AK Protokoll: Amtsübergabe

BuFaTa SoSe23 Ulm
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
20.05.2023	08:40	10:55	Leon (TU Dortmund)	alle

Teilnehmende

Anwesende: Johannes Auer (TUM), Yannick (RWTH Aachen), Daniel (TU Ilmenau), Leon (TU Dortmund), Linda (OTH Regensburg), Christian (OTH Regensburg), Björn (TH Köln)

Einführungsvideo

„Leading your team“ - US Außenministerin Condoleezza Greis (unter George Bush)

main take aways

Leaders have …

(command respect)

(integrity)

a vision

ability to manage (there are leaders and managers)

know your organization

the ability to recoginze leaders

a good leader doesnt gossip (?)

Question to ask yourself: What about me is getting in the way of my succesful leadership?

e.g. having a sharp tongue → problem: nobody wants to face your sharp tone/ speak up

Learning to delegate

Question to ask yourself:

Am I a Micromanager1) you feel that you have to know everything ?

Am I not delegating, because its the person that I dont trust?

Trust

People want to trust you

Care about people

Putting your team first

you can send very small messages

recognice if somebody ist disrespectful

Dealing with dissent

be honest to your team, why you will go in another direction → clear communication

let people recognize that they have impact on why your are thinking this/ that

mistakes in leadership

Thema 1: Hilfreiches bei einer Amtsübergabe

Person anwerben

rechtzeitig drandenken

aktiv nach Nachfolgern Ausschau halten

darauf achten, wer Potential hat

klar kommunizieren, was das Amt (wirklich) mit sich bringt (Zeitaufwand, Aufgaben, …)

sich außerhalb für Nachfolger interessieren

Was für Hobbies hast du noch? (Übernimmt sich die Person selbst?)

Sich bewusst sein, dass man auch für den Nachfolger ne „Verantwortung“ hat abzuschätzen ob der Zeit-Amount einhaltbar ist.

Nachhaltigkeit (wie lange plant/kann die Nachfolge bleiben?)

Stärken eines heterogenen Fachschaftsrat

Altfachschaftler („Langzeitstudis“) verfolgen HoPo Themen schon länger und wissen wie Profs ticken, bzw. was in der Vergangenheit besprochen wurde

Neue Leute mit „Drive“ managen den FSR und können Zielstrebig Projekte planen

Helfende Hände braucht man ebenso

Wo kommen Leute her die Dinge übernehmen und wie kommuniziert man den Bedarf?

persönliches Gespräch mit bekannten Menschen

am besten außerhalb von Sitzung/im privaten Kreis

möglichst vielschichtig versuchen Personen abzuholen

positive Einstellung vermitteln (nicht „nur“ schlecht über das Amt reden)

Personen einarbeiten

Einarbeitung ist über einen Posten stellvertretende Leitung möglich (aktive Einarbeitung über einen gewissen Zeitraum)

Bedeutung der Kommunikation

Nachfolge bereits einbinden, Verantwortungen übertragen

„probiers gerne erstmal selbst“

Zeit nehmen für die Übergabe

Nachfolger auf Augenhöhe begegnen

Tipps dürfen auch abgelehnt werden

Raum für Fehler lassen

Vertrauen vermitteln

Wie kann man danach erreichbar/ hilfreich sein?

komplett weg

kann nicht los lassen

Schatteneminenz

Mittelweg

klar machen, wer Verantwortung trägt

Mut stärken veraltete Strukturen zu überdenken

motivierende Reihenfolge wählen, wie man Aufgaben vorstellt/ erklärt

Teambuilding Maßnahmen (Kartfahren, …) sind sehr hilfreich

Comfort-Zone: FSR Leute stellen sich gerne in ihrem Kreis zusammen und gehen weniger auf die neuen zu

E-Technik und Socialising als konkrete Herausforderung

Dokumentation der Aufgaben

Dokumentation (Wiki etc.)

eine Person, die Leute daran erinnert schadet nicht

Bedeutung der Kommunikation

gewollt sein, Kanäle offenzulegen (z.B. Mailverkehr, Messenger-Gruppen…)

Mailpostfächer (oder organisierte Listen)

klare Absprachen, dass Kommunikation über diese Postfächer/Listen zu erfolgen hat

idealer Weise gekoppelt mit Wiki / Clouddiensten

Transparente Regelung zur Abgabe von digitalen Zugangsberechtigungen

Zyklen, wie oft Passwörter geändert werden festlegen

Aufnahme von neuen Mitgliedern in die digitalen Dienste nach einer Reglung vs. nach erarbeiteten Vertrauen

Altvorsitz als eigener Posten

Aufräumen der digitalen Datenhinterlassenschaften

Beraten des neuen Vorstands, am besten im kleinen Kreis

Kommunikation zwischen alter und neuer Leitung in extra Gruppe

Mögliche Probleme/Dauerbrenner mit der Fakultät/Universität/Profs aktiv kommunizieren

Hive-Mind vs. Projektmangement (z.B. Trello)

Linz: öffentliches Dashboard, alle Studis können sehen, an welchen Projekten die Fachschaft gerade arbeitet

Ende

Beginn: 8:40 Uhr
Ende: 10:55 Uhr
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden