Amtsübergabe

95. BuFaTa Kiel 2024
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
01.11.2024	11:00	13:00	Lotte Benckert (HS Bremen)	Alle

Anwesende: Tom Wiese(TU Dresden), Franz Arnold (TU Dresden), Lotte Benckert (HS Bremen), Lorenz Borgmann (FH Dortmund), Raphael (KIT), David (Stuttgart), Sascha (Stuttgart), Tobi (Stuttgart), Rouven (HS Koblenz), Maximilian Vogel (TH Nürnberg)

Kleine Vorstellungsrunde

HS Bremen

Lotte seit erstem/zweitem Semester Vorsitz, gab vorher keine Fachschaft also auch keine Amtsübergabe

Jetzt im 7. Semester also potentiell bald nicht mehr da –> wahrscheinlich Amtsübergabe

HS Koblenz

Rouven seit dem zweitem Semester in dem Fachschaftsrat, seit 2 Wochen Vorsitz. Keine Übergabe vom Vorsitz stattgefunden, jede Menge Informationen von „Langzeit“ Mitgliedern. Seit 1 Jahr Vorsitz vom ZeFaR.

TU Dresden

Franz seit dem ersten Semester im Fachschaftsrat als stellvertretender Finanzer

wird voraussichtlich den Posten des Hauptfinanzers übernehmen

Tom 1. Semester

wird in den FSR in der nächsten Legislatur gehen

FH Dortmund

Lorenz seit 2. Semester im Vorstand

verschiedene Positionen bereits gehabt

seit 3 Jahren Kassenwart

Amtsübergaben in der Vergangenheit nicht wirklich stattgefunden

Es stehen zur nächsten Legislatur einige Übergaben an da Mitglieder ausscheiden

Uni Stuttgart

David macht ein bisschen IT

Sascha macht Dinge für IT,

Kontakt zu alten Admins

Themen sind Teilweise von sehr ehemaligen Mitgliedern erstellt und dann kamen Probleme

TH Nürnberg

Maxi

hatten gerade erst eine komplette Amtsübergabe. Ausbaufähig

Durchsicht vergangenes Protokoll

Dokumentation als Teil der Einarbeitung als Thema was noch Bedarf hat

Aufschlüsselung der Aufgabenfelder

Einarbeitung generell

Wir teilen Dokumentation und Einarbeitung auf und bearbeiten diese separat in Kleingruppen

Dokumentation

Beispiel als Dokumentation mündlicher Übergabe: https://hackmd.io/@MedicGermany/SJjbF2GdT

Worksheets als How-To

Wiki-Aufbau selber hosten (eigener Server, Hochschulserver) oder extern anmieten

Alternativ in Microsoft Teams/Sharepoint

Planungen der vergangenen Veranstaltungen ablegen

HowTo Dokumentation für Amtsübergabe

Ein zentraler Anlaufpunkt, der auf alles verweist und erklärt wo die Unterlagen und co. liegen (z.B. Fileserver)

„Checkliste“ für Aufgaben (vllt. mit 2 Haken, gezeigt und selber gemacht)

Basierend auf dieser Checkliste die Details ausarbeiten

Muster vorbereiten für z.B. Anträge (oder Link auf vorherige Beispiele), dafür schauen das die alten Beispiele auch gesammelt werden

Infos/Daten aktuell halten

externe über den Leitfaden schauen lassen und diesen ausprobieren

Priorisierung? Es wird nicht die ideale Dokumentation existieren, was soll priorisiert werden?

Nicht nur was, sondern auch wieso (und was hat nicht funktioniert)

Wie wird sichergestellt das Dokumentation existiert/aktuell gehalten wird?

Beispiel aus KIT: IT-Infra wird erst „produktiv“ verwendet, wenn dazu passende Dokumentation existiert

Bei „mündlichen“ Erklären bei der Übergabe gleich niederschreiben falls es nicht existiert

Simulierte Amtsübergabe um sicherzustellen das es basierend auf Doku funktioniert

Einarbeitung

Uni Stuttgart

führen langsam heran (keine Führungs-/Stellvertreterposition)

„HowTo's“ im Wiki

learning by doing

HS Bremen

kleine Präsentationen zu Beginn der Sitzung um neue Mitglieder an diverse Aufgaben heranzuführen („How-To“)

Optimalerweise vorher schon PDF ausgearbeitet haben

TH Nürnberg

Wiki

Leitfaden Ideale Übergabe

Neue Studis sind erstmal ohne Amtsverpflichtung in der Fachschaft und lernen erst mal die Fachschaft kennen

Fachschaftler können neue Studis kennenlernen; Potential und Verantwortungsbewustsein können angeschaut werden

Kleine Aufgaben sollten bei Interesse verteilt werden; Ohne Einbindung kann Motivation neuer Studis abnehmen

Offen über Verantwortung der Ämter sprechen

Bei nächster anstehender Wahl/Vorsitz/Finanzer Bildung auf potentielle Studis zugehen, Doppelbesetzung: Neue mit Erfahrenen arbeiten

persönliches Gespräch mit der Person führen um Interesse und Motivation zu prüfen

Bei Interesse neue Fachschaftler als Stellvertretung in das Amt nehmen

Neue Fachschaftler sind als Stellvertretung im Amt

Bei Interesse: Übergabegespräch

Danach: Learning by doing

Passiv viele Infos aufnehmen, da gleichzeitig mit zweiter Person im Amt

Im Laufe der Amtszeit mehr Aufgaben und Verantwortung übernehmen/übergeben

Ziel dieser Phase ist, dass Stellvertreter/in eigenständig agieren könnte

Neue Fachschaftler können/sollten nun das Amt als erste Person (nicht Stellvertretung) übernehmen

Nach Einarbeitung sollten die Ehemaligen (falls diese das Amt abgegeben haben) noch erreichbar bleiben bzw noch in der Fachschaft sein

Das Amt sollte mit genug Zeitpuffer übergeben werden um dies möglich zu machen!

Ende

Beginn: 11:00 Uhr
Ende: 13:00 Uhr
Der AK ist fertig, man kann bei Bedarf allerdings einen weiteren Termin über die Erfahrungen machen und ob Verbesserungen umgesetzt werden konnten.