Protokoll

BuFaTa WiSe19
Anwesend: Robert (TU Dresden), Max (TU Dresden), Alexander Boost (FH Dortmund), Florian Kreiner(HS München), Tim Meisel (HTW Berlin), Dominique Ertelt (HTW Berlin), SSarah Wauschkuhn (HTW Berlin), Florian Aigner (HS München), Anais (Leibniz Uni Hannover), Lukas L. (TUM Alumnus)
Leitung des AK: Nils (RWTH Aachen, Alumnus)
Protokoll: Florian Kreiner (HS München), alle

• Austausch über die Arten und Tools zur digitalen Kommunikation in der Fachschaft
  • Überlegung welche Tools geeignet sind und was für die Bufata benutzt werden könnte
  • Vorstellungsrunde mit Austausch der Erwartungen an den Arbeitskreis
• Vor allem Interesse an den unterschiedlichen Tools/Herangehensweisen der anderen Fachschaften
• Allerdings auch die BuFaTa-interne Kommunikation
• Wie schaffen wir es, dass die neuen Tools auch von den Leuten genutzt werden?

• Slack (wird von Fachschaft ET an der RWTH genutzt)
  • Kanalbasiert, abonnierbar und Zugangsbeschränkung möglich
  • Anhänge und Reaktion zu Nachrichten möglich
  • Nachrichten können zu Threads ausgeweitet werden
  • Erweiterungen z.B. Gdrive oder Umfragen
  • gratis mit Einschränkungen, danach pro user/monat
• Microsoft Team (kennt Nils aus dem Berufsumfeld)
  • gut mit Office integriert
  • kanalbasiert
  • ähnlich zu Slack
  • kostenlos
• früher WhatsApp und co
• Offizieller Teil wird jedoch häufig nach wie vor über Mail(inglisten) geregelt

• Idee, dass Discord funktionieren könnte
  • Bereits genutzt von einigen der FSler.
  • Oft problematisch: Es existieren bereits viele Messanger seitens der Mitglieder.
• Die Fachschaft wurde neu gegründet. Es ist noch Zeit für die erste richtige entscheidung.
• Bericht zum Thema, oder eine kleine Tabelle
  

• angefangen mit Mailinglisten
• vielleicht Umstieg auf Matrix bzw. Riot
• open source, federation möglich
• kann selbst gehostet werden

• abbonierbare Mailinglisten mit voller Mailhistory bis zur Servergeburt für offizielle Fachschaftsarbeit
• Telegramgruppe für alltägliche Belanglosigkeiten (Essen, Feiern, Ist jemand in der FSE, …)

• Mailingliste für offizielle Fachschaftsthemen wie z.B. Sitzungseinladungen
  • gibt eine eigene Mailingliste für Interessierte und Freunde
  • Vorsitzende verwalten welche Anfragen durchkommen
  • Studierende können ihre Fragen über E-Mail senden
• Telegram für allgemeine Fachschaftsarbeit (bei Sitzung wurde dies als offizielle Plattform bestimmt)
  • Vorteil: Umfragen möglich (anonym) –> für namentliche Abstimmung über Termine wird Doodle erstellt und Link geteilt
  • Nachteil: bei mehreren Fragen wird Chat sehr unübersichtlich, Mitglieder überlesen Absprachen/ verlieren Überblick
• Für alle FSR's übergreifend wird Whats App verwendet
• Offizielle Sitzungseinladungen anderer Gremien –> über offizielle Mailingsliste
• Vorsitzende nutzen „Google Notizen“ für To Do Listen (gleichzeitiges Bearbeiten möglich)
• Gremientermine aus FSR / Interessantes werden in „Google Kalender“ eingetragen (von allen Mitgliedern bearbeitbar)
• Protokolle werden in Wiki der Studentischen Gremien geladen

• Mail für Fachschaftler
  • offiziellster Kommunikationsweg
  • Mailverteiler für jedes Referat, bzw alle Mitglieder
  • Mailverteiler werden auch von externen genutzt
• Whatsapp Gruppe mit aktuellen + ehemaligen
  • eigentlich nur für alltäglichen Quatsch, aber von einigen als „offiziell“ missbraucht und von den meisten wird der Inhalt ignoriert (100+ Mitglieder)
• Whatsapp/Telegram Gruppe für einzelne Events, eigene Referate
• Wiki mit Pad Funktion für Organisation von Events, FSSitzungen, Dokumentation
  • Manche nutzen für ihre Organisation auch unsere Cloud mit Excelfiles und Co
• Hatten mal Mattermost
  • wurde überhaupt nicht angenommen

• Mailsystem mit Verteiler wo jeder darauf zugreifen und bearbeiten kann
• Telegram-Gruppen für allgemeine FSR Arbeit und einzelne Gruppen für besondere Themen
• Jabber integriert in Nextcloud

• Sitzungseinladungen werden über Email Verteilung und Uni Plattform geschickt
• Whatsapp Gruppe mit aktuellen Mitglieder
• Wiki ist neu angeschafft. Es gibt viel zu verbessern
• Cloud über die Uni, wo alle wichtige Dokumente hochgeladen werden.

• Tradition „verpflichtet“ Leute zu Tools
• Es wird häufig bereits das genutzt, was Leute aus dem privaten Umfeld schon kennen
• Aufzeigen der Funktionsvorteile
  • z.B. Bots bei Telegram oder strukturierte Diskussionen bei Slack/Teams/Riot etc
• Verfassen von Netiquetten/Verhaltensrichtlinien, auf die sich im Zweifel bezogen werden kann und die eine Art Grundpfeiler der gemeinsamen Kommunikation sein sollen
  • Beispiel für MS Teams
• Integration von neuen Diensten/Tools in bestehende Strukturen
  • z.B. Nutzung von SyncClients für CloudDienste
• Schulungen für neue Leute, damit sie mit den neuartigen Tools etc. vertraut werden
  • Idealerweise auch für „andere“ Tools
• Kann auch in eine Art „HowTo Fachschaft“ integriert werden
• Einigung auf ein Tool ist an der Stelle ebenfalls nützlich

• Einigung auf ein Tool (WhatsApp/Telegram) oder ein neues „kanal/raumbasiertes“ Tool
  • Grundsätzlich Bereitschaft was Neues auszuprobieren
  • Ansonsten auch den Fokus auf Ankündigungen legen, damit diese nicht untergehen
  • Aber ein kostenfreies Tool, was idealerweise LDAP Funktion besitzt
• Falls eine Art „kanalbasiertes Tool“ genutzt wird, müsste ein Konzept vorliegen
  • Ankündigungskanal
  • Allgemeiner tagungsbezogener Kanal
  • Spaßkanal
  • Kanäle für die Ausschüsse
  • Kanal zum Austausch/Netzwerken zwischen der Tagung

Beginn: 15:05 Uhr
Ende: 16:58 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden.

Mögliche Diskussionsthemen für weitere Male:

• Evaluation der hier besprochenen Kommunikationsmedien/-tools (sofern sie von mehreren Fachschaften genutzt werden)
  • Wo gab es Probleme? Welche Funktionen werden genutzt? Welche fehlen?
• Evaluation der BuFaTa-Kommunikation
  • wurde ein allgemeines Tool eingesetzt und angenommen? Wie hat es funktioniert?