Anwesende: Nino (RWTH Aachen), Jakob (RWTH Aachen), Katharina (HS München), Maximilian Vogel (TH Nürnberg), Lotte (HS Bremen), Fritz (RWTH Aachen), David (HAW Hamburg)

Folgendes ist für den AK geplant:

• Ein kurzer Rundgang über die aktuelle Situation der Fachschaftsfinanzen (c.a. 30 min)
• Einführung in die rechtliche Situation zur digitalen Kasse
• Praxis!

• Kein Verein

* Vereinsgründung im Gange → nicht gemeinnützig

• Auf AStA Gelder angewiesen
• Manchmal werden Gelder von der Hochschule zur Verfügung gestellt
• Onlineservice zum einreichen der Rechnungen
• Komisches System: Kein Beschluss für Abrechnungen unter 20 EUR
• Bis vor kurzem konnten FSen Uniservices buchen, ging aber unbewusst vom AStA Budget ab
• Läuft sonst aber soweit ohne Probleme
• Raummanagement bucht automatisch den SD
• Aktuell Vereinsgründung

• hat einen Verein (nicht gemeinnützig)
  • Aktuell nur noch Mitgliedsbeiträge und ein Event (+/-0) als Einnahmequelle
  • Aktuell Geldeingangsproblem → Rücklagen nehmen ab
• Fakultätsverein (gemeinnützig) (FK-Verein)
  • hat guten Geldeingang (über Event, bei dem FS mithilft)
  • viel wird aktuell vesucht über den Fakultätsverein abzuwickeln
• Alumnievent
  • es wurde bezuschusst vom FK-Verein und Teilnehmerbeiträge durch den FS-Verein eingenommen
  • Event wurde umgeplant: jetzt keine Teilnehmerbeiträge mehr
  • man konnte gut Geld Umschichten, sodass wir für die Studenten Sachen machen können
• Problem: Geld vom Fakultätsverein ist aktuell schwierig zu übertragen
• Bürobedarf wird über einen Seperaten Hochschulpot bezahlt

• Geld kommt vom Asta Betrag (15€) des Semesterbeitrag
• Asta Finanzer bestimmt quasi wieviel alle Fachschaften zusammen bekommen mit dem Haushaltsplan, etwas willkürlich
  • Geld aller Fachschaften wird in Handkasse & Budget für das Jahr für alle Fachschaften aufgeteilt
• Anträge/Geldverwaltung wird von einem „Gremienbeauftragten“ des Astas betrieben
  • Der lässt quasi alles durchgehen
  • Einnahmen, Geld für viele materielle Dinge etc
  • In den letzten Jahren sind unsere Einnahmen gestiegen, die Zukunft wird zeigen ob das Probleme geben wird
• Nicht ausgegebenes Budget fließt in die Rücklagen aller Fachschaften
  • Da kommt nur der Fachschaftsrat ran (nicht wir als Fachschaft)
    • Dieser besteht aus den Vorsitzenden der 5 Fachschaften

• Geld wird pro Kopf von Studis eingenommen als Semesterbeitrag
• Aktuell viel Papierkram
• Strenges vier-Augen Prinzip

• hat einen Verein (Gemeinnützigkeit beantragt)
• Geld vom AStA Sockelbetrag 1000€ + 0,60€ pro Studi in der Fachschaft
• Insgesamt so 1600-1700€ + 200€ Reisekostenzuschuss + 250€ Projektmittelzuschuss
• Ein Finanzer verwaltet das Geld und auf Beschluss wird es ausgegeben

• Wenn existiert: Finanzordnung der Körperschaft
• Satzung
• BGB - Abgabeordnung
  • Aabgabeordnung: GoDB - KassSichV

Links:

• GoBD
• KassSichV
• AO
• BGB

• Beispielsoftware für die digitale Kassenführung: Moneymanager Ex (kostenlos)
• Software für die digitale Dokumentenverwaltung: paperless-ngx (kostenlos)
• Software für die digitale Vereinsverwaltung: OpenJVerein (kostenlos)

Offene vs Geschlossene Kasse:

• Die offene Ladenkasse ist eine einfache Bargeldkassette oder Bargeldschublade und kommt völlig ohne Technik aus. (Beispiel: ein 5 Euro Schein kann einfach reingelegt werden)
• Geschlossene Kassen sind solche, wo jede Transaktion das öffnen und schießen der Kasse erfordert (Beispiel: Registrierkasse im Geschäft)

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK kann weiter als Austausch auf weiteren Tagungen besprochen werden. Schwerpunkte (wie hier Digitalisierung) können gut gesetzt werden. Ein reiner Austausch AK ohne Schwerpunkt auf den strukturellen Aufbau etc muss nicht stattfinden. (Oder maximal einmal im Jahr).