BuFaTa Alumni

96. BuFaTa an der TU Ilmenau
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
31.05.2025	10:00	12:00	Richard / Sebastian	alle

Anwesende: Sebastian (FH Dortmund Alumnus), Niklas (KIT Alumnus),JP (KIT Alumni), Leon (TUM), Pascal (TUM), Jakob Schaarschmidt (HS München), Fabian Brenneisen (HS München), Helge Weiß (HS München), David Liebscher (KIT), Marco Hörter (KIT), Maja (HAW Hamburg), JP (HAW Hamburg), Tobi (HAW Hamburg), Ella (HAW Hamburg), Erhard (Uni Paderborn), Großmeister Richard (TU Darmstadt Alumnus), Dustin (TU Ilemnau), Leo (HAW Hamburg), Natascha (HS Mannheim Alumna) Es sind 21 Personen anwesend.

Einführung

Im Zwischenplenum der 96. BuFaTa in Ilmenau kam der Wunsch auf, einen Arbeitskreis zur Organisation einer BuFaTa abzuhalten. Da Die Alumni größtenteils schon Tagungen organisiert haben soll dies im Rahmen des Alumni AKs bearbeitet werden.

Inhaltlich wird von dem AK folgendes erwartet.

Ausarbeitung Leitfaden mit Priorisierung der Aufgaben

Was gibt es zu beachten?

Planung der einzelnen Themen wie Essen, Sponsoring, Anmeldungen…

Wie schreibe ich einen Zeitplan?

Was muss überhaupt alles erledigt werden?

Tipps für alle Zwecke

Unter How to Orga werden bereits die wichtigsten Punkte gesammelt. Die einzelnen Punkte sollen reviewed und ggf. aktualisiert werden.

Orientierung an den Plänen der vorherigen Tagungen ist immer sinnvoll

Finanzen

Man kann nie genug Geld haben!

Förderung

Das BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung) existiert in der bisherigen Form nicht mehr, ist jetzt das BMFTR (Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt). Die Anträge werden weiterhin vom DLR (Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt) verwaltet. Durch die politische Situation kann es sein, dass eine Förderung in Zukunft ausbleibt. Es ist davon auszugehen, dass sich an der Antragstellung zunächst nichts ändern wird. Zu beachten ist außerdem, dass verschiedene Angebote eingeholt werden müssen. Ab welcher Summe ist nicht ganz sicher. Fördermittel sind über die BuFaTa e.V. beantragt. Wird ein FSR für die Abrechnung benutzt muss eine Rechnungstellung inkl. aller Belege an den Förderverein erfolgen. Die Geldmittel stehen dabei in der Regel kurz vor der Tagung zur Verfügung. Für die Rechnungsangelegenheiten ist der Finanzer des Vereins zuständig. Unter Umständen kann es zu zeitlichen Verzögerungen von einigen Tagen kommen.

Sponsoring

Entweder man hat als Fachschaft bereits Sponsoren, die einen dafür auch unterstützen.

Alternative ist der Sponsoringausschuss der BuFaTa

Gibt Vorlagen zum Anwerben

Auch Strategien

Vorgefertigte Pakete (Was bekommt ein Sponsor für welches Geld?)

In der Vergangenheit gab es regelmäßiges Sponsoring von verschiedenen Firmen

Infineon

Rohde und Schwarz

Schneider Electric

Wacker

Springer

Stihl

Würth

Es können auch Brauereien für Bier-Sponsorings angefragt werden. Diese sind oft bereit dafür

Paulaner

Umgang mit Geldmitteln

Es bietet sich an größere Investitionen zu machen, die man dann weiter im Fachschaftsinventar verwenden kann

Priorisierung

Finanzen sind essentielles Thema über die gesamte Planungsphase

Teilnehmerbeiträge können dynamisch an finanzielle Lage angepasst werden

Verpflegung und Unterkunft

Bestimmen maßgeblich die Finanzierung

Abfrage aus dem Anmeldetool sollte berücksichtigt werden

insbesondere Allergien sollten ernst genommen werden

alle sollten genug zu essen haben (vegan, vegetarisch, Fleisch / Fisch, etc.)

Überprüfen, ob ÖPNV-Ticket für Teilnehmer notwendig ist

Auch Helfer müssen essen!

Anmeldung

Raumabfragen für Schlafplatz-Präferenzen nur wenn dies sinvoll ist (z.B. bei Hostel)

Anmeldung am besten zum Ende der vorherigen Bufata

mehrere Leute über Anmeldung drüberschauen lassen

Eine Liste der Dinge die in der Anmeldung abgefragt werden sollen findet sich in How to Orga

Es kann abgefragt werden, ob ein Deutschland-Ticket vorhanden ist

Rahmenprogramm

Zeitplan muss beim Förderantrag vorliegen, Orientierung an vorherigen Tagungen sinnvoll

Räume für Seminare (AKs, Workshops, etc.) müssen geplant und eingeteilt werden

Themenausschuss arbeitet Inhalte aus, Orga muss Infrastruktur bereitstellen

Brauchen die Teilnehmer ein (Deutschland-)Ticket?

Helfer auf der Tagung

Sucht Helfer (es gibt realistisch gesehen nie genug von denen!)

Abhängig z.B. von Unterbringung, Verpflegung

Helfen kann jeder! (Familie, Freunde, Feinde…)

Auch die Spaßveranstaltungen brauchen ggf. Helfer!

Auch Helfer müssen essen! (so wichtig, muss 2x im Protokoll stehen)

Organisationsstruktur

Wer ist veranwortlich für was?

Einzelne Person als Hauptverantwortlicher kann problematisch sein (auch Orga muss schlafen)

Orga-Team aus 2-3 Personen ist empfehlenswert

Printmedien

Tagungsheft wird vom BMBF gefordert, entweder digital oder ausgedruckt

Banner, T-Shirts und Printmedien müssen rechtzeitig bestellt werden

Ggf. Ersatzdokument für ÖPNV-Tickets (falls vorhanden)

Was gehört da dazu

Umhängebänder für Tagungsausweis und Armbänder etc…

Priorisierung der Aufgaben

Finanzierung

Unterkunft/Räumlichkeiten und Verpflegung

Themen durch die Teilnehmer und den Themenausschuss

Kulturelles Rahmenprogramm (Stadtrallye, Workshops, …)

Ende

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig. Es sollte öfter auf das How to Orga / Wiki verwiesen werden und dieses ggf. regelmäßig überarbeitet werden. Dieses Protokoll kann ebenfalls als Leitfaden verwendet werden.