Anwesende: Flo A (HS München), Patrick, Seb, Liss (FH Dortmund), Felix, Mai, Kathi (TU Dresden), Natascha (HS Mannheim), Nico, Leo, David (HAW Hamburg), Timo, Basti, Rosa, Jakob (TH Nürnberg) __:, Jean-Pierre (KIT Karlsruhe), Sascha (Uni Stuttgart), David(Uni Stuttgart), Tobi (RPTU), Mesian M (TU Dortmund), Flo K, Tim P, Janis H (TU München), Daniel(TH Ingolstadt), Yannick (RWTH Aachen), Lina (TU Darmstadt), Vivian (Uni Duisburg), Lennard (CAU Kiel)

<Kurze Vorstellungsrunde> Online Umfrage: https://university.quizacademy.io/live-events/LLCNGR Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen?

Wo finden die Parties statt: Primär auf dem Unigelände, sonst größtenteils externe Clubs Mit wie vielen Teilnehmer:innen ist auf euren Partys zu rechnen: meistens zwischen 300-1000, sonst eher unter 300 Diskussion in Kleingruppen über auftretende Probleme Häufige Probleme:

• Werbung
  • Kein Mailverteiler weil gehackt. Werbung über Plakate, welche z.T. zu spät aufgehängt werden.
  • Veranstaltungsankündigung über Moodle. Zusätzlich Werbung über Instagram
• Wissenserbe
  • Wie wird das Wissen an die nächsten Generationen weitergegeben
  • Probleme
    • „Alte Hasen“ wissen wies gemacht wird, wollen eventuell aber auch nichts ändern und ihr Wissen nicht von alleine weiter geben
    • Dokumente / Dateien sind nicht zentral verfügbar, bzw. nicht geordnet
    • Pandemie hat den Austausch behindert; Ehemalige sind gegangen bevor neue gekommen sind
  • Lösungen
    • Zentraler Speicherort (Cloud/Server), sorgfältig möglichst alle Dokumente, Pläne, Kommunikation dort geordnet ablegen
    • Nachbesprechung durchführen und protokollieren
    • Möglichst früh neue potentielle Orga-Menschen einbinden, um Wissen aufzubauen
    • Möglichst 2 Personen auf ein Thema ansetzten, um Alleingänge zu vermeiden
• Aufbau
  • Wie kann ein reibungsloser Aufbau garantiert werden?
  • Probleme
    • Keiner wusste wo die Sachen sind und welche Sachen man hat die man nutzen wollte.
      • ⇒ Fix: Immer eine Inventarliste pflegen, muss aber wer machen.
      • Fix: Einen „AK“ in der FS gründen welche sich nur darum kümmert.
    • Organisation eines Aufbaus aka Ameisenhaufen, Nutzen von vielen Helfern und wenige die Ahnung haben.
      • Gut vorbereitete Hardware hilft
      • Es ist ok wenn die Orga nicht „hilft“ sondern organisiert
      • Pläne für den Aufbau gerne ausdrucken und vor Ort aufhängen
      • Dinge beschriften bei regelmäßig genutzten Gegenständen
      • Als Orga immer wissen wo man Leute drauf werfen kann um für den Aufbau wirklich zu helfen statt zu stören
    • „Kleinteile“ sollten stets verfügbar sein
      • Wovon man nie zu viel haben kann:
        • Gaffa, Scheren, Papier, Eddings,
    • Unwissende Helfer
      • Fix: Idiotensicher, siehe Helferrunde
      • Versuchen wissen zu verteilen. Je mehr bescheid wissen desto eher könnte ein Einspruch kommen.
    • Aufbaureihenfolge und Abhängigkeiten
      • Den Leuten Pläne geben
      • Gut die nötigen Abhängigkeiten kommunizieren
    • Strom
      • Fix: Evtl an wissende Leute vergeben
      • Evtl hat die Uni eine Stelle für solche Dinge
      • Sollte von erfahrenen Leuten genutzt werden ⇒ Auch früh Leute anlernen
