Anwesende: David A (KIT), Ella Schulz (HAW Hamburg), Nico Springer (HAW Hamburg), Lisa Ingelmann (KIT), Franziska Ott (KIT), Vanessa (KIT), Eric Gundermann (HTWK Leipzig), Regina (Uni STuttgart), Lukas Ertl (FH St. Pölten; Österreich), Johannes(TU Dresden), Kathi (TU Dresden), Leon Daskov (FH Dortmund), Tristan Sauer (FH Dortmund),Kardelen (Ohm), Tim Hartmann(Uni Padarborn), Laurence Krausgrill (TU Darmstadt), Björn Falk (TH Köln), Johana (FH Aachen), Yannick Feil (RWTH)

• Ersti-Tage Zeitung mit Orientierung zum Mails schreiben
  • Betreffzeile
  • die Anrede
  • der Text
  • Grußformel
• Orientierung von der Fakultät
• studentische Hilfskräfte, manchmal mit ECTS machen Ersti Coachings
• Signatur: Fachschaft, Fakultätszugehörigkeit, Adresse, Telefonnummer, Mail, Logo, optional Links (Webpage/Instagram/Facebook)
• Korrekturlesen, Korrekturprogramme nutzen

• formell per Du

• formell per Sie, bis auf Ausnahmen
• bei Memes oder Smileys ebenfalls so antworten?
  • Selbsteinschätzung, Prof abhängig

• private Sachen nicht in die FS Mails ziehen, vor allem von FS Mailadressen
• nicht alle können auf Mails zugreifen
• gewählte haben Zugriff auf Mails
• Referatsmails selbst beantworten, nach eigenem Ermessen
• Selbstreflektion, an Repräsentation vom FSR denken
• bei Unwissen nicht antworten, sondern weiterleiten (wissen wo es steht oder wer es weiß)

• Handhabe wie Mails beantwortet werden, damit nichts untergeht:
• Unterteilung nach Untergruppen/Ordnern
  • Verwendung von Verteilern bei spezifischen Themen
• Mails können manuell sortiert werden
• Mailbeauftragte*r: achtet darauf, dass alle beantwortet werden
• auf Sitzung Mails vorlesen
• Ticketsystem, etwas veraltet, Vorstand weist Besitzer zu, von der Uni technisch verwaltet
• Spam-Filter implementieren
• Probleme:
  • eine Person kennt sich aus, wenn die weg ist, kennt sich keiner aus
    • How tos schreiben (generell)
    • eigenes Amt für Wissensmanagement → how to Amtswechsel für nächste Bufata
    • Wikieinträge

• Teams?
  • Cyber-Angriff: alles weg
  • Namen sichbar
  • interne Nutzung mit verschiedenen Kanälen, Dateien und Ordnern
    • regelmäßige Backups sehr empfohlen
• Discord (offiziell und privat)
• Telegram
• WhatsApp, Nummer sichtbar → Probleme mit DSGVO
• Signal intern in der FS
• Matrix vorstandsintern und im Rechnerref
• Social Media:
  • Instagram: Social Media Beauftragte
  • Instagram für Maskottchen
• FS Festnetz Anschluss, wird benutzt
  • Kommunikation Fachschaftsübergreifend (intern)
  • gewisse Anonymität
  • Vertretungsebene von der FS (Diensthandy), theoretisch öffentlich
  • Kommunikation mit der Fakultät
  • Fragen von Studis, meistens wenn sie vorher eine Mail geschickt haben
  • theoretisch muss man alles wissen, damit man richtig antworten kann
  • verkürzt teilweise Abläufe
• private Nummern
  • Weitergabe von Handynummern unfreiwillig → Vermischung von Uni und Privatleben
  • theoretisch keine Rausgabe
  • in der Mail Signatur, Wille erreichbar zu sein
  • bei Rückrufen Erreichbarkeit wichtig
• als Verein Mobilnummern beantragen
  • für Menschen, die öfter erreicht werden wollen
  • wenn zu viel Kommunikation über private nummern läuft
• Moderation
  • nicht moderiert
  • 1 Jahr moderiert FS
  • wenn Grenzen übergangen werden
  • Gruppen während Online-Klausuren teilweise gesperrt, weil Studis sich darüber über Klausur ausgetauscht haben
• Gruppen teilen, damit jeder Mitglied ist
  • Unterteilt in Vertiefungen, Broadcast Channel (Infoverteilung)
  • Ersti Begrüßung erstellt, Link teilen
  • Scanbarer QR-Code im Erstibrief
  • Linktree auf Website
  • Channels, in die nur Moderatoren schreiben können

• Datenschutzbeauftragter
• große Gruppen verboten, Telefonnummernaustausch
• Telegram als Ausweichmöglichkeit
• Unterschrift mit Einverständnis für Bilder und Videoaufnahmen
• Inaktivität über Netzwerke
• Bei Umfragen oä Menschen direkt anschreiben, da Gruppen eher ignoriert werden
• oder in „Kurzschluss“

Beginn: 13:35 Uhr
Ende: 14:49 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden