Howto Party Orga

• Vorüberlegungen
• Location / Rechtliche Grundlagen
• Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan
• Sponsoring, Kostenplan
• Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
• Werbung
• Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

• Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich
• Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX
• Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

• öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten
• Diskothek, Studentenclub
• Campus(wiese)
• Studierendenhaus / Wohnheim
• Hörsaal / Fakultät
• Mensa

• GEMA
• Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten…)
• Jugendschutz, Alterskontrollen
• Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr)
• Schanklizenz
• Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung

• Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team….
• Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein
• Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm…
• Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung…
• Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht
• Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen…

• Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag…
• Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein
• Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
• Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag
• Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
• Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse
• Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
• Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen

• Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.
• Welche Kosten fallen an?
  • Miete
  • Getränke/Einkauf
  • Personal, Helfer
  • Gebühren, Versicherungen, GEMA
  • Technik
  • Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf…)
• Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
  • Eintrittskarten
  • Sponsoring
  • Zuschuss (AStA, FS)
• Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

• Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen…
• Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung…
• Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt
• Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen)
• Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA
• Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich

• Beginn
• Hightlights
  • Feuershow/Feuerwerk
  • Hüpfburg / Funspiele
  • Bands
  • DJs
  • Eismann
  • Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
• Goodies
  • Zuckerwatte, Waffeln
  • Photobox, Kicker
  • Feuerkelch
• Angebote
  • 4 Frauen = 1x gratis Hugo
  • Happy Hour

* Promotion * Kosten/Nutzen abwägen

• selber organisieren VS Firma
  • Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
  • Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
• Haftung privater Technik
• mehrere Angebote einholen (min. 3)
• Beleuchtung
• Soundanlage, DJ-Equipment
• Bühne
• Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten

• Auflagen bei Promotion-Aktionen
• Wer darf unterschreiben?
• Auflagen von Stadt/Uni
• Zusatzversicherungen?
• mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

• Fluchtpläne, Helfer einweisen
• Security mieten / Studentische Security
• Funkkontakt
• Gelände klar absperren
• Glasflaschen?
• Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)
• Zufahrt für Notfälle
• Personenbegrenzung

• E-Mail-Verteiler
• Plakate
• Flyer
• Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?)
• Mundpropaganda
• Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
• Warm-up-Partys
• Dozenten mit einbinden
• Bodentattoos
• Ansagen in Vorlesungen & Folien

• Becher
• Pappgeschirr VS Keramik
• Shot-Dosierer
• Fleisch, Brötchen vorbestellen
• Getränke (mit Kühlschrank)
• evtl. Kühlwagen
• Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
• Flaschenbier VS Fassbier

Tipp: Google Docs (Zeitplan)

• Helfer für:
  • Einlasskontrolle
  • Garderobe
  • Auf-/Abbau
  • Springer
  • Fotograf
  • Barkeeper/Bierkeeper
  • DJ/LJ/VJ
  • Animateure
• Gaderoben Haftung!
• Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga
• Verpflegung für Helfer

• 1 FSRler pro Bar
• Kasse weg von Theke
• auf stark betrunkene Helfer achten

• Rechnung von DJs etc.

• gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen
• Dropbox, Ordner - offline/online
• Personalbedarf
• Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht
• Konzept für Raumnutzung etc.