      • Beim Aufbau auf die Funktion und Sicherheit prüfen.
    • Zeitplan
      • Für Raumreservierungen den Aufbau nicht vergessen.
    • Material Dritter
      • Tracken was man ausgeliehen hat und was wann wohin zurück muss
• Helfer
  • Aufbau-Helfer nicht so großes Problem
  • Helfer während Event bei einigen bis Hälfte ein Problem
  • Abbau-Helfer schwieriger
  • Grundvertrauen (Helfer die KO-Tropfen verteilen)
  • Helfer trinken (zu) viel und können dann keine Limetten schneiden
  • Entlohnung
• KO-Tropfen
  • Was kann man zusätzlich zu Schildern dagegen machen?
    • Probleme:
      • Einweg verursacht Müll, fehlende Aufklärung der Helfende, Wohlfühloase schaffen, Helfer priorisieren, die man kennt
      • „Technische“ Lösungen sind oftmals sehr teuer als Veranstalter
    • Lösungen:
      • Armbänder, Strohhälme gibt es, sind aber nicht immer zuverlässig („Falsche Sicherheit“)
      • Wohlergehen der Gäste vergewissern, Schilder auf Damentoiletten, Kontrollen bei Helfern, vertrauenswürdige Helfer einstellen, Kooperation mit anderen Fachschaften
      • Helfer achten auf herrenlose Getränke und entsorgen diese
  • Securities
    • Bindung an Firmen durch Rahmenverträge, welche vielleicht nicht die Besten sind
    • Security verstehen Anweisungen nicht und haben keine Ahnung
    • Studentische Ordner finden (meistens aus anderen FS)
    • Security fühlt sich verantwortlich für „Herstellung“ von Fluchtwegen und ähnlichem, räumen Teile der Veranstaltung weg (Verantwortung für Veranstaltung selbst)
    • Studentische Ordner als „First-level security“, der „echte“ Security bei ernsten Sachen anleitet
    • 3-4 Security Orga für Security-Einsatzleitung (mit Hausrecht, Studentische Ordner nicht)
    • Einweisung der Security (insbesondere Studentische Ordner) vor der Veranstaltung
    • Ordner finden → Tauschhandel mit anderen FSen für Parties und zusätzliche Belohnung wie Gutscheine
    • Klare Ausschilderung für Fluchtwege und ähnlichem sowie Aufgaben (tut aber nicht immer)
• Bürokratie (ist wichtig)
  • Brandschutz
  • Versicherung
  • Nachahltige Suche der Lokation
  • Lebensmittelbelehrungen
  • Arbeitsschutz
• Orga
  • Veranstalltungsleiter innerhalb der Fachschaft finden:
    1. Bei großen Fachschaften: Dediziertes Party Komitee/Orga-Team (eventuell auch mit Mitgliedern aus anderen Fachschaften)
    2. Entlohnung(nicht unbedingt finanziell) als Anreiz für das Organisieren
  • Kooperation mit anderen Fachschaften: Ansprechpartner fehlt, fehlende konsequente Durchführung, Verteilung der Party-Verantwortung:
    1. Persönliche Kontakte und Geheimtreffen
       1. Meta-Komitee (s.o.)
          1. Klare Aufteilung (z.B. Eine macht die Orga, die andere den Auf/Abbau)
• Finanzierung
  • Mitglieder müssen in Vorkasse gehen, falls möglich durch die Fachschaftlichen Rücklagen
  • Abrechnung (wenn möglich auf Rechnung)
  • Geldquelle (AStA, Verein, Sponsoring, Gewinne aus vorhergehenden Veranstaltungen)
  • Lösungen:
    • mit Händlern reden, versuchen auf Rechnung zahlen zu können
    • Rechte der Fachschaft gegenüber des AStAs wahrnehmen
    • Verein um Sponsorings anzunehmen
• Notfälle
  • Wie geht man hiermit um und wer ist dafür verantwortlich?

