Protokoll Fachschafts-Party

https://wiki.bufata-et.de/arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/protokoll_dresden2018?do=edit

81. BuFaTa WiSe17 München

Anwesend: Andi TU Ilmenau, Maximilian (TU Chemnitz),Patrik (TU Kaiserslautern) Jonathan (RWTH), Laura(TH Ingolstadt), Jojo(TUM),(TU Braunschweig), Tim (HTW Berlin), Julia (HTW Berlin), Kai (HTW Berlin), Marcel, Markus (TUD), Bianca (HRW), Simon (Uni Siegen), Rauol (TUHH), Benjamin (TUHH)
Leitung des AK: Maximilian (TU Chemnitz)
Protokoll: Laura (TH Ingolstadt)

Einführung

Vorstellung der Unis und aktuellen Problematiken:

TU Chemnitz:

Sommerfest der Fachschaften (gemeinsam) fand wegen fehlender Orga nicht statt

Finanzen und Ordnungsamt sind häufig problematisch

CampusLAN-Planung läuft

Ilmenau: (waren letztes Mal schon da)

StuRa meinte: FSR sollen keine Partys mehr machen

machen trotzdem Partys, denn es macht Spaß

Sind immer Mottopartys → Leute können sich passend zum Thema verkleiden und bekommen ein Getränk an der FSR Theke kostenlos

Gibt meistens auch ein Partyspiel

Party findet immer in einem der 4 Studentenclubs statt

Studis der Fakultät EI bekommen freien Eintritt, Rest zahlt 50ct

Partys vom StuRa finanziert; StuRa finanziert keinen Alc → muss auf Selbstkostenbasis beschafft werden

Alc wird durch den Umsatz gegenfinanziert → Am Schluss muss die 0 stehen

TU München: (waren letztes Mal schon da)

kein Galeriefest dieses Jahr, da keine Orga

Aachen

eigene kleine Partys. In den letzten zwei Monaten 3 große Partys. Verschiedene Semesteranfangspartys (Gemeinschaftspartys)

gute Erfahrungen mit Gemeinschaftspartys, da einfachere Genehmigungen und mehrere Helfer

Sponsoring von Dominos Pizza (alle Helfer haben gratis Pizza bekommen)

Freigetränke für Helfer: am sinnvollsten beim Bier

Th Ingolstadt

noch keine eigenen Fachschaftspartys

Tu Braunschweig

keine eigenen Partys. Weihnachtsfeier nur ca 79 Leute

Tu Kaiserslautern

keine Lust mehr auf Organisation, Aufwand lohnt sich aktuell nicht

Tu Dresden

Campusparty mit anderen Fachschaften, bezahlt vom Studentenrat

Probleme: zu spät mit Orga angefangen (Finanzantrag sehr knapp bemessen → Bier ausgegangen), Verluste durch schlechte Kalkulation

kam trotzdem gut bei den Gästen an

Weihnachtsfeier lief gut

HTW Berlin

große Erstiparty (Planung: 400, Tatsächlich: 1200 Gäste), Fachschaftsratübergreifend

nächste Erstiparty in Planung, wegen verpasster Orga nach hinten verschoben

Problem: Lokation (wurde letztes mal nicht ordentlich hinterlassen)

Budget von StuPa (Studiernden Parlament) in Höhe von 2000€ bewilligt, jedoch mit der Auflage, dass alle Einnahmen auf das Konto der Studierendenschaft zurückfließen. Antrag auf Änderung des Grundsatzbeschlusses ist gestellt und wir auf der nächsten StuPa Sitzung besprochen

HRW

Problem: Party kann nicht in der Hochschule stattfinden

keiner will Orga übernehmen

Hamburg

Erstiparty direkt auf dem Hamburger Kiez mit 1200 Leuten

Sommerfest und Weihnachtspartys Fachschaftübergreifend

14-tägiger Barbetrieb durch Fachschaft, selbsttragend

Siegen

Problem: Lokationfindung, Strukturelle Probleme bei Helfern

Themen, die wir heute bearbeiten möchten

Planungsverlauf / Checkliste

1. Idee/Motto für eine Party

Ersti-Party

2. Termin & Location

Campus vs Pendleruni

bei großen Campusparties tritt das Problem der Logistik auf. Wenn Lieferungen sich verspäten, kann das zu großen Zeitengpässen vor Veranstaltungsbeginn kommen.

wichtig: Fluchtwege etc.

Aachen: Partys können nicht draußen stattfinden, wegen Lärmbelästigung

evtl. Lösung: Pakete mit Gutscheinen etc. an die Anwohner zum besänftigen

3. Kalkulation/Finanzen

StuRa, Verein, Sponsoren, etc.

