AK Protokoll: Fachschaftsparties

BuFaTa SoSe23 Ulm
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
18.05.2023	08:30	10:30	Lukas (CAU Kiel)	alle

Teilnehmende

Anwesende: Flo A (HS München), Patrick, Seb, Liss (FH Dortmund), Felix, Mai, Kathi (TU Dresden), Natascha (HS Mannheim), Nico, Leo, David (HAW Hamburg), Timo, Basti, Rosa, Jakob (TH Nürnberg) __:, Jean-Pierre (KIT Karlsruhe), Sascha (Uni Stuttgart), David(Uni Stuttgart), Tobi (RPTU), Mesian M (TU Dortmund), Flo K, Tim P, Janis H (TU München), Daniel(TH Ingolstadt), Yannick (RWTH Aachen), Lina (TU Darmstadt), Vivian (Uni Duisburg)

Einführung

<Kurze Vorstellungsrunde> Online Umfrage: https://university.quizacademy.io/live-events/LLCNGR Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen?

Umfragerunde 1

Wo finden die Parties statt: Primär auf dem Unigelände, sonst größtenteils externe Clubs Mit wie vielen Teilnehmer:innen ist auf euren Partys zu rechnen: meistens zwischen 300-1000, sonst eher unter 300 Diskussion in Kleingruppen über auftretende Probleme Häufige Probleme:

Werbung

Kein Mailverteiler weil gehackt. Werbung über Plakate, welche z.T. zu spät aufgehängt werden.

Veranstaltungsankündigung über Moodle. Zusätzlich Werbung über Instagram

Wissenserbe

Wie wird das Wissen an die nächsten Generationen weitergegeben

Probleme

„Alte Hasen“ wissen wies gemacht wird, wollen eventuell aber auch nichts ändern und ihr Wissen nicht von alleine weiter geben

Dokumente / Dateien sind nicht zentral verfügbar, bzw. nicht geordnet

Pandemie hat den Austausch behindert; Ehemalige sind gegangen bevor neue gekommen sind

Lösungen

Zentraler Speicherort (Cloud/Server), sorgfältig möglichst alle Dokumente, Pläne, Kommunikation dort geordnet ablegen

Nachbesprechung durchführen und protokollieren

Möglichst früh neue potentielle Orga-Menschen einbinden, um Wissen aufzubauen

Möglichst 2 Personen auf ein Thema ansetzten, um Alleingänge zu vermeiden

Aufbau

Wie kann ein reibungsloser Aufbau garantiert werden?

Probleme

Keiner wusste wo die Sachen sind und welche Sachen man hat die man nutzen wollte.

⇒ Fix: Immer eine Inventarliste pflegen, muss aber wer machen.

Fix: Einen „AK“ in der FS gründen welche sich nur darum kümmert.

Organisation eines Aufbaus aka Ameisenhaufen, Nutzen von vielen Helfern und wenige die Ahnung haben.

Gut vorbereitete Hardware hilft

Es ist ok wenn die Orga nicht „hilft“ sondern organisiert

Pläne für den Aufbau gerne ausdrucken und vor Ort aufhängen

Dinge beschriften bei regelmäßig genutzten Gegenständen

Als Orga immer wissen wo man Leute drauf werfen kann um für den Aufbau wirklich zu helfen statt zu stören

„Kleinteile“ sollten stets verfügbar sein

Wovon man nie zu viel haben kann:

Gaffa, Scheren, Papier, Eddings,

Unwissende Helfer

Fix: Idiotensicher, siehe Helferrunde

Versuchen wissen zu verteilen. Je mehr bescheid wissen desto eher könnte ein Einspruch kommen.

Aufbaureihenfolge und Abhängigkeiten

Den Leuten Pläne geben

Gut die nötigen Abhängigkeiten kommunizieren

Strom

Fix: Evtl an wissende Leute vergeben

Evtl hat die Uni eine Stelle für solche Dinge

Sollte von erfahrenen Leuten genutzt werden ⇒ Auch früh Leute anlernen

Beim Aufbau auf die Funktion und Sicherheit prüfen.

