Protokoll Fachschafts-Party

https://wiki.bufata-et.de/arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/protokoll_dresden2018?do=edit

81. BuFaTa WiSe17 München

Anwesend: Andi TU Ilmenau, Maximilian (TU Chemnitz),Patrik (TU Kaiserslautern) Jonathan (RWTH), Laura(TH Ingolstadt), Jojo(TUM),(TU Braunschweig), Tim (HTW Berlin), Julia (HTW Berlin), Kai (HTW Berlin), Marcel, Markus (TUD), Bianca (HRW), Simon (Uni Siegen), Rauol (TUHH), Benjamin (TUHH)
Leitung des AK: Maximilian (TU Chemnitz)
Protokoll: Laura (TH Ingolstadt)

Vorstellung der Unis und aktuellen Problematiken:

• TU Chemnitz:
  • Sommerfest der Fachschaften (gemeinsam) fand wegen fehlender Orga nicht statt
    • Finanzen und Ordnungsamt sind häufig problematisch
  • CampusLAN-Planung läuft
• Ilmenau: (waren letztes Mal schon da)
  • StuRa meinte: FSR sollen keine Partys mehr machen
  • machen trotzdem Partys, denn es macht Spaß
  • Sind immer Mottopartys → Leute können sich passend zum Thema verkleiden und bekommen ein Getränk an der FSR Theke kostenlos
  • Gibt meistens auch ein Partyspiel
  • Party findet immer in einem der 4 Studentenclubs statt
  • Studis der Fakultät EI bekommen freien Eintritt, Rest zahlt 50ct
  • Partys vom StuRa finanziert; StuRa finanziert keinen Alc → muss auf Selbstkostenbasis beschafft werden
  • Alc wird durch den Umsatz gegenfinanziert → Am Schluss muss die 0 stehen
• TU München: (waren letztes Mal schon da)
  • kein Galeriefest dieses Jahr, da keine Orga
• Aachen
  • eigene kleine Partys. In den letzten zwei Monaten 3 große Partys. Verschiedene Semesteranfangspartys (Gemeinschaftspartys)
  • gute Erfahrungen mit Gemeinschaftspartys, da einfachere Genehmigungen und mehrere Helfer
  • Sponsoring von Dominos Pizza (alle Helfer haben gratis Pizza bekommen)
  • Freigetränke für Helfer: am sinnvollsten beim Bier
• Th Ingolstadt
  • noch keine eigenen Fachschaftspartys
• Tu Braunschweig
  • keine eigenen Partys. Weihnachtsfeier nur ca 79 Leute
• Tu Kaiserslautern
  • keine Lust mehr auf Organisation, Aufwand lohnt sich aktuell nicht
• Tu Dresden
  • Campusparty mit anderen Fachschaften, bezahlt vom Studentenrat
  • Probleme: zu spät mit Orga angefangen (Finanzantrag sehr knapp bemessen → Bier ausgegangen), Verluste durch schlechte Kalkulation
  • kam trotzdem gut bei den Gästen an
  • Weihnachtsfeier lief gut
• HTW Berlin
  • große Erstiparty (Planung: 400, Tatsächlich: 1200 Gäste), Fachschaftsratübergreifend
  • nächste Erstiparty in Planung, wegen verpasster Orga nach hinten verschoben
  • Problem: Lokation (wurde letztes mal nicht ordentlich hinterlassen)
  • Budget von StuPa (Studiernden Parlament) in Höhe von 2000€ bewilligt, jedoch mit der Auflage, dass alle Einnahmen auf das Konto der Studierendenschaft zurückfließen. Antrag auf Änderung des Grundsatzbeschlusses ist gestellt und wir auf der nächsten StuPa Sitzung besprochen
• HRW
  • Problem: Party kann nicht in der Hochschule stattfinden
  • keiner will Orga übernehmen
• Hamburg
  • Erstiparty direkt auf dem Hamburger Kiez mit 1200 Leuten
  • Sommerfest und Weihnachtspartys Fachschaftübergreifend
  • 14-tägiger Barbetrieb durch Fachschaft, selbsttragend
• Siegen
  • Problem: Lokationfindung, Strukturelle Probleme bei Helfern

1. Idee/Motto für eine Party

• Ersti-Party

2. Termin & Location

• Campus vs Pendleruni
• bei großen Campusparties tritt das Problem der Logistik auf. Wenn Lieferungen sich verspäten, kann das zu großen Zeitengpässen vor Veranstaltungsbeginn kommen.
• wichtig: Fluchtwege etc.
• Aachen: Partys können nicht draußen stattfinden, wegen Lärmbelästigung
• evtl. Lösung: Pakete mit Gutscheinen etc. an die Anwohner zum besänftigen

3. Kalkulation/Finanzen

• StuRa, Verein, Sponsoren, etc.
• Sponsoring (evtl. große Firmen anschreiben, die haben oft Mittel dafür eingeplant)
• Getränke auf Kommission kaufen
• Nachbestellung, wenn Getränke ausgehen
• Schlechtwetterkalkulation
• Security
• GEMA
• Bands

