Howto Party Orga

Übersicht

Zielgruppe → Teilnehmeranzahl → Finanzrahmen

Location / rechtliche Grundlagen

Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam

Sponsoring, Kostenplan

Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept

Werbung

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Orga Team

Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….

Wer trägt die Verantwortung?

Wieviele Aufgaben gibt es?

Wer übernimmt welche Aufgabe?

Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….

Zeitplan

Wann soll die Party sein? vor Weihnachten…

Welche Milestones und „Points of no return“ gibts?

Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)

Wann muss der Raum fest gebucht werden?

Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)

Wann sind Rechnungen fällig?

Wie läuft der Aufbau ab?

Wann müssen Helfer und Personal da sein?

Kostenplan

Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden.

Welche Kosten fallen an?

Getränke/Einkauf

Personal

Gebühren, Versicherungen, GEMA

Technik

Sonstige (Fahrtkosten…)

Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?

Eintrittskarten

Sponsoring

Zuschuss (AStA, FS)

Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

Sponsoring

Wer kommt in Frage?

Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld…)

Wie spricht man Firmen „profissionel“ an?

Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen)

Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)?

Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden?

Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen

Studierende der Fakultät

200 bis 1500

Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

Location / rechtliche Grundlagen

* Location:

öffentliche Einrichtungen

Diskothek

Campus(wiese)

Studierendenhaus

Alte Mensa

Audimax

Mensa

* rechtliche Grundlagen:

GEMA

Lärmschutz (Ordnungsamt)

Minderjährige

Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb)

Schanklizenz

Bestimmungen des Gesundheitsamtes

Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept

Programm

Beginn

Hightlights

Feuershow/Feuerwerk

Hüpfburg / Funspiele

Bands

DJs

Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)

Goodies

Zuckerwatte, Waffeln

Photobox

Angebote

4 Frauen = 1x gratis Hugo

Happy Hour

* Promotion

Technik

selber organisieren VS Firma

Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)

Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)

mehrere Angebote einholen (min. 3)

Beleuchtung

Soundanlage, DJ-Equipment

Bühne

Elektische Anschlüsse beachten

Verträge

Auflagen bei Promotion-Aktionen

Auflagen von Stadt/Uni

Zusatzversicherungen?

mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

Sicherheitskonzept

Fluchtpläne, Helfer einweisen

Security mieten / Studentische Security

Funkkontakt

Gelände klar absperren

keine Glasflasche

Sanitäter ( wenn gefordert)

Zufahrt für Notfälle

Personenbegrenzung

Werbung

E-Mail-Verteiler

Plakate

Flyer

Fb-Veranstaltung (teilen!!)

Mundpropaganda

Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)

Warm-up-Partys

Dozenten mit einbinden

Bodentattoos

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Becher

Pappgeschirr VS Keramik

Shot-Dosierer

Fleisch, Brötchen vorbestellen

Getränke (mit Kühlschrank)

evtl. Kühlwagen

Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)

Flaschenbier VS Fassbier

Vorteile Flaschenbier

billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften

kein Transporter nötig

für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend

Vorteile Fassbier

Helferplan: Tipp: Google Docs (Zeitplan)

Einlasskontrolle Garderobe Auf-/Abbau Springer Fotograf Barkeeper/Bierkeeper DJ/LJ/VJ Animateure * * Programmablaufplan: