Amtsübergabe BuFaTa Ausschüsse

^ 97. BuFaTa an der HAW Hamburg ^^^^^

Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
31.10.2025	14:30	16:05	Meister Richard (TU Darmstadt Alumnus)	alle

Anwesende: Meister Richard (TU Darmstadt Alumnus), Meister Dominik (TH Mannheim Alumnus), Meisterin Natascha (TH Mannheim Alumna), Dustin (TU Ilmenau), Annerieke (TU Ilmenau), Lotte (HS Bremen), Schatz Seb (FH Dormtund Alumnus), Pascal (TUM), Daniel (HS Koblenz),

TOP 1

Vorstellung der existierenden Ausschüsse.

Awareness

IT

Satzung

Zukunftsstrategie

Generalsekretariat

Koordinierung

Sponsoring

Themen

HoPo

PR

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben sehr wichtig?

Sponsoring Ausschuss

Themenauschuss

Generalsekretariat

IT-Auschuss

Awareness

Orga Übergabe

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben wichtig?

PR Auschuss

Für welche Ausschüsse wäre die Amtsübergabe wünschenswert?

Zukunftstrategie

Koordinierungsauschuss

Eine gute Dokumentation der bisherigen Ausschussarbeiten macht die Übergabe einfacher!

Wie läuft die ideale Amtsübergabe ab?

Ein Auschussmitglied ist (mindestens) einmal „normales“ Mitglied im Auschuss und übernimmt anschließend die Leitung

Die alte und die neue Leitung sollten sich absprechen und das Amt übergeben (Checkliste durchgehen).

Idealerweise (und auschussabhängig) nimmt die alte Leitung an der ersten Sitzung des neuen Auschusses teil

Worauf muss man bei der Übergabe jedes Auschusses achten?

Liste an Projekten/Offenen Punkten übergeben

Übergabe der Passwörter

Übergabe von Hardware / Material

(Ist der Leitung klar, was die Verantwortungen der Leitung sind?)

(Ist jedem Mitglied klar, was die Aufgaben des Auschusses sind?)

Einweisung in die Cloud/Git (wo Materialien zu finden)

Jedes neue Mitglied muss alle notwendigen Berechtigungen bekommen

Was ist spezifisch für die einzelnen Auschüsse wichtig?

Awareness

IT (nicht anwesend)

Satzung (Bedarfsausschuss, derzeit nicht existent)

Zukunftsstrategie

Generalsekretariat

Koordinierung

Sponsoring

Themen

Hopo

Checkliste

Erster Entwurf für die Checklisten der einzelnen Auschüsse.

* Awareness:

Liste mit Vorfällen der letzten Tagung

Übergabe des Handys

* Generalsekretariat:

Admin im Anmeldetool übergeben

Eigene Mailadresse in BuFaTa Mailingserver anlegen

BuFaTa Struktur (Auschüsse und Verantwortlichkeiten) erklären

Externe Partner (VDE, Fakultätentag, CHE, …) vorstellen

(Openslides Berechtigungen & Einführung)

Übergabetreffen altes Generalsekreteriat, GeneralsekretärIn & neues Generalsekretariat

Einführung in BMBTR Antragstellung

Ansprechpartner im Verein vorstellen

* GeneralsekretärIn:

wie Generalsekretariat und zusätzlich noch:

Fachschaftsadressliste Aufgabenbereich übergeben

Maillinglisten aktualisieren

Auschussmitglieder aktualisieren

* Zukunftsstrategie:

Dateien & Projektordner übergeben

Git und Cloud Zugriffsrechte sicherstellen

* Koordinierung:

Kompetenzen und Pflichten des Auschusses vorstellen

Mögliche Aufgaben und Möglichkeiten vorstellen

Einführung in den studentischen Akkreditierungspool

Ablauf der „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erklären (was sollte in welcher Sitzung fertig sein)

* Sponsoring:

Sponsoringliste durchgehen

Aktualisierung der Sponsoringliste

Sponsoring Pakete der letzten Tagungen durchgehen

Potentielle Dauersponsoringverträge anschauen und/oder übernehmen

* Themen:

Einführung in die Arbeit des Themenauschusses

Was sind die verschiedenen AKs?

Was ist ein förderfähiger AK?

Kann jeder im Wiki arbeiten? AK Seiten anlegen

Welche Wiki Seiten müssen aktuell gehalten werden?

AK Liste/Konzept durchgehen, allen Zugang dazu schaffen

Zeitplan „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erstellen

Was von letzter/nächster Orga eingeholt werden muss:

Evaluationen AKs letzter BuFaTa

Zeitplan der nächsten BuFaTa

Anzahl AK Räume nächster BuFaTa & welche Räume

* Hopo:

Einführung Arbeit des Ausschusses

Overleaf übergeben

Aktuelle Projekte/Stellungnahmen übergeben

Stellungname-Seite Pflegen (Wichtig)

Wiki Berechtigungen überprüfungen

* PR:

Passwörter für Insta

Einführung ins Corporate-Design

* wenn es neue Ausschüsse gibt Allgemein:

Unterordner in Cloud mit korrektem Zugriffsrechten erstellen

ggf. Git Projekt anlegen falls der Ausschuss dies erfordert

Ende

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 16:05 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf der nächsten Tagung weiterbearbeitet werden. Der Inhalt sollte in einen echten Leitfaden gegossen werden.