Zeitplan

Für Raumreservierungen den Aufbau nicht vergessen.

Material Dritter

Tracken was man ausgeliehen hat und was wann wohin zurück muss

Helfer

Aufbau-Helfer nicht so großes Problem

Helfer während Event bei einigen bis Hälfte ein Problem

Abbau-Helfer schwieriger

Grundvertrauen (Helfer die KO-Tropfen verteilen)

Helfer trinken (zu) viel und können dann keine Limetten schneiden

Entlohnung

KO-Tropfen

Was kann man zusätzlich zu Schildern dagegen machen?

Probleme:

Einweg verursacht Müll, fehlende Aufklärung der Helfende, Wohlfühloase schaffen, Helfer priorisieren, die man kennt

„Technische“ Lösungen sind oftmals sehr teuer als Veranstalter

Lösungen:

Armbänder, Strohhälme gibt es, sind aber nicht immer zuverlässig („Falsche Sicherheit“)

Wohlergehen der Gäste vergewissern, Schilder auf Damentoiletten, Kontrollen bei Helfern, vertrauenswürdige Helfer einstellen, Kooperation mit anderen Fachschaften

Helfer achten auf herrenlose Getränke und entsorgen diese

Securities

Bindung an Firmen durch Rahmenverträge, welche vielleicht nicht die Besten sind

Security verstehen Anweisungen nicht und haben keine Ahnung

Studentische Ordner finden (meistens aus anderen FS)

Security fühlt sich verantwortlich für „Herstellung“ von Fluchtwegen und ähnlichem, räumen Teile der Veranstaltung weg (Verantwortung für Veranstaltung selbst)

Studentische Ordner als „First-level security“, der „echte“ Security bei ernsten Sachen anleitet

3-4 Security Orga für Security-Einsatzleitung (mit Hausrecht, Studentische Ordner nicht)

Einweisung der Security (insbesondere Studentische Ordner) vor der Veranstaltung

Ordner finden → Tauschhandel mit anderen FSen für Parties und zusätzliche Belohnung wie Gutscheine

Klare Ausschilderung für Fluchtwege und ähnlichem sowie Aufgaben (tut aber nicht immer)

Bürokratie (ist wichtig)

Brandschutz

Versicherung

Nachahltige Suche der Lokation

Lebensmittelbelehrungen

Arbeitsschutz

Orga

Veranstalltungsleiter innerhalb der Fachschaft finden:

Bei großen Fachschaften: Dediziertes Party Komitee/Orga-Team (eventuell auch mit Mitgliedern aus anderen Fachschaften)

Entlohnung(nicht unbedingt finanziell) als Anreiz für das Organisieren

Kooperation mit anderen Fachschaften: Ansprechpartner fehlt, fehlende konsequente Durchführung, Verteilung der Party-Verantwortung:

Persönliche Kontakte und Geheimtreffen

Meta-Komitee (s.o.)

Klare Aufteilung (z.B. Eine macht die Orga, die andere den Auf/Abbau)

Finanzierung

Mitglieder müssen in Vorkasse gehen, falls möglich durch die Fachschaftlichen Rücklagen

Abrechnung (wenn möglich auf Rechnung)

Geldquelle (AStA, Verein, Sponsoring, Gewinne aus vorhergehenden Veranstaltungen)

Lösungen:

mit Händlern reden, versuchen auf Rechnung zahlen zu können

Rechte der Fachschaft gegenüber des AStAs wahrnehmen

Verein um Sponsorings anzunehmen

Notfälle

Wie geht man hiermit um und wer ist dafür verantwortlich?

