Ablauf einer BuFaTa

Hier steht beispielhaft der Organisationsablauf einer BuFaTa. Diese Seite soll eine einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen. Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt. Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert. Diese Seite basiert auf einem Protokoll eines Arbeitskreises zur Organisation der BuFaTa 2015 in Aachen.

Zielgruppe dieses Artikels sind folgende Organe

• Generalsekretariat
• Ausrichtende FS
• FSen, die eine Tagung ausrichten wollen
• Mitglieder KA, TA, Sponsoring-Ausschuss

• TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende…)
• Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)
• Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte
• BMBF-ANTRAG: Die Anträge für die Förderung des BMBF erfolgt immer für zwei Tagungen, die Frist zur Einreichung der Anträge ist mit dem BuFaTa e.V. zu koordinieren
• UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich.
• SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.
  • Absprache mit Sponsoring-Ausschuss
• Erste RAUMPLANUNG (grob)
• TEILNEHMERBEITRÄGE Zahlungsmethode und Maximalbetrag festlegen

• SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,…
  • auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute
• RAUMPLANUNG konkretisieren
• PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, …
• ÖPNV: ggf. Anfrage für Tagungstickets
• EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen
• EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, …), Workshops, …
• THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung
• WERBUNG bei Fachschaften
• KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen
• DESIGN: Tagungslogo und ggf. T-Shirt oder ähnliches entwerfen (lassen)
• ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden

• PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)
• ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)
• HELFER organisieren und vorläufigen Plan anlegen
• VERPFLEGUNG organisieren (Budget/Helfer)
• ANMELDUNG: Deadline festlegen und kommunizieren
• ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular)

* ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, „ewiges Frühstück“, etc.

• TEILNEHMERBEITRÄGE final festlegen
• INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, Telegramm-Gruppe, …
• HELFER koordinieren / endgültigen Helferplan anlegen und verteilen
• TRANSPORT / Transfer von Dingen
• Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)
• WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen durch KA

• KRITIK
• FINANZABSCHLUSS (BMBF, …)
• SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, …)
• KA Vorlagen, ergänzende Arbeit

• bestenfalls 2-4 Personen
• Klare Aufgabenbereiche
• Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, Projektmanagement-Tools…
• Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)
• Mitnahme der eigenen FS

• Teilnehmerausweis: Teilnehmername, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname, Zeitplan auf Rückseite

*–> kompaktes Format, da er offen zu tragen ist!

• TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt

*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar *pro Teilnehmer Abfragen, ob gedrucktes Tagungsheft verlangt wird * moderne Kommunikationsmittel * Verteiler TN / Kontaktpersonen * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen, Wegweiser einrichten

• z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.

Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung

• digitale Umfrage
  • Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?

• Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften (KA)
• Vorlagen

BMBF Antrag
Themenausschussitzungen
Anmeldeformular

AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis

• Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen.
• Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden.

• Formularschrank des BMBF zu AZA
• Download easyAZA
• Wiki Seite der Zapf

• Die offizielle Einladung erfolgt per Mail

1. Verweis auf Anmeldung und Wiki
2. Hinweise zu den Tagungskosten
3. E-Mail einen Monat vor der BuFaTa als Erinnerung
4. E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa
   • in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline
   • evtl. mit Hinweis auf Packliste

• erfolgt über das Anmeldeformular
• Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-„Ausweisen“
• Anmeldung zeitnah vor der Tagung schließen um finale Teilnehmer einzufrieren
• zu Beachten: Es sollte vor der Tagung nur noch mit der aktuellsten Version der Liste gearbeitet werden

• Mail an Alumni (bufata-alumni@bufata-et.de)
• Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell?
• BuFaTa-Wiki aktuell?

• Brückentag für langes Wochenende suchen

• Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung)
• gemeinsame Absprache zwischen TA (Inhalte) und austragender FS (Räume, Zeiten)
• alle AKs sammeln und vorstellen
• gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich
• Organisation der AK-Themen durch den TA

• Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren
• Stadtführung
• Abendprogramm