Anwesende: Meister Richard (TU Darmstadt Alumnus), Meister Dominik (TH Mannheim Alumnus), Meisterin Natascha (TH Mannheim Alumna), Dustin (TU Ilmenau), Annerieke (TU Ilmenau), Lotte (HS Bremen), Schatz Seb (FH Dormtund Alumnus), Pascal (TUM), Daniel (HS Koblenz),

Vorstellung der existierenden Ausschüsse.

• Awareness
• IT
• Satzung
• Zukunftsstrategie
• Generalsekretariat
• Koordinierung
• Sponsoring
• Themen
• HoPo
• PR

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben sehr wichtig?

• Sponsoring Ausschuss
• Themenausschuss
• Generalsekretariat
• IT-Ausschuss
• Awareness
• Orga Übergabe

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben wichtig?

• PR Ausschuss

Für welche Ausschüsse wäre die Amtsübergabe wünschenswert?

• Zukunftsstrategie
• Koordinierungsausschuss

Eine gute Dokumentation der bisherigen Ausschussarbeiten macht die Übergabe einfacher!

Wie läuft die ideale Amtsübergabe ab?

• Ein Ausschussmitglied ist (mindestens) einmal „normales“ Mitglied im Ausschuss und übernimmt anschließend die Leitung
  • Die alte und die neue Leitung sollten sich absprechen und das Amt übergeben (Checkliste durchgehen).
  • Idealerweise (und ausschussabhängig) nimmt die alte Leitung an der ersten Sitzung des neuen Ausschusses teil

Worauf muss man bei der Übergabe jedes Ausschusses achten?

• Liste an Projekten/Offenen Punkten übergeben
• Übergabe der Passwörter
• Übergabe von Hardware / Material
• (Ist der Leitung klar, was die Verantwortungen der Leitung sind?)
• (Ist jedem Mitglied klar, was die Aufgaben des Ausschusses sind?)
• Einweisung in die Cloud/Git (wo Materialien zu finden)
• Jedes neue Mitglied muss alle notwendigen Berechtigungen bekommen

Was ist spezifisch für die einzelnen Ausschüsse wichtig?

• Awareness
• IT (nicht anwesend)
• Satzung (Bedarfsausschuss, derzeit nicht existent)
• Zukunftsstrategie
• Generalsekretariat
• Koordinierung
• Sponsoring
• Themen
• Hopo

Erster Entwurf für die Checklisten der einzelnen Ausschüsse.

* Awareness:

• Liste mit Vorfällen der letzten Tagung(en)
• Übergabe des Handys

* Generalsekretariat:

• Admin im Anmeldetool übergeben
• Eigene Mailadresse in BuFaTa Mailingserver anlegen
• BuFaTa Struktur (Ausschüsse und Verantwortlichkeiten) erklären
• Externe Partner (VDE, Fakultätentag, CHE, …) vorstellen
• (Openslides Berechtigungen & Einführung)
• Übergabetreffen altes Generalsekreteriat, GeneralsekretärIn & neues Generalsekretariat
• Einführung in BMFTR Antragstellung
  • Ansprechpartner im Verein vorstellen

* GeneralsekretärIn:

• wie Generalsekretariat und zusätzlich noch:
  • Fachschaftsadressliste Aufgabenbereich übergeben
  • Maillinglisten aktualisieren
  • Ausschussmitglieder aktualisieren

* Zukunftsstrategie:

• Dateien & Projektordner übergeben
• Git und Cloud Zugriffsrechte sicherstellen

* Koordinierung:

• Kompetenzen und Pflichten des Ausschusses vorstellen
• Mögliche Aufgaben und Möglichkeiten vorstellen
• Einführung in den studentischen Akkreditierungspool
• Ablauf der „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erklären (was sollte in welcher Sitzung fertig sein)

* Sponsoring:

• Sponsoringliste durchgehen
• Aktualisierung der Sponsoringliste
• Sponsoring Pakete der letzten Tagungen durchgehen
• Potentielle Dauersponsoringverträge anschauen und/oder übernehmen

* Themen:

• Einführung in die Arbeit des Themenausschusses
  • Was sind die verschiedenen AKs?
  • Was ist ein förderfähiger AK?
  • Kann jeder im Wiki arbeiten? AK Seiten anlegen
  • Welche Wiki Seiten müssen aktuell gehalten werden?
• AK Liste/Konzept durchgehen, allen Zugang dazu schaffen
• Zeitplan „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erstellen
• Was von letzter/nächster Orga eingeholt werden muss:
  • Evaluationen AKs letzter BuFaTa
  • Zeitplan der nächsten BuFaTa
  • Anzahl AK Räume nächster BuFaTa & welche Räume

* Hopo:

• Einführung Arbeit des Ausschusses
• Overleaf übergeben
• Aktuelle Projekte/Stellungnahmen übergeben
• Stellungname-Seite Pflegen (Wichtig)
• Wiki Berechtigungen Überprüfungen

* PR:

• Passwörter für Insta
• Einführung ins Corporate-Design

* wenn es neue Ausschüsse gibt Allgemein:

• Unterordner in Cloud mit korrektem Zugriffsrechten erstellen
• ggf. Git Projekt anlegen falls der Ausschuss dies erfordert

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 16:05 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf der nächsten Tagung weiterbearbeitet werden. Der Inhalt sollte in einen echten Leitfaden gegossen werden.