get shit done
  *durch "Gelddruck" produktiv

==== Erwartungen an die Zusammenarbeit ==== 

  *Zusammenarbeit letztes Jahr schlecht evaluierbar
  *Mehr Fachschaften anschreiben bzw. für die BuFaTa gewinnen

===== Vorbereitungsfragen =====

=== "Was ist die BuFaTa für dich?" ===
  *Arbeit (lachend) vs Spaß
  *Vernetzung im deutschsprachigen Raum; Austausch
  *Fachschaftszeug
  *Eine Art "Familientreffen" / Gleichgesinntentreffen
  *Versuch der Meinungsmache bei HoPo Themen
  *"irgendwo wichtig", ggf. "Sprachrohr Studis der ET"
  *Plattform für Austausch/Best Practice

=== "Was macht eine ideale BuFaTA aus? ===

  *Nicht zu groß => Gefahr, dass sich Leute nicht gut genug kennenlernen
  *Hat alle TU9 Fachschaften bzw. generell mehr Fachschaften
  *keine Fachschaftengruppenbildung, mit anderen Fachschaften in Kontakt kommen => idealerweise internes als auch "externes" Teambuilding
  *hat offene und konstruktive Arbeitsweise
  *ergebnisreich trotz Diskussion => idealerweise zu jeder Diskussion Ergebnis
  *Abendprogramm = > zusammenbleiben
  *Gute Gruppendynamik
  *Geben + Nehmen
  *Erfahrung des harten Kerns nutzend bzw es gibt überhaupt einen harten, erfahrenen Kern
  *attraktiv/Anziehungskraft auf FSen vorhanden => muss gut rüberkommen
  *Fokus auf thematische und nicht verwaltungstechnische Themen 
    *Bei Tagungen
    *Zwischen den Tagungen, ausgelagerte Arbeiten
  *keine Jammer AK
    *AK mit verschiedenen Landesregelungen schwierig
  *AK haben klare Ziele

=== "Was fehlt der BuFaTa?" ===

  *Fachschaften
  *Kontinuität
    *auch bei Orga-Team; nicht immer Tausch
  *thematische Konstanz
  *Letzte Konsequenz bei Themen/Arbeitsergebnisse fehlen
    *AK-Ergebnisse; Arbeitsaufträge etc
  *Übertragung/Transfer in die Fachschaften hinein verbesserungswürdig
  *Durchgängige Versorgung mit gutem Bier
  *Ein einheitliches Image bei den Fachschaften (Saufveranstaltung vs. inhaltlicher Fokus)
  *"Zeit d. Teilnehmer" / Verbindlichkeiten 
    *sollte wichtiger sein
  *Gemeinsames Anreisen/ "BuFaTa Takt"
  *"Ich muss dahin" Haltung
  *PAssende Erwartungshaltung
  *Motivation zwischen den Tagungen 
  *Unique Selling Point/Alleinstellungsmerkmal? 
  *längere Strategien
  *Netzwerke verstärken (innerhalb ET-"Landschaft" + MeTaFa)
  *Öffentlichkeitsarbeit
  *Verständnis fürs Wegbleiben der Fachschaften/Teilnehmer (Zeit, Geld, Motivation etc) 
  *Eigenes Hinterfragen

===== Strategische Ausrichtung =====

  *Einigung auf zwei kommende Fokusbereiche
    *Attraktivtität der Tagung stärken
      *Image hinterfragen und vereinheitlichen bzw. verbessern
    *Mehr (verschiedene) Fachschaften für die Tagung gewinnen 

===== Aufgaben des Generalsekretariats =====

=== Allgemein ===

  *Koordination der Ausschüsse
    *Ebene über dem Koordinierungsausschuss
  *Strategische Planung 
    *Langfristige Projekte und Strukturen im Blick behalten
    
=== Konkrete Projekte ===
  *Infrastruktur
    *IT-Ausschuss begleiten/Projektkoordierung
      *Website 
      *Aktuell halten und weiter entwickeln
      *u.a. Orte für Stellungnahmen
  *Fachschaftenkontakte
    *Übersicht der Fachschaften aktuell halten
    *Koordination, dass alle Fachschaften von der Tagung und den Tagungsdaten Bescheid
  *Attraktivität der Tagung
  *Öffentlichkeitsarbeit
    *Vertretung der Tagung nach außen
      *Ggf. Pflege Presse-/Interessentenverteiler (die es aktuell noch nicht gibt)
    *Kontakt halten zu anderen Spielern innerhalb der Elektrotechnik (VDE, VDMA, Fakultätentag, Fachbereichstag, CCC etc.) 
    *Kontakt zu anderen Fachschaftstagungen
    *Stellungnahmen veröffentlichen und damit "hausieren" gehen
  *Zusammen mit KA und ausrichtenden Fachschaften Organisation der Tagung
    *Dabei insbesondere Suche nach neuen Ausrichtern
    *Finanzen im Blick behalten
      *Begleitung BMBF Anträge
      *Sponsorenpflege/-suche
        *Partnerschaften
      *Orgamaterialien bereitstellen
      *Orgaguide schreiben/aktualisieren
    *Kommunikation innerhalb der Tagung / zwischen den Tagungen
      *Pflege WhatsApp bzw. kommendes Chattool
    *Semesterberichte
      *Pflege und Konzept der Berichte

===== Aufgabenverteilung =====

=== Dominik ===

  *Infrastruktur
  *Strategie
  *Kontaktpflege

=== Richard ===

  *Semesterberichte

=== Wilhlem ===

  *Kommunikation innerhalb der Tagung und zwischen den Tagungen

==== Strategische Ausrichtung ====

=== Arbeitsphase I ===

  *Pflege der Adressdatenbank
  *Pflege der Infrastruktur

===== ToDo =====

  * <todo #dominikri:2020-01-19>Aktualisierte Fachschaftsmailadressen in BuFaTa Verteiler einpflegen</todo>
  * <todo #nilsb:2022-05-26>Presseverteiler anlegen</todo>
  * <todo #nilsb:2022-05-26>Interessiertenverteiler anlegen</todo>

===== Evaluation =====
produktives WE
nächstes Treffen zentraler, möglicherweise in externen Räumlichkeiten