Helfer

Betrunkene Helfer

angemessene Entlohnung der Helfer, nicht unbedingt durch Geld

After-Party, ggf. zu späterem Zeitpunkt

kürzere Schichten Schichten, mehr Leute

Schichten en-bloc, keine Pausen zum Trinken dazwischen

zuverlässige Helfer finden

Bekannte Gesichter werden gefragt

Auch hier angemessene Entlohnung

nicht unbedingt freier Getränkeverzehr, siehe oben

Alternative Entlohnungskonzepte

Guthaben oder Freikarten für zukünftige Parties

Aufgabenverteilung

Bereichschefs bestehend aus FS Mitgliedern

z.B. Kasse nur durch FS

Kartei führen, Blacklist

Einweisung der Helfer

unter Umständen wird sich nicht an Anweisungen der Orgas gehalten

Briefings für Helfer

KO-Tropfen durch Helfer

No-go

Redundanz von Helfern (Ausfälle, etc.)

siehe Helfer finden

Frage: Wie ist die Versicherungslage von Helfern? Haftet der Organisator bei Verletzungen?

In Kleingruppen die häufigen Probleme behandeln

Probleme definieren

Lösungen formulieren

Werbung

Plakate: Eventbeschreibung unzureichend. Lösung: QR-Code für Anmeldung, mehr Infos auf Website/ Lernplattform etc.

Mailverteiler: Mails gehen unter; kein Mailverteiler existiert Lösung: extra Mailverteiler für Interessenten/ andere Platform nur für Eventzwecke. Aussagekräftige, kurze Mail-Betreffe

Instagram: nicht jeder hat es. Lösung: auch in Whatsapp/ Telegram etc Gruppen schicken. Zusätzlich Aushänge/ Plakate. Flyer verteilen. Werbetafeln/ -anzeigen in der Mensa. Werbung in Wohnheimen

Wie erreicht man die richtigen Leute. Lösung: extra Mailverteiler/ Platform nur für Events, welcher durchgängig beworben wird (z.B Einführungseinheiten, durchgängiger Aushang), nicht nur bei konkreten Events.

Rechtzeitige Werbung. Lösung: Timeline bei Organisation erstellen und verantwortliche Personen bestimmen. Ausblick auf weitere Events. Werbung auch nicht zu früh bzw. Erinnerungen in den letzten Wochen vor dem Event

Design. Lösung: Hilfe aus anderen Fachschaften z.B. Design-Studiengänge

Notfälle

Probleme

* KO-Tropfen * Zu besoffene Leute * Drogenkonsum * Verletzungen * Übermotivierte Helfer

Lösungen

Guten Überblick über Partyfläche (Genug Secus/Ordner und Gescheide)

Awareness Konzept (Team, Raum, Codewörter, entsprechende Hinweise aushängen)

Sani-Raum/Rückzugsort festlegen und Zugang für Rettungswagen sicherstellen

Echte (professionelle) Sanitäter (mind. ausgebildete Ersthelfer festlegen)

Orga in Notfällen informieren (eigenen Orga/Notfall Kanal/Telefon)

klare Kommunikationsregeln formulieren (Funkdisziplin)

(Evtl. bilden von zentralen „Referaten“ beim AStA (Secu, Sani, Awareness))

Umfragerunde 2

Definition des Begriffs „Orgateam“: Orga-Mitglieder tragen die Hauptverantwortung und wissen bei Fragen, wer Problem/Frage lösen kann Größe Orgateam: die meisten bis 5 Opimale Größe eines Orgateams (für Veranstaltungen ab 300 Gäste): 5, generell ist eine gerade Anzahl Orga-Mitglieder ungünstig

Kooperationen:

2 Parties bei denen Helfer der anderen Fachschaft gestellt werden

Security:

Viele eingestellt

Eintritt:

Viele Parties ohne Eintritt

Problemlösungen

Nächstes Mal das Thema KO-Tropfen und vertrauenswürdige Helfer ausführlich behandeln.

Ende

Beginn: 08:30 Uhr
Ende: 10:30 Uhr
Der AK ist nicht fertig und sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden. Die Inhalte sollen gebündelt werden.