Howto Party Orga

Übersicht

Vorüberlegungen

Location / Rechtliche Grundlagen

Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan

Sponsoring, Kostenplan

Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept

Werbung

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Vorüberlegungen

Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich

Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX

Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

Location / Rechtliche Grundlagen

Location

öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten

Diskothek, Studentenclub

Campus(wiese)

Studierendenhaus / Wohnheim

Hörsaal / Fakultät

Mensa

rechtliche Grundlagen

GEMA

Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten…)

Jugendschutz, Alterskontrollen

Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr)

Schanklizenz

Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung

Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan

Orga Team

Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team….

Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein

Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm…

Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung…

Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht

Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen…

Zeitplan

Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag…

Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein

Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)

Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag

Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)

Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse

Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen

Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen

Sponsoring, Kostenplan

Kostenplan

Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.

Welche Kosten fallen an?

Miete

Getränke/Einkauf

Personal, Helfer

Gebühren, Versicherungen, GEMA

Technik

Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf…)

Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?

Eintrittskarten

Sponsoring

Zuschuss (AStA, FS)

Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

Sponsoring

Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen…

Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung…

Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt

Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen)

Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA

Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich

Programm

Beginn

Hightlights

Feuershow/Feuerwerk

Hüpfburg / Funspiele

Bands

DJs

Eismann

Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)

Goodies

Zuckerwatte, Waffeln

Photobox, Kicker

Feuerkelch

Angebote

4 Frauen = 1x gratis Hugo

Happy Hour

* Promotion * Kosten/Nutzen abwägen

Technik

selber organisieren VS Firma

Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)

Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)

Haftung privater Technik

mehrere Angebote einholen (min. 3)

Beleuchtung

Soundanlage, DJ-Equipment

Bühne

Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten

Verträge

Auflagen bei Promotion-Aktionen

Wer darf unterschreiben?

Auflagen von Stadt/Uni

Zusatzversicherungen?

mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

Sicherheitskonzept

Fluchtpläne, Helfer einweisen

Security mieten / Studentische Security

Funkkontakt

Gelände klar absperren

Glasflaschen?

Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)

Zufahrt für Notfälle

Personenbegrenzung

Werbung

E-Mail-Verteiler

Plakate

Flyer

Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?)

Mundpropaganda

Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)

Warm-up-Partys

Dozenten mit einbinden

Bodentattoos

Ansagen in Vorlesungen & Folien

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Becher

Pappgeschirr VS Keramik

Shot-Dosierer

Fleisch, Brötchen vorbestellen

Getränke (mit Kühlschrank)

evtl. Kühlwagen

Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)

Flaschenbier VS Fassbier

Helferplan

Tipp: Google Docs (Zeitplan)

Helfer für:

Einlasskontrolle

Garderobe

Auf-/Abbau

Springer

Fotograf

Barkeeper/Bierkeeper

DJ/LJ/VJ

Animateure

Gaderoben Haftung!

Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga

Verpflegung für Helfer

Ablauf

1 FSRler pro Bar

Kasse weg von Theke

auf stark betrunkene Helfer achten

Abrechnung

Rechnung von DJs etc.

Dokumentation

gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen

Dropbox, Ordner - offline/online

Personalbedarf

Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht

Konzept für Raumnutzung etc.