Sponsoring (evtl. große Firmen anschreiben, die haben oft Mittel dafür eingeplant)

Getränke auf Kommission kaufen

Nachbestellung, wenn Getränke ausgehen

Schlechtwetterkalkulation

Security

GEMA

Bands

4. Organisation

Bands

Ordnungsamt / Lärmschutz

Erfahrung Chemnitz: ab 24 Uhr muss Musik aus sein, davor Messung der Lautstäke mit Protokollführung, Information der Anwohner

Kaiserslautern: bis 3 Uhr, Ordnungsamt ist sehr penibel, da eine Party mal eskaliert ist

Braunschweig : Problem Lärmbelästigung, Polizei kommt ziemlich schnell

Berlin: Anfragen an das Ordnungsamt werden sofort abgeblockt, ohne Genehmigung kommt die Polizei sofort

Technik

Aachen: egiene Technik vorhanden, muss aber zertifiziert werden (zertifizierung über Institute)

TUM: Infrastruktur und Technik getrennt

5. Werbung

Kaiserslautern: Problem: durch Werbung kommen zu viele Leute, Ordnungsamt beschränkt die Partys

Facebook, Flyer, Plakate

Mails: An einigen Unis keine Massenmails möglich oder die Leute werden so zugebombt, dass keiner die Mails liest

6. Helfer

Helfer-T-shirts

kostenlos Essen/Trinken

Helfertool (Online Schichten erstellen und einschreiben)

Problem Kaiserslautern

Helfer betrinken sich und sind dann nicht mehr zu gebrauchen.

sind aber auf die Helfer angewiesen

Helferfest

Problem: Aufräumen/Abbau

7. Party durchführen

Abbau

Koordination: Leute direkt ansprechen und Tasks zuweisen, besser als allgemein in die Runde zu fragen, Person muss aktiv nein sagen

oft nur Fachschaftler, da sich niemand sonst dafür meldet

Leute, die sich angemeldet haben, kommen nicht:

Hilfe dagegen: Verzehrgutscheine gegen Pfand (z.B. 20 Euro)

Bier wird zuletzt abgebaut, da die Helfer selbst brauchen

Leute mit Frühstück motivieren, da zu bleiben (man braucht aber wieder Leute dafür)

Partys zusammen mit mehreren Fachschaften → mehr Leute da zum Abbauen

Helferfest

Preisgestaltung

Eintritt

Flatrates

Chemnitz: kein Eintritt für Studenten, Essen kostenlos und Getränke günstig → Kalku mit geringem Verlust → Defizitbezuschussungen

TUM: all-you-can-eat-and-drink: 30€, 10€ Subvention wenn man Alumni (Kontaktverein) beitritt, nur Vorverkauf und Plätze werden verlost, Zielgruppe von 1000 Leuten und ca 120 Plätze

Kaiserslautern: immer mit Eintritt, früher 3€, aktuell 5€. Essen/Getränke nicht kostenlos

Ulm: Fixkosten werden über Eintrittspreise gedeckt, zwischen 4 und 6 €, Longdrinks: 4€, Bier: 1,50€ - 2,50€

Chemnitz: manche Räume stehen nur bei freiem Eintritt zur Verfügung

je nach Eintrittspreis verändern sich die Kosten für die GEMA

Trick: Quadratmeteranzahl durch geschickte Wahl der Lautsprecher reduzieren

zählen der Gäste: Nummerierung der Eintrittskarten

Orga-Team

bei monatlichen Sitzungen werden die nächsten Partys besprochen, in Google-Tabellen tragen sich die Leute ein bzw. werden eingetragen

Hauptverantwortliche festlegen

Leute einzeln ansprechen und Aufgaben zuweisen

Doppelte zuweisung, falls jemand ausfällt

einen „Älteren“ als Hauptverantwortlichen für einen Bereich und die neuen als Helfer, beim nächsten mal dann Eigenverantwortung zuteilen

Neue zu Orga-treffen einfach mitnehmen, wenn diese lustig gestaltet sind, haben sie gleich Bock bei der Party mitzuhelfen

"kleine" Partys

z.B. in Studiclubs, wo wenig zu tun ist und ne Party mal in ner Woche organisiert ist

Chemnitz: Werwolfabend, Weihnachtsfeier

Kaiserlautern: Party mit Profs, Profs geben Freibier aus

Public Viewing

Hauptsponsor, die bei Regen aufkommt

15.000€ Leinwand, gesponsort durch Firmen, als Hauptsponsor (ab 10.000€ ) rechte für Werbefilme, Nebensponsoren bekommen Werbung auf Flyer etc.

Bierstände finanzieren den Rest

unter 18 Jährige

alle Partys ab 18 Jahren

auch Ersti-Partys

Ausnahme: u18 im Orgateam, dürfen als Helfer anwesend sein

Ende

Beginn: 09:08 Uhr
Ende: 11:49 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen als Austausch-AK besprochen werden, bei nächsten AK's bitte Statistiken von Partys zum Austausch mitbringen oder direkt ins Wiki einpflegen! Bei konkreten Fragen bitte mit bereits vorhandenen Infos im Wiki abgleichen.