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arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga

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arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga [01.05.2015 12:13] stefaniesarbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga [10.12.2016 18:48] (aktuell) christophp
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-=====Howto Party Orga=====+====== Howto Party Orga ======
  
-==== Übersicht ====+===== Übersicht =====
  
-    Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen +  Vorüberlegungen 
-    * Location / rechtliche Grundlagen +  * Location / Rechtliche Grundlagen 
-    * Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam +  * Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan 
-    * Sponsoring, Kostenplan +  * Sponsoring, Kostenplan 
-    * Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept +  * Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept 
-    * Werbung +  * Werbung 
-    * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan    +  * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
  
 +===== Vorüberlegungen =====
  
-==== Zeitplan/Organisationsteam ==== +  * Zielgruppe : Studierende der Fakultätdes Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich 
-===Orga Team=== +  * Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX  
-  * Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team.... +  * Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche EinnahmenZuschüsse
-  * Wer trägt die Verantwortung?  +
-  * Wieviele Aufgaben gibt es?  +
-  * Wer übernimmt welche Aufgabe? +
-  * Wer macht Leitung? Ev. DoppelspitzeTeam....+
  
-===Zeitplan=== +===== Location / Rechtliche Grundlagen ===== 
-  * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten... +==== Location ==== 
-  * Welche Milestones und "Points of no return" gibts?+     * öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten 
 +     * Diskothek, Studentenclub 
 +     * Campus(wiese) 
 +     * Studierendenhaus / Wohnheim 
 +     * Hörsaal / Fakultät 
 +     * Mensa 
 +   
 +==== rechtliche Grundlagen ==== 
 +     * GEMA 
 +     * Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten...) 
 +     * Jugendschutz, Alterskontrollen 
 +     * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr) 
 +     * Schanklizenz 
 +     * Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung 
 +      
 +===== Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan ===== 
 +====Orga Team==== 
 +  * Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team.... 
 +  * Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein 
 +  * Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm... 
 +  * Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung... 
 +  * Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht 
 +  * Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen... 
 + 
 +====Zeitplan==== 
 +  * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag... 
 +  * Welche Milestones und "Points of no return" gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein
   * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)   * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
-  * Wann muss der Raum fest gebucht werden?+  * Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag
   * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)   * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
-  * Wann sind Rechnungen fällig? +  * Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse 
-  * Wie läuft der Aufbau ab? +  * Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen 
-  * Wann müssen Helfer und Personal da sein? +  * Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen 
-  +   
-==== Sponsoring, Kostenplan ==== +=====Sponsoring, Kostenplan===== 
-===Kostenplan=== +====Kostenplan==== 
-  * Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden.+  * Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.
   * Welche Kosten fallen an?   * Welche Kosten fallen an?
-*    * Getränke/Einkauf +    Miete 
-   * Personal +    * Getränke/Einkauf 
-   * Gebühren, Versicherungen, GEMA +    * Personal, Helfer 
-   * Technik  +    * Gebühren, Versicherungen, GEMA 
-   * Sonstige (Fahrtkosten...)+    * Technik  
 +    * Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf...)
   * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?   * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
-*    * Eintrittskarten +    * Eintrittskarten 
-   * Sponsoring +    * Sponsoring 
-   * Zuschuss (AStA, FS)+    * Zuschuss (AStA, FS)
   * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%   * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%
  
-===Sponsoring=== +====Sponsoring==== 
-  * Wer kommt in Frage? +  * Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen... 
-  * Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld...) +  * Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung... 
-  * Wie spricht man Firmen "profissionel" an? +  * Wie spricht man Firmen "profissionel" an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt 
-  * Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen) +  * Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen) 
-  * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)?  +  * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA  
-  * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden?+  * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich
  
