Problemlösungen bei Fachschaftspartys:

Werbung

Einige Fachschaften haben aus unterschiedlichste Gründen keinen Mailverteiler um Studis zu erreichen

Verteilen von Werbung über Lernplatformen (digitales Schwarzes Brett), Whatsapp/Telegram Gruppen und Social Media

Studis mit denen man schon Kontakt hatte bei vorigen Veranstaltungen bei einer Newsletter/Verteiler anmelden lassen. (persönlicher Kontakt)

Mails werden nicht von Studis gelesen

extra Mailverteiler für Interessierte

Aussagekräftige, kurze Mail-Betreffe

Die Krux der „Mail-Balance“. Hier übertrieben dargestellt:

Mails bedacht nur versenden. Nur für sehr wichtige Dinge, damit Leute Mails auch lesen.

Oder so viel Spammen, wie es geht, damit zumindest eine Werbemail mal gelesener?

Design aufwendig/nicht ansprechend:

Mit anderen Fachschaften zusammenarbeiten (z.B. Medienfachschaften)

Es sollte vielleicht mal ein Grafik-Design Workshop auf der BuFaTa gemacht werden (Lukas Riesel würden den machen)

Wissensvererbung

„Alte Hasen“ wissen wie es gemacht wird, wollen eventuell aber auch nichts ändern und ihr Wissen nicht von alleine weiter geben

Orga-Teams sollten „Transition-Periods“ haben, also so früh wie möglich Junge Mitglieder Verantwortung geben, damit sie direkt mit Älteren zusammen planen und lernen können

Es sollte vermieden werden, dass es einen starken Umbruch gibt, also auf einmal das ganze Team durch neue ausgetauscht wird (Corona hat solche Umstände leider verhäufigt)

Wissensmanagement durch Protokolle, zentrale Cloud

Möglichst 2 Personen auf ein Thema ansetzten, um Alleingänge zu vermeiden

Aufbauplan(ung)

Keiner wusste wo die Sachen sind und welche Sachen man hat die man nutzen wollte

Fix: Immer eine Inventarliste pflegen, muss aber wer machen.

Fix: Einen „AK“ in der FS gründen welche sich nur darum kümmert.

Am Tag des Aufbaus: Viele Helfer, keine Struktur, Chaos

Ameisenhaufen: Wenige mit Ahnung, ganz viele Helfer, die einfach Aufgaben erledigen

Aufgabenliste vorher erstellen + Aufbaukarte

Ein fester Standpunkt, wo Ameisen sich Aufgaben abholen können

Wer welche Aufgabe abholt wird eingetragen

Ameise kommt zurück und hakt ab

Weitere Orga-Helfer, die Ameisen begleiten können und den Weg zeigen

Abhängigkeiten von Aufgaben erkennen und kommunizieren

Kleinteile fehlen

Man kann nie zu viel haben kann: Gaffa, Scheren, Papier, Eddings

Nicht vergessen: Raum/Veranstaltungsort auch für Aufbau reservieren

Sicherung fliegen, weil unsachgemäßer Anschluss von Elektrogeräten

Nur an Wissende Leute Aufgaben vergeben

Anschlusskonzept haben für z.B. Punschkocher und andere große Verbraucher

Früh Leute anlernen

Beim Aufbau auf Funktion und Sicherheit prüfen

Vergessen, Material Dritter zurückzugeben

Tracken (durch z.B. geteilte Excel-Tabelle), wo wann was ausgeliehen wurde

Helfer:innen

Nicht genügende Abbauhelfer

klar kommunizieren: Event findet nicht statt, wenn nicht feste zusagen für Abbau

klar kommunizieren: Du bist fest eingeteilt für eine Abbau-Schicht

Helfer trinken zu viel

Für wichtige Schichten Trinken bis zur Schichtvollendung verbieten

Helfer unseriös

Helfer prüfen (eher welche nehmen, die man indirekt kennt)

Nicht genügend Helfer

aggressive Werbung

Personen direkt ansprechen

Gäste auf vorigen Veranstaltungen direkt ansprechen und zu Helfer konvertieren

Mit andern Fachschaften kooperieren

K.O. Tropfen

Wie verhindert man K.O. Tropfen?

Schilder aufhängen die aufklären

Codewörter für Barkeeper, womit Gäste melden können, dass sie vermuten, dass K.O. Tropfen im Umlauf sind

Abdeckungen für Getränke

z.B. richtige Gummiabdeckungen (Sponsoren oder verkaufen)

Bierdeckel auf Glas stellen

Glas erst auf die Bar stellen, wenn Getränk abgeholt wird

Armbänder/Teststreifen (Sponsoren oder verkaufen)

Problem: Testen meistens nur auf eine Substanz, suggerieren eventuell falsche Sicherheit

Helfer:innen/Schichtnehmer sensibilisieren und aktiv Ausschau halten lassen

Helfer:innen sollen herrenlose Getränke direkt entsorgen

Security & Pförtner schulen, dass sie bewusst darauf achten sollen, ob Menschen „weggetragen“ werden

Sicherheit & Security

Probleme

Bindung an Firmen durch Rahmenverträge, welche vielleicht nicht die Besten sin

Security verstehen Anweisungen nicht und haben keine Ahnung

Studentische Ordner finden (meistens aus anderen FS)

Security fühlt sich verantwortlich für „Herstellung“ von Fluchtwegen und ähnlichem, räumen Teile der Veranstaltung weg (Verantwortung für Veranstaltung selbst)

Lösungen

Studentische Ordner als „First-level security“, der „echte“ Security bei ernsten Sachen anleitet

3-4 Security Orga für Security-Einsatzleitung (mit Hausrecht, Studentische Ordner nicht)

Einweisung der Security (insbesondere Studentische Ordner) vor der Veranstaltung

Ordner finden → Tauschhandel mit anderen FSen für Parties und zusätzliche Belohnung wie Gutscheine

Klare Ausschilderung für Fluchtwege und ähnlichem sowie Aufgaben (tut aber nicht immer)

Bürokratie & Brandschutz

Brandschutz an jeder Uni anderes gehandhabt

Wenn FS verantwortlich: Brandschutzschulung fordern von z.B. Gebäudemanagement

Orga-Team

Veranstalltungsleiter innerhalb der Fachschaft finden:

Bei großen Fachschaften: Dediziertes Party Komitee/Orga-Team (eventuell auch mit Mitgliedern aus anderen Fachschaften)

Entlohnung(nicht unbedingt finanziell) als Anreiz für das Organisieren

Kooperation mit anderen Fachschaften: Ansprechpartner fehlt, fehlende konsequente Durchführung, Verteilung der Party-Verantwortung:

Persönliche Kontakte und Geheimtreffen (Mitglieder, die beim letzten Orga-Treffen fehlten persönlich briefen)

Meta-Komitee (s.o.)

Klare Aufteilung (z.B. Eine macht die Orga, die andere den Auf/Abbau)

Großes Orga-Team, aber nicht alle bleiben am Ball

Mitglieder persönlich briefen, falls jemand mal bei einem Treffen gefehlt hat

Klares Verteilen von Aufgaben in einer Weise, dass der Koordinierungsbedarf niedrig ist.

Finanzen

Notfälle