Anwesende: Max Möbius (KIT), Patrick Frenken (FH Dortmund), Niko Meiselbach (TU Dortmund), Dustin Wiese (TU Ilmenau), Niklas (KIT),Lasse Wegener (TU Dortmund), Marius Trappe (TU Dresden), Roald Schuh (UUlm), David Spreckels (HAW Hamburg), Niclas Weber (Westfälische-HS), Jan Rieger (FAU Erlangen), Jan Müller (FH Dortmund)

• AK-Struktur: Austausch und Sammel-AK

• Ziel:
  • Austausch über aktuelle Finanzinfos jeder anwesenden Fachschaft sammeln
  • Überarbeitung vorhandener Übersichtsseiten (wenn Zeit ist)

Überblick über die bereits vorhanden Übersichtseiten: Fachschaftsfinanzen

• Wieviel Geld pro Studierenden?
• Woher bekommt man Geld für Inventar und Veranstaltungen?
• Rechtliche Rahmenbedingungen für die Fachschaft & Finanzen
  • Klauseln welche Sponsoren
  • Alkoholische Getränke?
• Wofür kann man Geld ausgeben?
• Wie kann man Geld ausgeben? Wie funktioniert Abrechnung?
• Buchführung

• Laufzeit von Finanzanträgen

• Bankzugriff durch 3 von 4 Vorstandssitzenden, Finanzreferent hat Recht auf Einsicht
  • zurzeit Wechsel Kontozugriff nach Vorstandswechsel bei Bank schwierig, Zugriff (durch 1V) noch nicht vorhanden
• 2.000,-€ Sockelbetrag pro Semester von AStA + proportionaler Anteil nach Anteil der Studierenden
  • jährliche Überprüfung durch AStA
  • hauptsächlich sollen Gelder am Ende des Semester
  • AStA fordert jährliche Haushaltsplanung (grob)
• Buchführung (Belege wie Rechnung/Quittung) handschriftlich mit Formblatt vom AStA
  • dazu Excelliste
• Bar Kasse vorhanden, jedoch grundsätzlich mit niedrigem Kassenbestand geführt
  • zu Veranstaltungen kann Bargeld abgehoben werden, auch hier vier Augenprinzip
  • in Ausnahmesituationen (während einer laufenden Veranstaltung) kann Geld von FSR-Mitglied vorgestreckt werden, per Überweisung oder Barkasse wird ausgeglichen
• Überweisung per 4-Augen Prinzip (Einer richtet Auftrag ein, anderer bestätigt)
• Bier/Sekt/Wein kein Problem, harter Alkohol nicht durch Fachhochschule gestattet
• Gemeinsame Einkäufe mit anderen Fachschaften können getätigt werden, müssen von allen vorher beschlossen sein
  • ein FSR geht in Vorkasse und stellt Rechnung anteilig den beteiligten FSR
• >50€ muss beschlossen werden durch Fachschaftssitzung, <50€ kann Vorstand beschließen
  • ab 500,- € werden immer drei Angebote eingeholt und der FSR-Stizung vorgelegt
  • i.d.R. für günstigstes Angebot, sonst mit triftigem Grund
• nach Corona guten Puffer, wodurch manche Studierendenveranstaltungen (z.B. Grillen) kostenfrei angeboten werden können
• Sponsoring Verträge können geschlossen werden, aber bisher durch FSR-Sitzung unerwünscht

• Bericht nicht vom Finanzer der Fachschaft
• Abrechnung bei Veranstaltungen vereinfacht durch Fachschaftsverein (dort Kartenlesegerät vorhanden, kostet aber 3 %, in Kalkulation zu beachten)
• Finanzerwechsel bei Sparkasse schwierig

