====== Protokoll Koordinierungsausschuss 20.12.2017 ====== 1. Sitzung KA zwischen der 81. und 82. BuFaTa ET Datum: 20.12.2017 Beginn: 18:00 Uhr Ende: 21:15 Uhr Teilnehmer: * Nils (RWTH Aachen) * Markus (HS München) * Anton (TH Nürnberg) * Tobias (Uni Paderborn) * Robin (RWTH Aachen) * Jonas (TU Ilmenau) * Dominik (KIT) * Robert e.V. (Alumnus) * Georg (HS München) * Kreuter (Uni Ulm) * Hendrik (TU Dresden) ===== TOP 1 BuFaTa München : Rückblick ===== Bericht von austragender Fachschaft (Markus/Georg) * Noch einige Erledigungen nach der BuFaTa * Einladung vom Hochschulrat über die BuFaTa * Statt 5 Minuten wurde insgesamt 30 Minuten geredet, da sehr viele Nachfragen kamen * Nachfrage, u.a. welche teilnehmende Hochschulen dabei sind, welche Themen angesprochen werden * Konkretere Nachfrage: Was genau wurde an der HM durchgeführt? Exemplarisch wurde einige Arbeitskreise vorgestellt * Auch im Fakultätsrat wurde über die Tagung gesprochen - es wurde gelobt, dass die Tagung durchgeführt wird * Pressebericht der Fakultät 04: http://ee.hm.edu/aktuelles/news/newsdetail_107776.de.html Berichte und Feedback zu München (Kommentare nicht nach Personen geordnet, sondern querbeet gesammelt) * Durchgängig gute Arbeitskreise * Themen E-Mail evtl. zu spät -> Allerdings trotzdem wenig Vorbereitung der AK's * Tagungort mit getrennter Unterbringung oft schlecht für Anwesendheitsquote * "Gutes Stück vorankommen", da viele Personen an der Tagung beteiligt sind und Ahnung haben, wie es bislang funktioniert * Ggf. Diskussion, ob Workshops und Exkursionen unbedingt verpflichtend sein müssen. Dadurch für etwas Freiraum der TN sorgen * fehlende Auswahlmöglichkeit im Vorfeld, dass man auch keinen Workshop oder keine Exkursion besuchen möchten * Möglicherweise zwischen verpflichtenden und nicht verpflichtenden Angeboten unterscheiden * Workshops/Exkursionen mit Sponsoren haben auch eine Außenwirkung * Teils fehlende AK Leiter für vorgeschlagene AKs, somit im Plenum gewählte AK Leiter ohne Vorbereitung * Große Auswahl an Exkursionen war ein großer Pluspunkt * Unterbringung im Hotel sehr positiv * Schöner Tagungsort in München * Anderes Verfahren für Verabschiedung der Stellungnahmen, ggf. sogar zunächst eine "Genehmigung" für das Verfassen einer Stellungnahme im Vorfeld einholen * Kurze Diskussion, inwiefern das Verfahren eingeführt werden könnte und ob sich das lohnt * Kritik an dem Vorgehen, insbesondere bei der Stellungnahme zur Eignungsfestellungsprüfung, da auch viele Kritiker ihre Kritik nicht in dem AK ausdiskutiert haben * Gleichzeitig ist es nicht allen Personen nicht immer möglich an den Arbeitskreisen teilzunehmen * Ggf. sinnvolle Alternative, dass wir uns mehr darauf konzentrieren die Stellungnahmen vor der Tagung zu erarbeiten, damit man mit einem konkreten Vorschlag in die Tagung geht * Für Dresden möchten wir einen Beschlussvorschlag erarbeiten, der den Umgang mit Stellungnahmen regelt * mangelnde Teilnahme an AK4 -> vielleicht mit einer Stunde später anfangen, hätte das ein wenig entschärft * Ankündigung von externen sollte verbessert werden * Unterscheidung von: * Sponsoren * Mitgliedern anderer Tagungen * Professoren * Alumni * Kurzfristige Anwesenheit <-> dauerhafte Anwesenheit * Die Ankündigung ist u.U. transparenter, damit alle Beteiligten wissen, woran sie sind * die "alten Bekannten" als Multiplier nutzen, um mal eben kurz Infos durchzupropagieren an die anderen TN * Zweite Orga-Gruppe eröffnen, die nur die Orga-Menschen benutzen können * Viel Spam in der großen Gruppe und die wichtigen Infos gehen dadurch verloren * Anwesenheit der regionalen Fachschaften war sehr positiv, war nur durch Vorarbeit der HM München möglich * TN Ausweise mit großen Vornamen war sehr gut ===== TOP 2 Feedback Formulare zu München, Ulm, Wien ===== === 81te BuFaTa München === * https://docs.google.com/forms/d/1ovo2MVXMfJhPyuVfjJLK6QjKZGJRcu_zIsOd0L1mnhM/edit#responses * * AKs kamen teilweise nicht gut an (zu uninteressant, zu schlecht vorbereitet etc.) * * evtl. Themen, die zu oft kommen auf Jahresrhythmus reduzieren * Leitung verbessern (...????) * kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? -> will der TA nicht * Intro zur AK Leitung für alle im Plenum * wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen * Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar * Ausfallerscheinungen der TN verringern * Protokolle von letzten BuFaTas/Arbeitskreisen nicht sehr informativ * -> Auftrag an Themenausschuss * Kommunikation im Vorfeld, sofern AK-Leiter vor der Tagung nicht bekannt * klarstellen, dass AK möglicherweise qualitativ darunter leiden würde * durch klare Kommunikation Anpassung der Erwartungshaltung im Vorfeld * ggf. auch stärkeres Bewusstsein der Teilnehmer, damit die Qualität doch erreicht wird * Zu überladener Zeitplan * evtl. längere Pausen * Freizeitprogrammpunkte * Der Punkt wird nur teilweise gesehen, da die Tagung von vielen nicht als Freizeitveranstaltung gesehen wird * Straffer Zeitplan ggf. nur durch den Schein, dass alles Pflicht sei * "Klassiker" Essen * Selbstbedienung durch TN führt zu überladenen Tellern * Selbstbedienung dauert auch länger * Essen war halt dann auch alle am Ende, ist aber immer so * satt werden auch alle * auch da mal wieder kommunizieren, was da alles hinter steht * Allergiker, Personen mit Unverträglichkeiten wurden topp berücksichtigt * Bessere Orga Kommunikation zu den Teilnehmern * s.o. (separate Gruppe nur für Orga-Kommunikation) * vielleicht Anzahl Komm.-Kanäle reduzieren? * Aufteilung in Hostelzimmer * erstmal nach FSRen aufteilen? * pro und kontra gemischte FSR Zimmer * -> Willkommens-"Spiele" zum Kennenlernen * -> WhatsApp-Zimmer Gruppen zum Kennenlernen? * d.h. im Vorfeld die Personen bekanntmachen, mit denen man die Tage ein Zimmer teilen wird * ggf. lernen die Personen sich dadurch besser kennen und es findet eine größere Durchmischung statt * in großen Hörsäälen kein Problem * ggf. Einteilung in Partyzimmer und Arbeitszimmer und "Frauen"-Zimmer === 80te BuFaTa Ulm === * https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RnAScKLf3XbxtyT717cBsff4ykkO-7MXdJ75ZbS_rc8/edit#gid=1997804807 * kompakte Lage, inklusive Schlafmöglichkeiten wurde für positiv befunden * kurze Vorlaufszeit bei der Anmeldung wurde bemängelt, in München begann die Anmeldung dann aber mitten in den Semesterferien/Prüfungszeit * Diskussion darüber, welcher Anmeldezeitraum gut wäre * Es wird entschieden für Dresden und Aachen direkt festzulegen, wann gute Anmeldezeitpunkte wären ===79te BuFaTa Wien=== * https://docs.google.com/forms/d/1LeuFzPwW7OJ43WPD_UnA4Jour_PqYhU-7a3oOxByk6Q/edit#responses * Das Essen war sehr knapp * Die großzügigen Innen-Party/Veranstatlungs-Flächen waren sehr cool * wir sollten immer eine Dachterrasse, einen Weihnachtsmarkt und Co. organisieren * Orga Team sehr dünn besetzt * Sofern wir das als Koordinierungsausschuss erkennen, sollten einzelne Personen von extern dazukommen und mithelfen * Ggf. Ausschreibung das Orga-Team extern zu vergrößern ===== TOP 3 Orga Status 82. BuFaTa Dresden ===== Festlegen des Anmeldezeitpunkts: * Ab 3. Januarwoche Anmeldung frei schalten * Tagung am 17.