Anwesende: Kevin (TU Wien), Tim (Uni Paderborn), Yannick (RWTH Aachen), Max (RWTH Aachen), Isabell (Uni Wuppertal), Dominik (HS Mannheim), Franziska (KIT Karlsruhe), Christoph (KIT Karlsruhe), Laurence (TU Darmstadt), Roald (Uni Ulm), Britzelbär (TU Dresden), Lennart(RWTH Aachen), Hendrik (TU Dresden), Svea (TU Ilmenau), Tristan (TU Hamburg), Jan (FAU Erlangen)

Fragestellungen:

• Wie können Partys organisiert werden
• Was muss organisiert werden?

• Sicherheitshinweis: Kohle glüht weiter - bis zu 4 Tage wurden schon beobachtet
• Innerhalb des TU Geländes gibt es keine Probleme mit Partys von Uni aus
• Ab Waldbrandstufe >0 ist Grillen mit Kohle nicht erlaubt
• Großveranstaltungen benötigen keinen dedizierten Veranstaltungsleiter.
• Veranstaltungstechniker sind vorhanden da diese mitsamt Equipment bestellt werden
• Anwohner beschweren sich weniger (seit es weniger Anwohner gibt)
• Anwohner werden mit einem Aushang „gewarnt“. Dies ist auch Auflage der Stadt
• min. 14 Fachschaften sind in dem Bereich ansässig - es finden daher viele Partys statt
• ETEFETE: 2.5k Personen

• Party zusammen mit einer anderen (nichttechnischen) Fachschaft
• Organisationsschwierigkeiten
• Hauptverantwortung bei FS ET
• Manpower von FS Bildungswissenschaft
• 4 - 6 Organisierende
• 300 Personen geplant, 150 wg Regen anwesend
• Veranstaltungen werden beim Dekanat angemeldet
• Veranstaltungsequipment ist vorhanden und finanzielle Mittel für notwendiges Material ist vorhanden
• Die Stadt macht als Stakeholder auch Probleme
  • Neue Mitarbeitende
  • Neue Formulare
• Anwalt in der Nachbarschaft macht Probleme ab 22:00
• Pizzaabend als erstes Event ausprobiert
  • Beim ersten Event waren wenig Gäste da
  • Beim zweiten mal wurden die daraufhin verkleinerten Kapazitäten mit 50 Personen gesprengt
  • Steigende Beliebtheit

• Regelmäßige Party mit BauIng „Baustrom“
• Für 2k Personen
• Feier erfolgreich
• Finanzierung ist öfters ein Problem
• Zwei kleinere Partys mit FS Bio und Logopädie
• Kulturreferent bekommt Schulung zum Veranstaltungsleitung bezahlt und ist dann Leitung
  • sind nach dem Amt meistens freiberuflicher Veranstaltungsleiter
• Lagerraum ist ein Problem
• mehr Probleme mit der Stadt als der Uni
  • Schallschutzgutachten seit Corona
  • Hygienevorschriften
• Auch kleine Events finden sehr guten Anklang, verursachen aber auch Aufwand

* Anfang des Jahres einmal im Monat Spieleabend, der gut ankam

• Finanzierung durch Sponsoren
• Mitunter schwierig wenn konkurrierende Sponsoren ein Sponsoring anbieten
• Auch hier ist die Finanzierung des Öfteren ein Problem
• Grills sind ein Problem wegen Brandschutz

• organisiert zusammen mit erfahrenen Hochschulgruppen
• Grillfeste im Sommer, dafür gibts Geld vom Dekanat (z.B. Grill und Kühlanhänger)
  • Frage: Was haben die anderen FSen an eigenem Material
• Ab 200 Personen ist eine Veranstaltungsleitung notwendig

• 2 Referate behandeln Veranstaltungen
  • Organisationsreferat
    • Organisiert
    • Hat Material
    • Hat Equipment
  • Anlagenrefarat
    • Macht alles was Laut und Licht ist
• Veranstaltungen haben etwa 1.4k Gäste
• Veranstaltungsgelände werden vor Beginn abgenommen

• FSR verleihen gegenseitig Material - günstiger + weniger Platz notwendig
• Alle 2 Wochen Nerdbar
  • Gut für die Vernetzung
  • Mehrere FSsen kommen
  • Offen für andere Uni/HS
  • Karaoke

• Auch hier: gegenseitiger Verleih von Material
• Technik gehört der Fachschaft
• Hauptberufliche Veranstaltungsmanager*innen sind vorhanden
• Grills sind kein Problem
• Kleinere Feste bringen mehr Einnahmen als größere
• Größere Feste bringen mehr Vernetzung (auch mit der Professor*innenschaft) und sind dehr wichtig

• Internes Grillen FS und Dunstkreis
• Wenig Aufwand, da der Personenkreis klein gehalten wurde
• zw. 40 - 50 Personen
• Im Winter - Winterfest
• Campuskino wird angeboten
  • Auf + Abbau: 1h mit 3 Personen
  • Gut eingespielter Workflow erlaubt schnellen Auf- und Abbau
  • 1x im Monat

• Hörsaalkino
  • im Audimax
  • Arbeitsaufwand erlaubt keine Vorstellung jede Woche
  • Reinigungsaufwand für den Hörsaal beachten

• mieten eine Bahn mit Bar (Ringbahnsaufen)
• 50 Karten für die Bahn
• genug Werbung sollte die maximale Anzahl an Teilnehmern füllen

• Wie kann man abschätzen wie viele Personen bei einer neuen Veranstaltung kommen?
  • Erfahrung hilft
  • Review danach hilft aus den Erfahrungen zu lernen
  • Absprachen mit anderen FSRäten
  • Flexible Versorgung einrichten
  • Pizzapausen
  • Pizzavorbereitung und Nachbestellung
  • Pizzaria vorwarnen
  • Vorverkaufskarten geben einen Einblick
  • Alternativveranstaltungen aufzeichnen
  • Wetter aufzeichnen
• Übermengen
  • Fleisch ist von der Rückgabe ausgeschlossen
  • Getränke lassen sich auf Kommission kaufen
  • Mitunter lassen sich auch Nachrungsmittel auf Kommission kaufen
  • andere FSen, die kurz danach feiern kaufen auch Übermengen ab (z.B. fast volle Bierfässer)
  • Darmstadt spendet Übermengen an Nahrung an Organisatienen wie die Tafel
  • Aus Brötchen kann man Knödel machen
  • Restegerichte sind eine Möglichkeit

Beginn: 09:10 Uhr
Ende: 10:10 Uhr