Howto Party Orga

Übersicht

Zielgruppe → Teilnehmeranzahl → Finanzrahmen

Location / rechtliche Grundlagen

Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam

Sponsoring, Kostenplan

Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept

Werbung

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Zeitplan/Organisationsteam

Orga Team

* Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team…. * Wer trägt die Verantwortung? * Wieviele Aufgaben gibt es? * Wer übernimmt welche Aufgabe? * Wie koordiniert sich das Orga Team? Treffen, Whatsapp Gruppe, Redmine…

Zeitplan

* Wann soll die Party sein? vor Weihnachten… * Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA) * Wann muss der Raum fest gebucht werden? * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) * Wann sind Rechnungen fällig? * Wie läuft der Aufbau ab? * Wann müssen Helfer und Personal da sein?

Sponsoring, Kostenplan

Kostenplan

Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden. * Welche Kosten fallen an?

Getränke/Einkauf

Personal

Gebühren, Versicherungen, GEMA

Technik

Sonstige (Fahrtkosten…)

* Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?

Eintrittskarten

Sponsoring

Zuschuss (AStA, FS)

Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

Sponsoring

* Wer kommt in Frage? * Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld…) * Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? * Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen) * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? *

Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen

* Studenten der Fakultät * 200 bis 1500

* Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

Location / rechtliche Grundlagen

* Location:

öffentliche Einrichtungen

Diskothek

Campus(wiese)

Studierendenhaus

Alte Mensa

Audimax

Mensa

* rechtliche Grundlagen:

GEMA

Lärmschutz (Ordnungsamt)

Minderjährige

Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb)

Schanklizenz

Bestimmungen des Gesundheitsamtes

Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept

Programm

Beginn

Hightlights

Feuershow/Feuerwerk

Hüpfburg / Funspiele

Bands

DJs

Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)

Goodies

Zuckerwatte, Waffeln

Photobox

Angebote

4 Frauen = 1x gratis Hugo

Happy Hour

* Promotion

Technik

selber organisieren VS Firma

Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)

Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)

mehrere Angebote einholen (min. 3)

Beleuchtung

Soundanlage, DJ-Equipment

Bühne

Elektische Anschlüsse beachten

Verträge

Auflagen bei Promotion-Aktionen

Auflagen von Stadt/Uni

Zusatzversicherungen?

mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

Sicherheitskonzept

Fluchtpläne, Helfer einweisen

Security mieten / Studentische Security

Funkkontakt

Gelände klar absperren

keine Glasflasche

Sanitäter ( wenn gefordert)

Zufahrt für Notfälle

Personenbegrenzung

Werbung

* E-Mail-Verteiler * Plakate * Flyer * Fb-Veranstaltung (teilen!!) * Mundpropaganda * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) * Warm-up-Partys * Dozenten mit einbinden * Bodentattoos

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Becher

Pappgeschirr VS Keramik

Shot-Dosierer

Fleisch, Brötchen vorbestellen

Getränke (mit Kühlschrank)

evtl. Kühlwagen

Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)

Flaschenbier VS Fassbier

Vorteile Flaschenbier

billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften

kein Transporter nötig

für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend

Vorteile Fassbier

Helferplan: Tipp: Google Docs (Zeitplan)

Einlasskontrolle Garderobe Auf-/Abbau Springer Fotograf Barkeeper/Bierkeeper DJ/LJ/VJ Animateure * * Programmablaufplan: