1. Sitzung Sponsoringausschuss zwischen der 85. und 86. BuFaTa ET

Datum: 03.12.2019

Beginn: 19 Uhr

Ende: Teilnehmer:

• Krischa (HS Bonn-Rhein Sieg)
• Niklas (TU Ilmenau)
• Sarah Wauschkuhn (HTW Berlin)
• Richard Wild (TU Darmstadt)
• Nils Barkawitz (RWTH Aachen)

Feierliche Begrüßung zur ersten Sitzung - auf fröhliche Sponsoringaktion!

• Erwartungen:
  • Allgemeinen Sponsoringbrief aufsetzen
  • Höhe der Sponsoringgelder (dauerhafte Partner)
  • Welche Sponsoren? No Go Firmen + bisherige Kontakte
  • Budget BMBF Antrag
  • Kosten einer BuFaTa
  • Wünsche Workshops/ Exkursionen

• Richard berichtet über die Höhe der Beiträge von der letzten BuFaTa
  • In Darmstadt wurde immer ein hoher Grundbetrag von Sponsoren eingenommen,
  • Dauerhafte Partner haben etwas weniger gezahlt
• Höhe ist häufig abhängig davon, was die Firmen an „Paketen“ buchen. Je mehr, desto höher der Betrag; Möglichkeit, dass es „günstiger“ wird, wenn alle Pakete gebucht werden:
  • Teilnahme Messe (Eigener Stand)
  • Exklusiver Stand während der BuFaTa
  • Druck auf Tagungsheft/T-Shirt/Banner
  • Tagungsausweis
  • BuFaTa-Wiki
  • Werbematerial/Goodies für Teilnehmertüte
  • Exkursionen
• Diskussion, ob es besser ist eine Art „Grundpaket“ zu schnüren, sodass es keinen wilden Mix von Paketen gibt vs. Sponsoren größtmöglichste Freiheit zu erlauben
  • Pro Grundpaket: Einfacher in der Verwaltung für die ausrichtende Fachschaft; „nicht in Stein gemeißelt“ → auch hier Entgegenkommen möglich
  • Contra Grundpaket: Man kommt den Firmen mehr entgegen
  • Entscheidung liegt grundsätzlich bei der ausrichtenden Fachschaft
• Höhe der bisherigen Sponsoringbeiträge sollten festgehalten, damit kommende ausrichtende Fachschaften die Beträge kennen
  • Sammlung der letzten Budgets/Abrechnungen der Tagungen der jüngeren Vergangenheit (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen) (Richard/Nils)
  • Damit sind auch die Kosten der BuFaTa direkt ersichtlich

• Vorherige Tagungen haben entsprechende Vorlagen
• Frage: Sollten bereits Preise in einem Anschreiben stehen?
  • Contra: Nimmt Flexibilität, vermeidet „Diskrepanzen“; möglicherweise bereit höhere Beträge zu zahlen; ggf. erst in einem zweiten Schreiben anstatt direkt im ersten
  • Pro: Abwägung durch konkrete Preisrahmen vereinfacht; Konkrete Preisliste für die Fachschaft zur Vergleichbarkeit
  • Anmerkung: Auch möglich auch andere Unterstützungen von Sponsoren zu erhalten (Ermäßigung/Erlass ÖPNV-Ticket oder Übernahme Catering zB)
  • Anmerkung2: Wenn Firmen sich treffen, sollten die Preise vergleichbar sein
• Richard und Nils sammeln die Vorlagen der letzten vier Tagungen ein (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen, Dresden)
  • Soll in die BuFaTa-Cloud, dort existiert ein BuFaTa Orga Ordner
  • Anmerkung: Sollte jedoch nichts geheimes sein, sondern offensiv an die Ausrichter beworben werden
• Konkrete Ansprechpartner nötig?
  • Besser, wenn ein dauerhafter Ansprechpartner existiert - wenn es jedoch nicht möglich ist, dann möglichst offen kommunizieren
  • Möglichkeit, dass die BuFaTa (Generalsekretariat, Sponsoringausschuss oder Vereinsvorstand) Vertretung übernehmen und als Ansprechpartner dienen

• Größte Kostenpunkte
  • Verpflegung (ohne alkoholische Getränke)
  • Unterkunft
    • Vor allem bei externer Unterbringung
• Viele Kostenpunkte decken sich
  • zB Verkauf der T-Shirts
  • Bierabgabe nur gegen Einwurf kleiner Münzen
    • Alternative: Einmalbetrag für Getränke

• NoGo Firmen?
  • Zivilklausel der BuFaTa(Rüstungsunternehmen etc)
    • Auszug Ergänzung Zivilklausel-Ergänzung Abschlussplenum BuFaTa Ulm
    • „Genauso bekennt sich die Bufata ET zur Zivilklausel und wird diese im Rahmen ihrer Arbeit berücksichtigen. Konkret werden Sponsoring und Zusammenarbeit mit Firmen kritisch in Hinblick der „Dual Use“-Problematik betrachtet und im Koordinierungsausschuss der BuFaTa ET diskutiert.“
  • Prozess: Bei Unsicherheit der ausrichtenden Fachschaft soll der KA über den jeweiligen Sponsor entscheiden
  • Sonst keine schlechten Erfahrungen gemacht
• Dauerhafte Partner
  • Mit diesen Firmen existieren konkretere und längerfristige Absprachen
    • E-Plan
    • Wacker
    • Schneider Electric
    • get in Engineering
    • Infineon
    • Springer Verlag
  • Diese Firmen waren schon häufiger auf der BuFaTa vertreten und sind Kandidaten für längerfristige Kooperationen
    • Rhode und Schwarz
    • Bosch
    • Siemens
    • STIHL
• Diese Firmen sollten zunächst kontaktiert werden, um die Absprachen einzuhalten bzw. um eine Art Sponsorengrundlage zu haben
• Generalsekretariat wird die Kontakte der Hauptorga von Ilmenau und Berlin an die Sponsoren weiterleiten

• Höhe BMBF Förderung
  • Austausch über die bisherige Förderung der Tagung durch den BMBF
• Alkoholkonsum
  • Alk. Getränke frei rausgeben oder gegen günstiges Geld verkaufen?
    • Möglicherweise bei BuFaTa ET-Kultur irrelevant, die
    • Am Ende Entscheidung der ausrichtenden Fachschaft
    • ggf. deckeln, nicht alles an einem Abend rausgeben