• 500 € Sockelbeitrag pro Semester
• 0,90 € pro Studierenden und Semester (nach bestandener Finanzprüfung des StuRa)
• Anschaffungen werden vom Fachschaftsrat selbst getragen, Große Anschaffungen können beim StuRa (Studierendenrat) beantragt werden.
• Unterstützung von Hochschulgruppen prinzipiell möglich (auf Antrag)
• Alkohol darf gekauft werden, Pfand muss bei Getränken raus gerechnet werden
• Helferverpflegung benötigt Helferliste
• Finanzanträge haben theoretisch keine begrenzte Laufzeit, praktisch sollen sie jährlich erneuert (geschlossen und neu eröffnet) werden

• siehe Übersichtsseite Fachschaftsfinanzen TU Dresden

• 1,28 pro Student bekommen wir - mindestens 500€ pro Fachschaft
• ungefähr 1000 Studenten
• Gesamtvermögen der Fachschaft muss unter 3 * SBM (Selbstbewirtschaftungsmittel ) liegen, damit neue beantragt werden können
• Verfügungsmittelfopf der Universität übergelaufen, 3700 € SS23 extra
• Große Anschaffungen werden vom Fachschaftsrat selbst bezahlt
• Es dürfen keine Gewinne verbucht werden
• Der Asta achtet stark darauf, dass keine Lebensmittel unter dem Einkaufswert verkauft werden
• Einmal im Jahr Kassenprüfung vom Asta
• Buchführung wird vom Asta vorgegeben

• ca. 0,42€ pro Student
• 1600€ - 1700€ + 250€ Projektmittelzuschuss + 200€ Reisekostenzuschuss
• Geld muss beim AStA Finanzreferat beantragt werden und wird dann Überwiesen oder per Scheck ausgezahlt
• Keine eigenen FSR Konten, wurden damals abgeschafft
• FSR ist keine eigene Rechtskörperschaft
• Beschlussgrenze nach eigenen Ermessen, FSR intern festgelegt auf 50€
• Ausgaben ab 200€ müssen vom AStA mit 3 Vergleichsangeboten genehmigt werden, i.d.R. unproblematisch
• Geld kann auf Antrag zurückgestellt werden, ist dann aber Zweckgebunden
• AStA Finanzrichtlinien regeln FSR Finanzangelegenheiten
• AStA hat die Finanzhoheit, das StuPa darf nicht über Finanzangelegenheiten entscheiden
• Alkohol darf gekauft werden, Pfand muss bei Getränken raus gerechnet werden
• Getränke/Essen maximal 20€ pro FSR Mitglied für Eigenverköstigung, wird aber nicht vom AStA praktiziert
• Offiziell dürfen keine Einnahmen generiert werden
• Es dürfen keine Verträge abgeschlossen werden, die finanzielle Auswirkungen auf das Folge Semester haben
• Kein Geld für Tabak oder Spenden
• Buchführung per Excel-Formular
• Abbrechnungen auf eigen erstellten Abrechnungszettel. Auf dem Abbrechnungszettel muss der Beleg angeheftet werden und Angaben zu Preis, sowie der einreichenden Person und Rechnungsdatum angeben werden. Finanzer und Einreicher müssen die Abrechnung jeweils unterschreiben
• AStA prüft Kassenbuch nach dem Semester

• Infos nicht 100%ig sicher
• Studierende zahlen aktuell 7,50€ pro Semester an den AStA
• Verteilung des Geldes nach Schlüssel, fester Beitrag und proportionaler Anteil nach Anteil der Studierenden
• aktuell ~7k€ pro Jahr
• Kostenstelle beim AStA, Titel für verschiedene Zwecke
• AStA Haushaltsrichtlinie legt Richtlinien fest
• Haushalt muss durch Haushaltsplan geplant werden, Änderung sind aber möglich
• Geld wird durch stellen von Finanzanträgen vom AStA ausbezahlt
• Je nach Höhe des Betrags sind Beschlüsse des Referats, der Fachschaftssitzung, des FS Finanzers, des FS Vorstands oder des AStA, oder das StuPa notwendig
• Rücklagen sind Zweckgebunden möglich z.B. neuer Server etc.
• Alkoholische Getränke sind nicht möglich
• Für Feste, Alkohol, Druckmaschine etc. gibt es einen Kasse e.V.
• Sponsorings für größere Veranstaltungen werden über den Verein abgewickelt, müssen aber durch FS Sitzung genehmigt werden

