Anwesende: Richard Wild (TU Darmstadt Alumnus), Jan Rieger (FAU Erlangen Nürnberg), Seb (FH Dortmund Alumnus), Natascha (HS Mannheim Alumna), Leo (HAW Hamburg), Ella (HAW Hamburg), Lotte ( HS Bremen), Dominik (HS Mannheim Alumnus), Dustin (TU Ilmenau), Karla (TU Dresden), Niklas (KIT Alumnus), Tilman (KIT) (12 Teilnehmer)

Kurze Besprechung des Protokolls aus Nürnberg.

Sollzustand erarbeitet im letzten AK in Nürnberg:

  
* Im Wiki ein eigener Reiter für Stellungnahmen - Wurde erstellt und gepflegt
* Pflege der Homepage
* Vorschläge:
  * PR-Office
  * Für alle FSen relevante Kernthemen für die Tagung festlegen
  * Erstellen/Aktualisieren von Ratgebern in AKs mit wiederholenden Themen
* Fokus auf fachlichen Teil („BuFaTa ist keine auschließliche Spaßveranstaltung“)

* Ausschüsse sind in neuer abzustimmender Satzung bereits gut integriert

• Konzept um mehr Fachschaften zu erreichen
  • alle Fachschaften in der Liste werden zu jeder Tagung angeschrieben
  • im Norden haben vor allem informelle Emails in den letzten Jahren guten Erfolg gehabt
  • Vielleicht sollten die „Subtagungen“ (SüFaTa, NoFaTa NRWFaTa und co) mehr gefördert werden, um die Vernetzung und auch die Bindung zwischen den Mitgliedern zu stärken und so auch die Teilnahmezahlen zu steigern. Die Schwelle einem Treffen beizuwohnen, das nur ein Wochenende geht ist deutlich kleiner.
  • Die Akkreditierung kann genutzt werden, um teilnehmende Fachschaften direkt anzusprechen, um sie von der Teilnahme zu überzeigen
    • Vorschlag: Den entsantden Studierenden mitgeben, dass sie gute Botschafter für die Tagung sind.
  • Postkarten als Weg um Mails zu umgehen ( Problem mit Weiterleitung, Mail geht schnell unter, etc.)
  • Produktion von Printmedien - Ziel ist greifbarer zu machen, was die BuFaTa-ET ist und was sie tut

Themen:

• Abgleich/Liste; Wann und wie oft waren welche Fachschaften da? (Fachschaften die ein/zweimal teilgenommen, warum sind die nicht mehr da?)
  • Vorhandene Daten im Wiki scrapen und auswerten
  • Abfrage in Feedback Bogen (in Zukunft?)
  • Ausgabe der Daten pro Fachschaft / Hochschule (historisch) im Anmeldetool ermöglichen (in Zukunft)
• Handreichung: Was macht die BuFaTa ET?
  • Überlegen wie man das strukturieren kann. (Was sind AKs, welche AKs (FS Finanzen, HOPO etc), was für Plena, Rahmenprogramm (Stadtrallye etc))
• Aktive Mitarbeit (wie hoch ist die prozentuale Teilnahme an den AKs und Plena). Datensammlung in der Cloud:

• Soll kurzen Überblick über Tätigkeiten / Stellungnahmen etc. geben die die Tagung erreicht hat

• Seiten zu Vernetzung, HoPo, Guides mit Vorstellung der Inhalte
  • Inhalt könnte auch Synergieeffekte bzgl. Sponsoring besitzen
• Es wird an einem Mock für einen Flyer gearbeitet
  • Bezug auf den „Lebensalltag“ der Fachschaften um Relevanz zu verdeutlichen
  • Titelseite mit Logo und Foto
  • Seite dazu was die BuFaTa bewirkt
    • HoPo, AKs, Stellungnahmen, Ergebnisse,…
    • Umfrage erstellen, welche AKs, Stellungnahmen, Meilensteine von Teilnehmern als relevant angesehen werden
    • Alternativ bei AKs nach Teilnehmeranzahl schauen
  • Impressum und Kontaktdaten
  • Link zum Flyer als PDF im Wiki hinterlegen

• Ausarbeitung und Finanzierung
• ggf. PR-Stelle (wie bereits aus vorheriger Tagung diskutiert)
  • neuer eigener Ausschuss?
• Finanzierung über den Verein möglich?
  • Sollte mit dem Vereinszweck vereinbar sein
• Als Printmedium über die Tagung abrechnen?
  • Rechnungen müssen von austragender Fachschaft getragen werden
  • Zusätzlicher Kommunikationsaufwand zwischen PR-Stelle und austragender Fachschaft

• neue Kanäle
  • Instagram (z.B. jeweils von austragender Fachschaft gepflegt)
  • VDE Hochschulgruppen als Möglichkeit Fachschaften zu erreichen?
• Allgemeine Ideen
  • „bessere“ Planung der Austragungsorte (nicht zu oft in der gleichen Ecke hintereinander)
  • früher Ankündigen, dass Austragungsorte gewählt werden müssen

• Flyerkonzept gestalterisch erarbeitet und Ausführung kurz diskutiert
• Einrichtung eines neuen Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit
  • Zusammenarbeit mit IT um Website und Wiki für aussenstehende zu pflegen
  • Guides, Tools und Fragenkataloge (z.B. für Berufungsverfahren schon da) gestalten
  • Ausarbeitung des Flyers (inhatlich und gestalterisch)
  • ggf. Zusammenarbeit mit Sponsoring-Ausschuss

• Die Tagungen sind sehr eng getaktet. Eine produktive Teilnahme an allen AKs, und dem Rahmenprogramm ist kaum möglich.
• Teilnehmer spalten sich zunehmend in Produktivitäts und Rahmenprogrammgruppe.
• Weniger längere AKs, die nicht unbedingt über die volle Zeit geführt werden, wäre eine möglichkeit, um BMBF Zeiten einzuhalten
• Es wird die Mitarbeit und Trend über die letzten BuFaTas gesammelt.
  • AK Anwesenheit Nachmittags deutlich besser als morgens
  • AK Anwesenheit bei Tagungen mit morgentlichen Kulturveranstaltung grundsätzlich besser als bei Tagungen mit abendlichen

* Ratgeber → in eigenem AK bearbeiten * Rückmeldungs Möglichkeit in Anmeldungstool auch wenn man nicht kann * Sichtbarkeit → PR * Newsletter * Protokoll verbessern um besser zu sehen welche FSen anwesend waren * Regionale Konferenzen 1-3 Tage zur besseren Vernetzung * Mentoring für Ersties um AK Leitungen zu finden * Ergebnis der Ausschussleitungen war hauptsächlich positiv

* Idee: Ausschuss/Arbeitsgruppe für Zukunftsstrategie bis zur nächsten Tagung

Beginn: 14:40 Uhr
Ende: 16:25 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen zur Auswertung der vorgeschlagenen Änderungen und aufgrund weiterer offener Themen besprochen werden