-21.5.2018 * das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben * maximale TN Zahl ca. 100-120 * grundsätzlich gilt ja auch, dass, wenn voll, 2 Personen pro Fachschaft können kommen sollen * Zeitplan A: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/Bm9yDzskAL5McJw * alternativ B https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/01JRDYgADWvcj7F * alternativ C: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/SMXG1BZVaR3R0qG * Anmerkungen * Verschiebung des langen AK's am Freitag auf kurzen AK Slot am Samstag * Verschieben des AK Slots vom Samstag Vormittag auf Samstag Nachmittag anschließen Zwischenplenum * Abschlussplenum bereits am Tag 4? -> Das machen andere Tagungen * + alles vorbei * + mehr Zeit für G.-Sekretärs Arbeiten direkt am Tag 5 * + z.B. direkt auch eine KA Sitzung am Tag 5 * + Feedbackrunden direkt am Tag 5 * + Amtsübergaben auch direkt am Tag 5 * - kein wirklicher Grund für TN am Tag 5 überhaupt aufzutauchen * - die Verabschiedungszeremonie am letzten Tag fehlt * +- das Abschlussplenum hat in der Vergangenheit bis auf München sehr gut geklappt ~ Vorschlag auch evtl. auch Auswertung der Stadtrallye erst am Tag 5 oder direkt am Tag 3 * Einladung des Dresdner HP Designers, damit der direkt mit den interessiereten TN der BuFaTa interagieren kann ===== TOP 4 Orga Status 83. BuFaTa Aachen ===== * Datum steht fest 31.10.-4.11.2018, wieder über Allerheiligen * Ab Mitte/Ende Juni Anmeldung starten, da ab Mitte Juli Prüfungen sind * das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben * maximale TN Zahl ca. 100 ===== TOP 5 ToDo's der Ausschüsse für die 82. BuFaTa ===== === Koordinierungsausschuss === * Einladungsschreiben * Auf Key Signing Party Hinweisen * Hinweis falls externe Teilnehmer an bestimmten Tagen kommen * Weitere Hochschulen einladen * TH Köln Kontakt über Leila (get-in-engineering) E-Mail mit Kontaktdaten wurde bereits von Markus an den KA gesendet (Jonas (TU ILmenau) is in Kontakt) * HTWK Leipzig * Uni Stuttgart * Uni Frankfurt * TH Mittelheise * Uni Duisburg Essen * uvm === Themenausschuss === * AK-Auswahl auch die Leiter-Verfügbarkeit mit einbeziehen * Bei AKs ohne Protokoll oder mit mageren Protokollen kennzeichen und dies erwähnen * Leitung verbessern (...????) * kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? -> will der TA nicht * Intro zur AK Leitung für alle im Plenum * wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen * Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar * Positiv: Vorbereitungssemester, Uniwechsel * evtl. Einsteiger/Austausch-AKs nur noch 1x im Jahr anbieten -> Oder in die kurzen AK Slots verschieben * Akkreditierung * Trennen nach Einführung * und Spezialthemen * AK Finanzen -> Austausch AK umbauen/neuen Austauch AK über Förder-Fachschafts-Vereine === HoPo Ausschuss === * Themen die bearbeitet werden sollen und daraus Stellungnahmen bis zur BuFaTa Dresden * Studiengebühren NRW für Nicht-EU-Ausländer * Verfasste Studierendenschaft * BY: Einführung der VS * BW: Möglicher Enzug der VS * Freie Software für Bildungseinrichtungen * Studierenden wird SW, die man zum Absolvieren des Studiums benötigt nicht immer kostenlos zur Verfügung gestellt * Hochschule als Arbeitsstelle * Modestudiengänge === Infrastruktur === * Server wird von 24.12.17 bis 06.01.18 nicht jederzeit erreichbar sein. Gründe: * Host-Infrastruktur wird modernisiert * Server selbst wird teilweise aktualisiert und "umgebaut" * Doppelte Registrierungen von Teilnehmern in der DB trotz gleicher E-Mail Adresse -> keine E-Mail Abfrage? * Ist schon reported, sollte bis Januar gefixt sein. Super Danke <3 * keine Probleme mit dem Pad und dem Wiki in München, trotz höchstern Last aufgefallen * massive Verbesserung ggü. Wien -> auch hier Danke :) === BuFaTa e.V. === * keine News zum Thema BMBF Förderung, Infos werden im Februar erwartet * Änderung der GO sollte "man" machen, es gibt aber keine Freiwilligen dafür * Diskussion, ob Sponsoren eher am Verein oder an der Tagung angehängt werden sollen ===== TOP 5 Sonstiges===== *