Amtsübergabe BuFaTa Ausschüsse

^ 97. BuFaTa an der HAW Hamburg ^^^^^

Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
31.10.2025	14:30	16:05	Meister Richard (TU Darmstadt Alumnus)	alle

Anwesende: Meister Richard (TU Darmstadt Alumnus), Meister Dominik (TH Mannheim Alumnus), Meisterin Natascha (TH Mannheim Alumna), Dustin (TU Ilmenau), Annerieke (TU Ilmenau), Lotte (HS Bremen), Schatz Seb (FH Dormtund Alumnus), Pascal (TUM), Daniel (HS Koblenz),

TOP 1

Vorstellung der existierenden Ausschüsse.

Awareness

IT

Satzung

Zukunftsstrategie

Generalsekretariat

Koordinierung

Sponsoring

Themen

HoPo

PR

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben sehr wichtig?

Sponsoring Ausschuss

Themenausschuss

Generalsekretariat

IT-Ausschuss

Awareness

Orga Übergabe

Für welche Ausschüsse sind die Amtsübergaben wichtig?

PR Ausschuss

Für welche Ausschüsse wäre die Amtsübergabe wünschenswert?

Zukunftsstrategie

Koordinierungsausschuss

Eine gute Dokumentation der bisherigen Ausschussarbeiten macht die Übergabe einfacher!

Wie läuft die ideale Amtsübergabe ab?

Ein Ausschussmitglied ist (mindestens) einmal „normales“ Mitglied im Ausschuss und übernimmt anschließend die Leitung

Die alte und die neue Leitung sollten sich absprechen und das Amt übergeben (Checkliste durchgehen).

Idealerweise (und ausschussabhängig) nimmt die alte Leitung an der ersten Sitzung des neuen Ausschusses teil

Worauf muss man bei der Übergabe jedes Ausschusses achten?

Liste an Projekten/Offenen Punkten übergeben

Übergabe der Passwörter

Übergabe von Hardware / Material

(Ist der Leitung klar, was die Verantwortungen der Leitung sind?)

(Ist jedem Mitglied klar, was die Aufgaben des Ausschusses sind?)

Einweisung in die Cloud/Git (wo Materialien zu finden)

Jedes neue Mitglied muss alle notwendigen Berechtigungen bekommen

Was ist spezifisch für die einzelnen Ausschüsse wichtig?

Awareness

IT (nicht anwesend)

Satzung (Bedarfsausschuss, derzeit nicht existent)

Zukunftsstrategie

Generalsekretariat

Koordinierung

Sponsoring

Themen

Hopo

Checkliste

Erster Entwurf für die Checklisten der einzelnen Ausschüsse.

* Awareness:

Liste mit Vorfällen der letzten Tagung(en)

Übergabe des Handys

* Generalsekretariat:

Admin im Anmeldetool übergeben

Eigene Mailadresse in BuFaTa Mailingserver anlegen

BuFaTa Struktur (Ausschüsse und Verantwortlichkeiten) erklären

Externe Partner (VDE, Fakultätentag, CHE, …) vorstellen

(Openslides Berechtigungen & Einführung)

Übergabetreffen altes Generalsekreteriat, GeneralsekretärIn & neues Generalsekretariat

Einführung in BMFTR Antragstellung

Ansprechpartner im Verein vorstellen

* GeneralsekretärIn:

wie Generalsekretariat und zusätzlich noch:

Fachschaftsadressliste Aufgabenbereich übergeben

Maillinglisten aktualisieren

Ausschussmitglieder aktualisieren

* Zukunftsstrategie:

Dateien & Projektordner übergeben

Git und Cloud Zugriffsrechte sicherstellen

* Koordinierung:

Kompetenzen und Pflichten des Ausschusses vorstellen

Mögliche Aufgaben und Möglichkeiten vorstellen

Einführung in den studentischen Akkreditierungspool

Ablauf der „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erklären (was sollte in welcher Sitzung fertig sein)

* Sponsoring:

Sponsoringliste durchgehen

Aktualisierung der Sponsoringliste

Sponsoring Pakete der letzten Tagungen durchgehen

Potentielle Dauersponsoringverträge anschauen und/oder übernehmen

* Themen:

Einführung in die Arbeit des Themenausschusses

Was sind die verschiedenen AKs?

Was ist ein förderfähiger AK?

Kann jeder im Wiki arbeiten? AK Seiten anlegen

Welche Wiki Seiten müssen aktuell gehalten werden?

AK Liste/Konzept durchgehen, allen Zugang dazu schaffen

Zeitplan „zwischen-der-BuFaTa-Zeit“ erstellen

Was von letzter/nächster Orga eingeholt werden muss:

Evaluationen AKs letzter BuFaTa

Zeitplan der nächsten BuFaTa

Anzahl AK Räume nächster BuFaTa & welche Räume

* Hopo:

Einführung Arbeit des Ausschusses

Overleaf übergeben

Aktuelle Projekte/Stellungnahmen übergeben

Stellungname-Seite Pflegen (Wichtig)

Wiki Berechtigungen Überprüfungen

* PR:

Passwörter für Insta

Einführung ins Corporate-Design

* wenn es neue Ausschüsse gibt Allgemein:

Unterordner in Cloud mit korrektem Zugriffsrechten erstellen

ggf. Git Projekt anlegen falls der Ausschuss dies erfordert

Ende

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 16:05 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf der nächsten Tagung weiterbearbeitet werden. Der Inhalt sollte in einen echten Leitfaden gegossen werden.