BuFaTa Orga 2015 Aachen

BuFaTa SoSe 2015 in Aachen
Anwesend: Lukas L. (TU München), Robert N. (e.V.), Tobias B. (HS Emden/Leer), Andre H. (HS Emden/Leer), Fabian Z. (TU Wien), Leon G. (TU Ilmenau), Anne K. (HS Emden/Leer), Ramon H. (VDE Jung Net), Lilli W. (OTH Regensburg), Stefan P. (OTH Regensburg)
Leitung des AK: Nils B. (RWTH Aachen)
Protokoll: Robern N., Ramon H., Lilli W. Anne K., Lukas L., Leon G.

Der Arbeitskreis soll eine professionellere, einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen. Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt. Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert. Der Arbeitskreis wurde von der RWTH Aachen ins Leben gerufen.

• TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende…)
• Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)
• Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte
• BMBF-ANTRAG: Ende Mai müssen die Anträge für die Förderung des BMBF fertig sein. Daher muss bis dahin die Kalkulation für die nächsten beiden BuFaTas stehen.
• UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich (in Aachen 25%).
• SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.
• Erste RAUMPLANUNG (grob)
• SCHWERPUNKT festlegen

• SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,…
  • auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute
• RAUMPLANUNG konkretisieren
• PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, …
• ÖPNV: Anfrage für Tagungstickets o. Ä. (Bspe.: 80 Cent pro Tag und TN in Aachen, 3-5€ in Dresden und Berlin)
• EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen
• EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, …), Workshops, …
• THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung
• WERBUNG bei Fachschaften (z.B. Facebook-Veranstaltung)
• KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen
• ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden

• PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)
• ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)
• HELFERPLAN
• VERPFLEGUNG (Budget/Helfer)
• ANMELDUNG: Deadline
• ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular)

• ANREISE abfragen (in Anmeldeformular / Bestätigungsabfrage)
  • Ansprechpartner organisieren (Verteiler einrichten)
  • Mitfahrgelegenheiten nutzen
• ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, etc. („Das ewige Früh stück!“ aus Hamburg)
• INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, WhatsApp-Gruppe, BuFaTa-App, …
• HELFER organisieren und koordinieren
• TRANSPORT / Transfer von Dingen
• Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)
• WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen

• KRITIK
• FINANZABSCHLUSS (BMBF, …)
• SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, …)
• ORGA-AUSSCHUSS (Vorlagen, ergänzende Arbeit)

• 2-4 Personen
• Klare Aufgabenbereiche
• Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, …
• Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)
• Mitnahme der eigenen FS

• Teilnehmerausweis: Name, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF Satz, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname

*–> kompaktes Format!

• TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt

*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar * moderne Kommunikationsmittel * Verteiler TN / Kontaktpersonen * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen

• z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.

Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung

• Umfrage - idealerweise auf BuFaTa ET Homepage (oder App)
  • Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?
  • Evtl. wie Evaluationsbögen (autom. Einlesen)

* „Marktplatz-Kritik“ ( z.B. Stellwand in zentralem Tagungsort)

• SPONSORENNACHWEISE
  • NILS schreibt, was die Firmen wollten
  • ANNE stellt eigenes Package ins Wiki
  • ROY soll auch seine drei Packages (gestaffelt) mit ins Wiki stellen
• Zwei Gängige Varianten:
  • NILS erklärt das nochmal hier im Wiki :D
• NILS stellt Liste von Aachen ins Wiki, wie man Werbung machen kann
• Getränkesponsoring mit in die Liste aufnehmen

• Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften
• Vorlagen

BMBF Antrag
Kalkulationen
Themenausschussitzungen
Sponsoringanschreiben
Anmeldeformular
Einladungsvorlage
Flyer
Zeitplan
Teilnehmerheft
Teilnehmerausweis
Teilnahmebestätigung
Teilnehmerrechnung
Feedbackaufbau
Marktplatz-Konzept/zentraler Tagungsort
ToDo-Listen Struktur
Stimmkarten

In geschützten Bereich schieben.

Alphabethisch sortierte Liste (in geschützten Bereich schieben):

Beginn: 13:00 Uhr
Ende: 16:00 Uhr
*Der AK sollte auf weiteren Tagungen weiter behandelt und optimiert werden. Besonders die Wikiprotokolle müssen zusammengefasst werden.

Personen die sich dafür interessieren/es in der Fachschaft behandelt wird:

• Generalsekretär
• ausrichtende FS
• FSen, die eine Tagung ausrichten wollen

Wer kann sich vorstellen auf der nächsten BuFaTa den AK zu leiten?

• Hauptverantwortlicher der ausrichtenden BuFaTa(?)

Im Rahmen des Meta-AK wurden weitere Orgarelevante Themen gefunden:

• Firmenführungen und Workshops am Anfang der Tagung ist gut, da so Teilnehmer die später Anreisen nur den persönlich nützlichen Teil verpassen, aber nicht den eigentlichen Sinn der Tagung, die beschlussführenden Plena und Arbeitskreise.
• Anfangsplenum um 16 Uhr ist für die weit anreisenden Fachschaften etwas früh.