-==== Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen ==== +==== Programm ====
- +
- * Studierende der Fakultät +
- * 200 bis 1500 +
-  +
- * Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse +
- +
-==== Location / rechtliche Grundlagen ==== +
- +
- * Location:  +
-     * öffentliche Einrichtungen +
-     * Diskothek +
-     * Campus(wiese) +
-     * Studierendenhaus +
-     * Alte Mensa +
-     * Audimax +
-     * Mensa +
-   +
- * rechtliche Grundlagen: +
-     * GEMA +
-     * Lärmschutz (Ordnungsamt) +
-     * Minderjährige +
-     * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb) +
-     * Schanklizenz +
-     * Bestimmungen des Gesundheitsamtes +
- +
-==== Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept ==== +
-== Programm ==+
   * Beginn   * Beginn
   * Hightlights    * Hightlights 
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     * Bands     * Bands
     * DJs     * DJs
 +    * Eismann
     * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)     * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
   * Goodies   * Goodies
     * Zuckerwatte, Waffeln     * Zuckerwatte, Waffeln
-    * Photobox+    * Photobox, Kicker 
 +    * Feuerkelch
   * Angebote   * Angebote
     * 4 Frauen = 1x gratis Hugo     * 4 Frauen = 1x gratis Hugo
     * Happy Hour     * Happy Hour
  * Promotion  * Promotion
-  + * Kosten/Nutzen abwägen 
- == Technik ==+ ==== Technik ====
    * selber organisieren VS Firma    * selber organisieren VS Firma
      * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)      * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
      * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)       * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) 
 +  * Haftung privater Technik
    * mehrere Angebote einholen (min. 3)    * mehrere Angebote einholen (min. 3)
    * Beleuchtung    * Beleuchtung
    * Soundanlage, DJ-Equipment    * Soundanlage, DJ-Equipment
    * Bühne    * Bühne
-   Elektische Anschlüsse beachten+   Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten
        
-== Verträge ==+==== Verträge ====
   * Auflagen bei Promotion-Aktionen   * Auflagen bei Promotion-Aktionen
 +  * Wer darf unterschreiben?
   * Auflagen von Stadt/Uni   * Auflagen von Stadt/Uni
   * Zusatzversicherungen?   * Zusatzversicherungen?
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 Verträge gründlich lesen! Verträge gründlich lesen!
  
-== Sicherheitskonzept ==+==== Sicherheitskonzept ====
  
   * Fluchtpläne, Helfer einweisen   * Fluchtpläne, Helfer einweisen
Zeile 120: Zeile 121:
   * Funkkontakt   * Funkkontakt
   * Gelände klar absperren   * Gelände klar absperren
-  * keine Glasflasche +  * Glasflaschen? 
-  * Sanitäter ( wenn gefordert)+  * Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)
   * Zufahrt für Notfälle   * Zufahrt für Notfälle
   * Personenbegrenzung   * Personenbegrenzung
Zeile 127: Zeile 128:
 ==== Werbung ==== ==== Werbung ====
  
-* E-Mail-Verteiler +  * E-Mail-Verteiler 
-* Plakate +  * Plakate 
-* Flyer +  * Flyer 
-* Fb-Veranstaltung (teilen!!+  * Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?
-* Mundpropaganda +  * Mundpropaganda 
-* Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) +  * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) 
-* Warm-up-Partys +  * Warm-up-Partys 
-* Dozenten mit einbinden +  * Dozenten mit einbinden 
-* Bodentattoos +  * Bodentattoos 
 +  * Ansagen in Vorlesungen & Folien
  
 ==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== ==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ====
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   * Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)   * Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
   * Flaschenbier VS Fassbier   * Flaschenbier VS Fassbier
-Vorteile Flaschenbier 
-  * billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften 
-  * kein Transporter nötig 
-  * für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend 
-Vorteile Fassbier 
-    * 
          
-     +==== Helferplan====  
-   * Helferplan: Tipp: Google Docs (Zeitplan) +Tipp: Google Docs (Zeitplan) 
-** Einlasskontrolle +  Helfer für: 
-** Garderobe +    * Einlasskontrolle 
-** Auf-/Abbau +    * Garderobe 
-** Springer +    * Auf-/Abbau 
-** Fotograf +    * Springer 
-** Barkeeper/Bierkeeper +    * Fotograf 
-** DJ/LJ/VJ +    * Barkeeper/Bierkeeper 
-** Animateure +    * DJ/LJ/VJ 
-+    * Animateure 
-Programmablaufplan: +  Gaderoben Haftung!   
-    *+  Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga 
 +  Verpflegung für Helfer 
 +   
 +===== Ablauf =====
  
 +  * 1 FSRler pro Bar
 +  * Kasse weg von Theke
 +  * auf stark betrunkene Helfer achten
  
 +===== Abrechnung =====
  
 +  * Rechnung von DJs etc.
  
 +===== Dokumentation =====
 +  * gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen
 +  * Dropbox, Ordner - offline/online
 +  * Personalbedarf
 +  * Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht
 +  * Konzept für Raumnutzung etc.


Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/howto_party_orga.1430475208.txt.gz · Zuletzt geändert: 01.05.2015 12:13 von stefanies