4. Organisation

• Bands
• Ordnungsamt / Lärmschutz
  • Erfahrung Chemnitz: ab 24 Uhr muss Musik aus sein, davor Messung der Lautstäke mit Protokollführung, Information der Anwohner
  • Kaiserslautern: bis 3 Uhr, Ordnungsamt ist sehr penibel, da eine Party mal eskaliert ist
  • Braunschweig : Problem Lärmbelästigung, Polizei kommt ziemlich schnell
  • Berlin: Anfragen an das Ordnungsamt werden sofort abgeblockt, ohne Genehmigung kommt die Polizei sofort
• Technik
  • Aachen: egiene Technik vorhanden, muss aber zertifiziert werden (zertifizierung über Institute)
  • TUM: Infrastruktur und Technik getrennt

5. Werbung

• Kaiserslautern: Problem: durch Werbung kommen zu viele Leute, Ordnungsamt beschränkt die Partys
• Facebook, Flyer, Plakate
• Mails: An einigen Unis keine Massenmails möglich oder die Leute werden so zugebombt, dass keiner die Mails liest

6. Helfer

• Helfer-T-shirts
• kostenlos Essen/Trinken
• Helfertool (Online Schichten erstellen und einschreiben)
• Problem Kaiserslautern
  • Helfer betrinken sich und sind dann nicht mehr zu gebrauchen.
  • sind aber auf die Helfer angewiesen
• Helferfest
• Problem: Aufräumen/Abbau

7. Party durchführen

• Koordination: Leute direkt ansprechen und Tasks zuweisen, besser als allgemein in die Runde zu fragen, Person muss aktiv nein sagen
• oft nur Fachschaftler, da sich niemand sonst dafür meldet
• Leute, die sich angemeldet haben, kommen nicht:
  • Hilfe dagegen: Verzehrgutscheine gegen Pfand (z.B. 20 Euro)
• Bier wird zuletzt abgebaut, da die Helfer selbst brauchen
• Leute mit Frühstück motivieren, da zu bleiben (man braucht aber wieder Leute dafür)
• Partys zusammen mit mehreren Fachschaften → mehr Leute da zum Abbauen
• Helferfest

• Eintritt
• Flatrates
• Chemnitz: kein Eintritt für Studenten, Essen kostenlos und Getränke günstig → Kalku mit geringem Verlust → Defizitbezuschussungen
• TUM: all-you-can-eat-and-drink: 30€, 10€ Subvention wenn man Alumni (Kontaktverein) beitritt, nur Vorverkauf und Plätze werden verlost, Zielgruppe von 1000 Leuten und ca 120 Plätze
• Kaiserslautern: immer mit Eintritt, früher 3€, aktuell 5€. Essen/Getränke nicht kostenlos
• Ulm: Fixkosten werden über Eintrittspreise gedeckt, zwischen 4 und 6 €, Longdrinks: 4€, Bier: 1,50€ - 2,50€
• Chemnitz: manche Räume stehen nur bei freiem Eintritt zur Verfügung
• je nach Eintrittspreis verändern sich die Kosten für die GEMA
  • Trick: Quadratmeteranzahl durch geschickte Wahl der Lautsprecher reduzieren

• zählen der Gäste: Nummerierung der Eintrittskarten

• bei monatlichen Sitzungen werden die nächsten Partys besprochen, in Google-Tabellen tragen sich die Leute ein bzw. werden eingetragen
• Hauptverantwortliche festlegen
• Leute einzeln ansprechen und Aufgaben zuweisen
• Doppelte zuweisung, falls jemand ausfällt
• einen „Älteren“ als Hauptverantwortlichen für einen Bereich und die neuen als Helfer, beim nächsten mal dann Eigenverantwortung zuteilen
• Neue zu Orga-treffen einfach mitnehmen, wenn diese lustig gestaltet sind, haben sie gleich Bock bei der Party mitzuhelfen

• z.B. in Studiclubs, wo wenig zu tun ist und ne Party mal in ner Woche organisiert ist
• Chemnitz: Werwolfabend, Weihnachtsfeier
• Kaiserlautern: Party mit Profs, Profs geben Freibier aus

• Hauptsponsor, die bei Regen aufkommt
• 15.000€ Leinwand, gesponsort durch Firmen, als Hauptsponsor (ab 10.000€ ) rechte für Werbefilme, Nebensponsoren bekommen Werbung auf Flyer etc.
• Bierstände finanzieren den Rest

• alle Partys ab 18 Jahren
• auch Ersti-Partys
• Ausnahme: u18 im Orgateam, dürfen als Helfer anwesend sein

Beginn: 09:08 Uhr
Ende: 11:49 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen als Austausch-AK besprochen werden, bei nächsten AK's bitte Statistiken von Partys zum Austausch mitbringen oder direkt ins Wiki einpflegen! Bei konkreten Fragen bitte mit bereits vorhandenen Infos im Wiki abgleichen.