Um auf die Tücken und Fallstricke bei der Einführung bzw. Umstellung auf Software von einer der drei häufig verwendeten Anbieter hinweisen.

Austausch/Informations-AK

• Austausch
• Vermeidung von Fehlern, die zu Lasten von Studenten gehen könnten

Hier sollte Links zu den Protokollen der AKs aufgelistet werden, die nach folgender Konvention benannt sind:

• Protokoll 77. BuFaTa in Emden 2015
• Protokoll 78. BuFaTa in Regensburg 2016

Unter Campus Management System (CaMS) oder Hochschulinformationssystem verstehen wir integriere Anwendungssysteme, die zur Unterstützung von Forschung und Lehre an Hochschulen eingesetzt werde. Sie sollen administrative Prozesse unterstützen und vereinheitlichen und Führungsinformationen liefern.

Am Markt (Stand 2012 nach Ernest & Young) erhältliche Systeme sind:

• Produkte der HIS eG
  • HISinOne
  • HIS GX/QIS (veraltet)
• Campus Net
• SAP Student Lifecycle Management
• CampusONLINE
• CAS Campus

Aktuell wird an einigen Hochschulen die Verwaltungssoftware gewechselt um die zentrale Bewerbung fuer Studienplaetze zu ermoeglichen. Hochschulen sind nicht verpflichtet daran teilzunehmen aber der Bund übt Druck aus ¹⁾ . Die Tendenz geht dahin, per Gesetz das System einzuführen.

Bestandteile der aktuellen Software bei den meisten Hochschulen sind:

• Bewerbungs- und Zulassungsmanagement
• Studiengangs-, Verwaltungs- und Prüfungsmanagement
• Raummanagement
• Studierendenverwaltung
  • Gasthöhrer
  • Druck/Kopierverwaltung

Folgenden Probleme sind bei Umstellungen mit Hochschulmanagement System bekannt oder aufgetreten:

• HISinOne:
  • Performance
  • Lange Wartezeiten auf Softwareänderungen (24 Monate)
  • PDF Exporte wurden Deaktiviert aus Technischen gründen
  • PDF Exporte sind nicht Formatiert bzw. Sinnvoll aufbereitet

• Offene Schnittstellen (LDAP, Datenbank Export)
• Verwaltung vorher vereinfachen/umstrukturieren
• Zentrales Entscheidungsgremium wie das Management System konfiguriert wird, mit Studenten
• Gesamtliste der Performance Probleme, damit keine vergessen werden
• Gesamtliste (Mängelliste) aller Probleme mit dem System anfertigen
• Frühzeitige Festlegung (Design, Inhalt) der Ausgabedateien (Studienbescheinigung o.ä.)
• Testsystem benutzen!

Quelle ²⁾