How To Orga
BuFaTa SoSe2014 in Berlin
Anwesend:
Julian Käuser, TU Darmstadt
Lukas Lischke, TU München
Magda, TU Berlin
Stefan A., OTH Regensburg
Robert Niebsch, Förderverein, Alumni TU Dresden
Lea Huber, OTH Regensburg
Jan Latzko, TU Darmstadt
Maria, RWTH Aachen
Dominik, Hochschule Karlsruhe
Daniel, HS Karlsruhe
Leitung des AK: Magda, TU Berlin
Protokoll: Lukas Lischke, TU München
Einführung
Der AK zielt auf die Vereinfachung der Ausrichtung der BuFaTa für die Ausrichtende Fachschaft ab.
Hierzu sollen Informationen und Erfahrungswerte als Anhaltspunkt festgehalten werden.
Die Anregung zum AK kam von der nächsten Aurichtenden Fachschaft im Wintersemester, der TU Darmstadt.
Am Ende des AK's soll ein Zeitplan mit ToDo's stehen.
Zuständigkeiten von Ausrichtende Fachschaft, KA, Sekretär und Förderverein
Timeline
Grafisches Chart
| Datum | Ausrichtende Fachschaft | KA | Sekretär | Förderverein | |
| 1 1/2 Jahre vorher (SoSe), 1 Jahr vorher (WiSe) | machen wir es? wieviel Geld brauchen wir grob wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen | | | | |
| 1 Jahr vorher (SoSe), 1/2 Jahr vorher (WiSe) | machen wir! Sponsorensuche beginnen mit grobem Finanzbedarf; Räume und Flächen beantragen / über Verfahren informieren; generelle Essensplanung machen → Finanzen; Wiki Artikel vorbereiten | | | | |
| zum 30.05. | BuFaTa Verein mitteilen: wieviel Geld brauchen wir wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen | | | | |
| 30.5. | | | | BMBF Antrag mit Kenntnis der nächsten 2 Ausrichtenden Fachschaften + grober Finanzbedarf und wofür; Förderrichtlinien der ausrichtenden FS zuschicken | |
| 7 Monate vorher | Essen Kochen und Köche organisieren | | | | |
| kurz vor Ausrichtung | Helfer organisieren | | | | |
| 3-9 Monate vorher | | save the Date E-Mail | | | |
| 10 Wochen vorher | | BuFaTa Thematik? Arbeitskreisthemen vorbereiten und im Wiki vorbereiten | | | |
| 8 Wochen voher | Flyer und sonstige Infos zur Einladung an Sekretär schicken | | | | |
| 6 Wochen vorher | | | Einladungen verschicken | | |
BMBF
An- und Abreisetag zählt als ein Tag im Sinne der Förderung
BMBF fördert i.A. drei Hauptunkte: TN-Fahrtkosten, Verpflegung, TN-Ausstattung.
BMBF fördert je Topf maximal 80 %, d.h. weitere 20 % müssen als „Drittmittel“ eingeworben werden (Sponsoring,
AStA, Uni etc.)
Erfahrungswerte
(Teilnehmerbeiträge, Getränkemenge, Essensbedarf, Budgetbedarf, …)
VA-Haftpflicht: Häufig bereits „automatisch“ über Uni versichert, ggfs. über AStA, teils recht günstig machbar
Allgemein / Best practices
Zusätzlich zu den TN-badges mit Terminplan ein booklet/flyer mit Ablauf, Raumplanung, Raumverteilung
Toll: Frühstück, zentraler Anlaufpunkt für Kaffee etc., nach Möglichkeit mit kurzen Wegen oder Verteilungsorganisation
Kurze Wege zur Übernachtungsstätte
Ein Abend gemeinsam um Leute zusammen zu halten, danach ggfs. verteilen lassen
Letzter Abend nochmal gemeinsam
Alkoholverbot/-rationalisierung in Plena nach Ankündigung, Verweis auf Pause
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Dresden:
Organisationsaufwand minimal inhaltlich ein Betreuer dauerhaft vor Ort,
Orga-backend Helfer je nach betriebenem Aufwand, ca. 2-3 Leute schichtweise (Räume versorgen etc.)
Kochen: je ca. 20 TN ein Kochhelfer für einfache Gerichte (Chili, Pasta+Tomaten etc.)
Verpflegung: vgl. alte Kalkulation für Mengeneinschätzung dreier Mahlzeiten; Mensa durchaus vernünftig
Finanzen zwei Leute (vier-Augen-Prinzip), Einschätzung Luxusbedarf, Einschätzung externe Faktoren (Unterkunft, essen extern?); Grillen extrem günstig (vgl. alte Kalkulation ct/TN); Finanzplanung „rückwärts“ (Vorstellung von Vorstellung, dann Abstriche, insb. ÖPNV und Essen als TN-Beiträge)
Staffelung der TN-Beiträge (Zwei FSler günstig (~20 € für zwei volle Tage, 35 € für vier volle Tage), dann mehr)
Mindestens vier
AK-Slots, mindestens 90 min je
AKUniverwaltung kann im Vorfeld erheblichen Aufwand erfordern
Rahmenprogramm z.B. Stadtführung ad hoc
Betreute Abendgestaltung ein Abend empfehlenswert (z.B. nach Stadtrallye)
Idealwahrnehmung Dresden: Tagungsort ist Nächtigungsort, aber Warnung vor regelmäßigem Umräumen (z.B. aus Hörsäälen) → nervig
In Dresden gab es eine minimal versorgte
BuFaTa ohne Sponsoring
Wunschtraum Protokollführung/Betreuung seitens
FS für jeden
AK (heute durch große Prallelität von
AKs fraglich)
Berlin:
Anmeldedaten
Inhalt des Anmeldeformulars:
Name, Geburtsdatum, Emailaddresse, Telefonnummer (mindestens von einem Mitglied der Fachschaft)
Statusabfrage Student oder Alumini
Arbeitskreisthema mit spezifischer Frage der Fachschaft z.B. nicht nur Akkreditierung sondern was wollen wir genauer Wissen oder was wollen wir erreichen
- Klären ob es eingegliedert werden kann in einer der 4 Kategorien (Arbeitskreis/Brainstorming/Austausch/Proleme)
Rückmeldung zum Anmeldeformular:
Kosten und Überweisungszweck zur besseren Übersicht
Link zur
BuFaTa-Seite zum vorab informieren
Letzte Informationsmail an alle Teilnehmer eine Woche vor der Bufata.
Inhalt der Mail:
Anschriftsdaten von Hostel, Uni,..
Parkplatzmöglichkeiten
Telefonnummern der
BuFaTa-Orga
Feedback der Teilnehmerzahl, kurzfristige Absage vor Anreisetag
Packliste was wird gebraucht im Hostel (Bettwäsche, Handtücher,…),
AKs (Laptops zum schreiben von Wikieinträge und Pads)
Infos über die Stadt z.B. Fahrplanapps mit Link
Ende
Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig, der Wikieintrag muss noch nachbearbeitet werden