Anwesende: Tobias (HS Koblenz), Yannick (RPTU Kaiserslautern), Laurence K. (TU Darmstadt), Kai R. (TU Darmstadt),Caleb O.(TU Darmstadt), Philipp (Uni Stuttgart), Tobi (Uni Stuttgart), Sascha (Uni Stuttgart), Franz Arnold (TU Dresden), Kevin (TU Dresden), Sven (RWTH Aachen), David (HAW Hamburg), Maja (HAW Hamburg), Jan-Philipp (HAW Hamburg), Raphael (KIT), Frederik Eberhard (TUHH), Timm Langendörfer (TUHH), Katharina Schönberger (HS München), Hendrik (TU Dresden), Levi Meier (TU Dresden), Robert (TU Dresden)

Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen?

• Haben gemeinnützigen Verein, steht finanziell sehr gut da
• Alles wäre auch über Studierendenvertretung (Körperschaft des öffentlichen Rechts) möglich, aber Verein existiert schon und „Umzug“ bietet keine Vorteile
• Verein wickelt die jährliche große Party ab und unterstützt dann die Erstsemestereinführung, Ersti-WE, etc.
• Mitgliedschaft auf Antrag, keine Mitgliedsgebühr

• Gemeinnütziger, eingetragener Verein
• Verein zur Verwaltung von finanziellen Mitteln (einzige Möglichkeit, da TU Darmstadt autonome Uni ist)
• Besteht aus Fachschaftler*innen (nicht zwingend Mitglieder) und Alumni

• Nicht gemeinnütziger e.V.
• Für die Eventfinanzierung
• Mitglieder:
  • Jeder der sich ein Skript in der FS holt, muss einen Mitgliedsbeitrag zahlen und ist dann passives Mitglied
  • aktives Mitglied wird man nur auf Antrag

• Verein verwaltet Veranstaltungen und Protokolldruck
• Einfacher als Veranstaltungen über den Asta abzuwickeln und damit mehr Freiheit
• Gemeinnützig, Mitglieder sind nur aktuelle Amtsträger

• Um Spenden von Firmen zu bekommen
• Firmenkontakte und Exkursionen
• Mitglied kann jeder werden, Studis kostenlos, Alumni 10€

• Finanzielle Entscheidungen über Verein schneller, bequemer
• Nicht gemeinnützig, Mitglied kann jeder werden, Studis kostenlos, sonst ab 1,80€ pro Jahr
• Sponsoring über Verein, weil über FSR nicht möglich

• Noch keine Gemeinnützigkeit, soll aber evtl. kommen
• Letztes Jahr gegründet
• Vorallem für Haftungsfragen und Finanzverwaltung

• KIT sucht nach einem neuen Buchhaltungsprogramm, weil der Steuerberater mit Datev auf SKR42 umstellt
  • Es gibt niemand im AK, der ein anderes Buchungsprogramm als Excel oder GnuCash verwendet, daher keine Empfehlungen

• Digitale Belegablage
• Software, die das kann, ist leider teuer

• Digitale Zahlungen: Keine wirklich rechtssicheren und einfachen Lösungen bekannt
• Sum-Up ist gängige Methode bei einigen Fachschaften. Ist problematisch bei schlechter Internetverbindung
• VR-pay:Me als Alternativlösung der Volksbank

• KIT fragt nach Erfahrung mit E-Rechnungen:
  • TU Dresden erzählt, dass diese zum Ausdrucken, je nach Inhalt, sehr umständlich werden können
  • Keine guten Programme zur Handhabung von E-Rechnungen bekannt

• Vereinsgründung überraschend einfach
• ~70€ nötig zur Eintragung (Amtsgericht & Notar)
• Zu Beginn klären, ob Verein gemeinnützig sein soll oder nicht (und warum)
• Vereinende/Auflösung am Anfang mitplanen (An wen fällt das Vermögen?)
• Keine Angst vor dem Finanzamt! Es besteht Interesse daran, dass Vereine ihre Unterlagen richtig einreichen → Bei Fragen direkt auf Finanzamt zugehen
• Überlegung zu Beschlussfähigkeit u.Ä. treffen, falls der Verein in Zukunft viele Mitglieder hat
  • Idee 1: Unterteilung der Mitglieder (Aktiv/passiv, ordentliches Mitglied/Fördermitglied)
  • Idee 2: Keine Unterteilung, kein Mitgliedsbeitrag, geringe Hürde für Beschlussfähigkeit

• leitfaden-vereinsfinanzen
• E-Rechnungen
• Digitale Belegablage
• Auslandsbestellungen
• Software(DateV kompatibel und so)
• Kontaktlose Zahlungen

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 16:30 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden.(in einem Jahr) Für Fortführung als AK_Vereinsfinanzen falls sich jemand mit Plan findet, der aktuelle Fragen klären kann. Überarbeitung/Erweiterung des Vereinsfinanz Infodokument nötig. Ansonsten als Mini AK zum Austausch.