Protokoll 1. KA Sitzung zwischen 93. und 94. BuFaTa ET am 29.11.2023

Datum: 29.11.2023
Beginn: 18:10Uhr
Ende: 19:53

Teilnehmende: Max (KIT), Hannes (THN), Lukas (Kiel), Flo (München, ab 19:15)

• VDE Sitzung im April (26.04.2024) an der Ruhr Universität Bochum
  • Max kann nicht teilnehmen, Clara vermutlich
• Kleinkram (Teilnehmerbescheinigung etc.)
• Max ist vom 01.24 bis 06.24 nicht in Deutschland
  • in Nürnberg brauchen wir eine Versammlungsleitung
• zukünftiges Thema für den KA: Wo wollen wir als Tagung hin?
  • ausrichtung der Tagung: produktive Tagung vs. gesellige Zukunft; mehr in (Hochschul)politik
  • Teilnehmerbegrenzungen
• vielleicht Ausschussübergreifendes Treffen?

• siehe PDF in der Cloud (Ausschüsse/Koordinierungsausschuss/Feedback-Tagung)
• Allgemein wurde vor allem das Essen, das Hostel & die Orga gelobt
• Als Verbesserungswürdig wurden am häufigsten genannt: Alkoholmenge, Abendgestaltung, störende Menschen, Stadtrallye
• Kleinigkeit: In Zukunft ankündigen, dass wenn eine Arbeitskreisleitung bereits vergeben ist (vor der Tagung), man sich trotzdem als interessierter für die Leitung melden kann. In der Regel kann man sicherlich eine zufriedenstellende Lösung für alle finden.
• Ideen für zukünftige Tagungen:
  • Abendprogrammideen: Tanzabend, Gaming-Abend

• In Verhandlung mit Hostel bezüglich Preis
• mit der Mensa wird weiterhin über Essen verhandelt
  • Kontaktpartner sporadisch erreichbar
  • Es wird auf ein Angebot gewartet
• Verkehrsverbund angefragt wegen Tagungsticket
• Für Vortrag wurde Professorin gefunden
• Tagungsanmeldung kommt bald
• Für Sponsoring werden/wurden Mails rausgesendet
• Räume sind noch nicht sicher
  • Es wird mit dem Raummanagement gesprochen
  • Problematik: gewünschtes Gebäude gehört nicht zur Fakultät
  • Im Januar wird Buchungsanfrage gestellt
  • Es müsste Sicherheitsdienst für die Tage gestellt werden, wo die Fakultät geschlossen ist
  • Kosten werden evtl. von der Fakultät getragen
• Bei Anmeldung: Frage ob definitiv dabei, oder im Notfall wieder zurücktreten

• To do: über Versicherungen informieren (evtl Flos fragen)
  • Florian Kreiner hat eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung (Art der Veranstaltung, Personenzahl) abgeschlossen (150€), eher früher als später buchen
  • warum: Wenn Gäste etwas verursachen & aber nicht genügend versichert sind
  • Beispiel: Jemand verbrennt sich am Essen & man hätte ein Schild aufstellen können
• Datumsfrage: Erstmal 1. Oktober Woche reserviert. Ende Oktober passt den meisten Teilnehmenden besser, aber die Uni hat keine Räume
  • Lukas hagt nochmal nach, ob Ende Oktober auch geht
• DLR und BMBF haben ein Infoevent über die Änderungen
• bis 2 Monate vor dem Event dürfen keine Verträge geschlossen werden
• Sponsoringverträge möglich über BuFaTa Förderverein

• Nachbereitung läuft
• Finanzschluss wird bald gemacht

• Nix

• Max:
  • Rückblicksmail mit Feedback-Umfrage ohne Kommentare
  • Rechte Cloud klären
  • Umfrage hochladen
  • Sponsoring ET Beratung fragen
• München: Materialien in BuFaTa-Cloud hochladen