• 1000€ + 1€ pro Student ⇒ ca. 1500€ pro Jahr
• Überweisung durch AstA, nachdem Haushaltsvoranschlag durch StuPa geprüft
• 500€ Sonderzuweisungmittel pro Jahr für z.B. Info-Monitor
• 150€ für z.B. BuFaTa
• Eigenes Konto bei Sparkasse
• alle Ausgaben müssen in einer FSV Sitzung beschlossen werden
• Buchführung über Kassenanweisungen (Finanzer und FSV Mitglied unterschreiben)
• Kassenwart tätigt Überweisungen

• Infos kommen von Nicht-Finanzer (nagelt mich nicht fest)
  • Auslagenerstattung geht an Fachschatsfinanzer
  • Alternative: Abschlagszahlung (selten genutzt), auf Rechnung bestellen
• zunächst: Verfasste Studierendenschaft (AStA) heißt StuVe
  • Finanzen macht nicht mehr Verein, sondern StuVe
  • Fachschaft hat Kostenstelle bei StuVe, kein eigenes Konto
  • Rücklagenabbau mit Küche soweit abgeschlossen
  • Alkohol bis ca. 12 Vol-% (außer Partys)
  • Beschaffungsantrag ab 300€ pro Artikel
  • von 170€ pro Studi und Semester Studiengebüren nimmt StuVe 13€
• Festbetrag für Fachbereichsvertretungen (Fachschaften)
  • alles, was darüber hinaus geht muss vom Studierendenparlament (StuPa) genehmigt werden (z.B. neue Küche)
• abgesehen von StuVe: Fachschaftsverein mit entsprechenden finanziellen Rücklagen
• Kiosksystem gemeinsam mit Psychologie
  • unterschiedliche Kostenstellen/Accounts für ET & PSY Verpflegung
  • private Accounts
• Landesgelder: Gelder zur Ausgleichung von pandemiebedingten Lernrückständen für dieses Jahr (2022)
  • sehr spezifische und einschränkende Regeln zum Ausgeben
  • z.B. Max. x% für Infrastruktur, max. x% für Verpflegung, Vergleichsangebote ab 300€, etc.
• Sponsoring allgemein erstmal abgelehnt
  • auch Materielles für Erstsemester-Tüten
• StudentLab (Studentisches Labor) bezieht Hauptteil der Geräte über Qualitätssicherungsmittel (QSM-Mittel)

• Bericht nicht vom Finanzminister der Fachschaft
• Ein recht großes Konto zur Nutzung für Events und Ausstattung, jedoch kein direkter Zugriff. Muss von der Geschäftsstelle des Departments genehmigt werden
• Getränke und Alkohol können nicht abdeckt werden und werden bei Events von Mitgliedern der FSI meist privat ausgelegt und werden anschließend durch Einnahmen am Event (bzw. Einnahmen aus vorherigen Events) erstattet.
• Meist werden Sachen zum Selbstkostenbetrag oder für minimalen Gewinn an Events verkauft
• Reisekosten zur Bufata werden übernommen
• Verpflegung auf Sitzungen werden übernommen
• Mit genauen Buchhaltung nicht vertraut. Auf Events meist mit Excel-Tabelle
• Keine genauen Infos zu Zuschüssen für Fachschaft vom Department Elektrotechnik
• Sponsoring nur in Form von Sachspenden für Events (Bsp. Getränke)

• siehe Übersichtsseite Fachschaftsfinanzen TU Ilmenau

• aus Zeitgründen wurden keine Übersichtsseiten kontrolliert

Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden und die Übersichtseiten weiter aktualisiert werden.