Anwesende: Tom Wiese(TU Dresden), Franz Arnold (TU Dresden), Lotte Benckert (HS Bremen), Lorenz Borgmann (FH Dortmund), Raphael (KIT), David (Stuttgart), Sascha (Stuttgart), Tobi (Stuttgart), Rouven (HS Koblenz), Maximilian Vogel (TH Nürnberg)

• Lotte seit erstem/zweitem Semester Vorsitz, gab vorher keine Fachschaft also auch keine Amtsübergabe
• Jetzt im 7. Semester also potentiell bald nicht mehr da –> wahrscheinlich Amtsübergabe

• Rouven seit dem zweitem Semester in dem Fachschaftsrat, seit 2 Wochen Vorsitz. Keine Übergabe vom Vorsitz stattgefunden, jede Menge Informationen von „Langzeit“ Mitgliedern. Seit 1 Jahr Vorsitz vom ZeFaR.

• Franz seit dem ersten Semester im Fachschaftsrat als stellvertretender Finanzer
  • wird voraussichtlich den Posten des Hauptfinanzers übernehmen
• Tom 1. Semester
  • wird in den FSR in der nächsten Legislatur gehen

• Lorenz seit 2. Semester im Vorstand
  • verschiedene Positionen bereits gehabt
  • seit 3 Jahren Kassenwart
• Amtsübergaben in der Vergangenheit nicht wirklich stattgefunden
• Es stehen zur nächsten Legislatur einige Übergaben an da Mitglieder ausscheiden

• David macht ein bisschen IT
• Sascha macht Dinge für IT,
  • Kontakt zu alten Admins
    • Themen sind Teilweise von sehr ehemaligen Mitgliedern erstellt und dann kamen Probleme

• Maxi
  • hatten gerade erst eine komplette Amtsübergabe. Ausbaufähig

• Dokumentation als Teil der Einarbeitung als Thema was noch Bedarf hat
  • Aufschlüsselung der Aufgabenfelder
• Einarbeitung generell

Wir teilen Dokumentation und Einarbeitung auf und bearbeiten diese separat in Kleingruppen

• Beispiel als Dokumentation mündlicher Übergabe: https://hackmd.io/@MedicGermany/SJjbF2GdT
• Worksheets als How-To
• Wiki-Aufbau selber hosten (eigener Server, Hochschulserver) oder extern anmieten
  • Alternativ in Microsoft Teams/Sharepoint
• Planungen der vergangenen Veranstaltungen ablegen

• Ein zentraler Anlaufpunkt, der auf alles verweist und erklärt wo die Unterlagen und co. liegen (z.B. Fileserver)
• „Checkliste“ für Aufgaben (vllt. mit 2 Haken, gezeigt und selber gemacht)
• Basierend auf dieser Checkliste die Details ausarbeiten
• Muster vorbereiten für z.B. Anträge (oder Link auf vorherige Beispiele), dafür schauen das die alten Beispiele auch gesammelt werden
• Infos/Daten aktuell halten
• externe über den Leitfaden schauen lassen und diesen ausprobieren
• Priorisierung? Es wird nicht die ideale Dokumentation existieren, was soll priorisiert werden?
• Nicht nur was, sondern auch wieso (und was hat nicht funktioniert)

• Beispiel aus KIT: IT-Infra wird erst „produktiv“ verwendet, wenn dazu passende Dokumentation existiert
• Bei „mündlichen“ Erklären bei der Übergabe gleich niederschreiben falls es nicht existiert
• Simulierte Amtsübergabe um sicherzustellen das es basierend auf Doku funktioniert

• führen langsam heran (keine Führungs-/Stellvertreterposition)
• „HowTo's“ im Wiki
• learning by doing

• kleine Präsentationen zu Beginn der Sitzung um neue Mitglieder an diverse Aufgaben heranzuführen („How-To“)
  • Optimalerweise vorher schon PDF ausgearbeitet haben

• Wiki

• Neue Studis sind erstmal ohne Amtsverpflichtung in der Fachschaft und lernen erst mal die Fachschaft kennen
  • Fachschaftler können neue Studis kennenlernen; Potential und Verantwortungsbewustsein können angeschaut werden
  • Kleine Aufgaben sollten bei Interesse verteilt werden; Ohne Einbindung kann Motivation neuer Studis abnehmen
  • Offen über Verantwortung der Ämter sprechen
• Bei nächster anstehender Wahl/Vorsitz/Finanzer Bildung auf potentielle Studis zugehen, Doppelbesetzung: Neue mit Erfahrenen arbeiten
  • persönliches Gespräch mit der Person führen um Interesse und Motivation zu prüfen
  • Bei Interesse neue Fachschaftler als Stellvertretung in das Amt nehmen
• Neue Fachschaftler sind als Stellvertretung im Amt
  • Bei Interesse: Übergabegespräch
  • Danach: Learning by doing
  • Passiv viele Infos aufnehmen, da gleichzeitig mit zweiter Person im Amt
  • Im Laufe der Amtszeit mehr Aufgaben und Verantwortung übernehmen/übergeben
  • Ziel dieser Phase ist, dass Stellvertreter/in eigenständig agieren könnte
• Neue Fachschaftler können/sollten nun das Amt als erste Person (nicht Stellvertretung) übernehmen
  • Nach Einarbeitung sollten die Ehemaligen (falls diese das Amt abgegeben haben) noch erreichbar bleiben bzw noch in der Fachschaft sein

Das Amt sollte mit genug Zeitpuffer übergeben werden um dies möglich zu machen!

Beginn: 11:00 Uhr
Ende: 13:00 Uhr
Der AK ist fertig, man kann bei Bedarf allerdings einen weiteren Termin über die Erfahrungen machen und ob Verbesserungen umgesetzt werden konnten.