• Helfer
• Betrunkene Helfer
• angemessene Entlohnung der Helfer, nicht unbedingt durch Geld
• After-Party, ggf. zu späterem Zeitpunkt
• kürzere Schichten Schichten, mehr Leute
• Schichten en-bloc, keine Pausen zum Trinken dazwischen
• zuverlässige Helfer finden
• Bekannte Gesichter werden gefragt
• Auch hier angemessene Entlohnung
• nicht unbedingt freier Getränkeverzehr, siehe oben
• Alternative Entlohnungskonzepte
• Guthaben oder Freikarten für zukünftige Parties
• Aufgabenverteilung
• Bereichschefs bestehend aus FS Mitgliedern
• z.B. Kasse nur durch FS
• Kartei führen, Blacklist
• Einweisung der Helfer
• unter Umständen wird sich nicht an Anweisungen der Orgas gehalten
• Briefings für Helfer
• KO-Tropfen durch Helfer
• No-go
• Redundanz von Helfern (Ausfälle, etc.)
• siehe Helfer finden
• Frage: Wie ist die Versicherungslage von Helfern? Haftet der Organisator bei Verletzungen?

• Probleme definieren
• Lösungen formulieren

• Plakate: Eventbeschreibung unzureichend. Lösung: QR-Code für Anmeldung, mehr Infos auf Website/ Lernplattform etc.
• Mailverteiler: Mails gehen unter; kein Mailverteiler existiert Lösung: extra Mailverteiler für Interessenten/ andere Platform nur für Eventzwecke. Aussagekräftige, kurze Mail-Betreffe
• Instagram: nicht jeder hat es. Lösung: auch in Whatsapp/ Telegram etc Gruppen schicken. Zusätzlich Aushänge/ Plakate. Flyer verteilen. Werbetafeln/ -anzeigen in der Mensa. Werbung in Wohnheimen
• Wie erreicht man die richtigen Leute. Lösung: extra Mailverteiler/ Platform nur für Events, welcher durchgängig beworben wird (z.B Einführungseinheiten, durchgängiger Aushang), nicht nur bei konkreten Events.
• Rechtzeitige Werbung. Lösung: Timeline bei Organisation erstellen und verantwortliche Personen bestimmen. Ausblick auf weitere Events. Werbung auch nicht zu früh bzw. Erinnerungen in den letzten Wochen vor dem Event
• Design. Lösung: Hilfe aus anderen Fachschaften z.B. Design-Studiengänge

* KO-Tropfen * Zu besoffene Leute * Drogenkonsum * Verletzungen * Übermotivierte Helfer

• Guten Überblick über Partyfläche (Genug Secus/Ordner und Gescheide)
• Awareness Konzept (Team, Raum, Codewörter, entsprechende Hinweise aushängen)
• Sani-Raum/Rückzugsort festlegen und Zugang für Rettungswagen sicherstellen
• Echte (professionelle) Sanitäter (mind. ausgebildete Ersthelfer festlegen)
• Orga in Notfällen informieren (eigenen Orga/Notfall Kanal/Telefon)
  • klare Kommunikationsregeln formulieren (Funkdisziplin)
• (Evtl. bilden von zentralen „Referaten“ beim AStA (Secu, Sani, Awareness))

Definition des Begriffs „Orgateam“: Orga-Mitglieder tragen die Hauptverantwortung und wissen bei Fragen, wer Problem/Frage lösen kann Größe Orgateam: die meisten bis 5 Opimale Größe eines Orgateams (für Veranstaltungen ab 300 Gäste): 5, generell ist eine gerade Anzahl Orga-Mitglieder ungünstig

Kooperationen:

• 2 Parties bei denen Helfer der anderen Fachschaft gestellt werden

Security:

• Viele eingestellt

Eintritt:

• Viele Parties ohne Eintritt

Nächstes Mal das Thema KO-Tropfen und vertrauenswürdige Helfer ausführlich behandeln.

Beginn: 08:30 Uhr
Ende: 10:30 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden. Die Inhalte sollen gebündelt werden.