==== Protokoll Sponsoringausschuss 03.12.2019 ==== 1. Sitzung Sponsoringausschuss zwischen der 85. und 86. BuFaTa ET Datum: 03.12.2019 Beginn: 19 Uhr Ende: Teilnehmer: * Krischa (HS Bonn-Rhein Sieg) * Niklas (TU Ilmenau) * Sarah Wauschkuhn (HTW Berlin) * Richard Wild (TU Darmstadt) * Nils Barkawitz (RWTH Aachen) === TOP 0: Begrüßung === Feierliche Begrüßung zur ersten Sitzung - auf fröhliche Sponsoringaktion! ===TOP 1 Diskussion des weiteren Vorgehens=== * Erwartungen: * Allgemeinen Sponsoringbrief aufsetzen * Höhe der Sponsoringgelder (dauerhafte Partner) * Welche Sponsoren? No Go Firmen + bisherige Kontakte * Budget BMBF Antrag * Kosten einer BuFaTa * Wünsche Workshops/ Exkursionen ===TOP 2 Höhe der Sponsoringbeträge=== * Richard berichtet über die Höhe der Beiträge von der letzten BuFaTa * In Darmstadt wurde immer ein hoher Grundbetrag von Sponsoren eingenommen, * Dauerhafte Partner haben etwas weniger gezahlt * Höhe ist häufig abhängig davon, was die Firmen an "Paketen" buchen. Je mehr, desto höher der Betrag; Möglichkeit, dass es "günstiger" wird, wenn alle Pakete gebucht werden: * Teilnahme Messe (Eigener Stand) * Exklusiver Stand während der BuFaTa * Druck auf Tagungsheft/T-Shirt/Banner * Tagungsausweis * BuFaTa-Wiki * Werbematerial/Goodies für Teilnehmertüte * Exkursionen * Diskussion, ob es besser ist eine Art "Grundpaket" zu schnüren, sodass es keinen wilden Mix von Paketen gibt vs. Sponsoren größtmöglichste Freiheit zu erlauben * Pro Grundpaket: Einfacher in der Verwaltung für die ausrichtende Fachschaft; "nicht in Stein gemeißelt" -> auch hier Entgegenkommen möglich * Contra Grundpaket: Man kommt den Firmen mehr entgegen * Entscheidung liegt grundsätzlich bei der ausrichtenden Fachschaft * Höhe der bisherigen Sponsoringbeiträge sollten festgehalten, damit kommende ausrichtende Fachschaften die Beträge kennen * Sammlung der letzten Budgets/Abrechnungen der Tagungen der jüngeren Vergangenheit (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen) (Richard/Nils) * Damit sind auch die Kosten der BuFaTa direkt ersichtlich ===TOP 3 Sponsoringbrief === * Vorherige Tagungen haben entsprechende Vorlagen * Frage: Sollten bereits Preise in einem Anschreiben stehen? * Contra: Nimmt Flexibilität, vermeidet "Diskrepanzen"; möglicherweise bereit höhere Beträge zu zahlen; ggf. erst in einem zweiten Schreiben anstatt direkt im ersten * Pro: Abwägung durch konkrete Preisrahmen vereinfacht; Konkrete Preisliste für die Fachschaft zur Vergleichbarkeit * Anmerkung: Auch möglich auch andere Unterstützungen von Sponsoren zu erhalten (Ermäßigung/Erlass ÖPNV-Ticket oder Übernahme Catering zB) * Anmerkung2: Wenn Firmen sich treffen, sollten die Preise vergleichbar sein * Richard und Nils sammeln die Vorlagen der letzten vier Tagungen ein (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen, Dresden) * Soll in die BuFaTa-Cloud, dort existiert ein BuFaTa Orga Ordner * Anmerkung: Sollte jedoch nichts geheimes sein, sondern offensiv an die Ausrichter beworben werden * Konkrete Ansprechpartner nötig? * Besser, wenn ein dauerhafter Ansprechpartner existiert - wenn es jedoch nicht möglich ist, dann möglichst offen kommunizieren * Möglichkeit, dass die BuFaTa (Generalsekretariat, Sponsoringausschuss oder Vereinsvorstand) Vertretung übernehmen und als Ansprechpartner dienen ===TOP 4 Kosten BuFaTa === * Größte Kostenpunkte * Verpflegung (ohne alkoholische Getränke) * Unterkunft * Vor allem bei externer Unterbringung * Viele Kostenpunkte decken sich * zB Verkauf der T-Shirts * Bierabgabe nur gegen Einwurf kleiner Münzen * Alternative: Einmalbetrag für Getränke ===TOP 5 Kategorien Sponsoren=== * NoGo Firmen? * Zivilklausel der BuFaTa(Rüstungsunternehmen etc) * Auszug Ergänzung Zivilklausel-Ergänzung Abschlussplenum BuFaTa Ulm * „Genauso bekennt sich die Bufata ET zur Zivilklausel und wird diese im Rahmen ihrer Arbeit berücksichtigen. Konkret werden Sponsoring und Zusammenarbeit mit Firmen kritisch in Hinblick der „Dual Use“-Problematik betrachtet und im Koordinierungsausschuss der BuFaTa ET diskutiert.“ * Prozess: Bei Unsicherheit der ausrichtenden Fachschaft soll der KA über den jeweiligen Sponsor entscheiden * Sonst keine schlechten Erfahrungen gemacht * Dauerhafte Partner * Mit diesen Firmen existieren konkretere und längerfristige Absprachen * E-Plan * Wacker * Schneider Electric * get in Engineering * Infineon * Springer Verlag * Diese Firmen waren schon häufiger auf der BuFaTa vertreten und sind Kandidaten für längerfristige Kooperationen * Rhode und Schwarz * Bosch * Siemens * STIHL * Diese Firmen sollten zunächst kontaktiert werden, um die Absprachen einzuhalten bzw. um eine Art Sponsorengrundlage zu haben * Generalsekretariat wird die Kontakte der Hauptorga von Ilmenau und Berlin an die Sponsoren weiterleiten ===TOP 6 Sonstiges=== * Höhe BMBF Förderung * Austausch über die bisherige Förderung der Tagung durch den BMBF * Alkoholkonsum * Alk. Getränke frei rausgeben oder gegen günstiges Geld verkaufen? * Möglicherweise bei BuFaTa ET-Kultur irrelevant, die * Am Ende Entscheidung der ausrichtenden Fachschaft * ggf. deckeln, nicht alles an einem Abend rausgeben