Anwesend:

BuFaTa WiSe16
Anwesend: Sven (KIT), Johannes(KIT), Christoph (Wien), Sebastian (Dresden), Abas (Dortmund), Jan (HTW Berlin), Matthias (HTW Berlin), Felix (Ulm), Hendrik (Dresden), Christoph (Dresden)
Leitung des AK: Christoph (Wien)
Protokoll: Name

Diese Protokoll stellt sozusagen die Aufzeichnung des „Brainstorming“ diese AK dar. Was hier steht, soll in das HowTo oder Ähnliches eingearbeitet werden.

Es wird dikutert, über welche Themen man reden möchte. Es kommen folgende Punkte zu Tage: Finanzierung Kalkulation Probleme und Lösungen Räume und Flächen

• teilweise hohe Verluste (Fachschafts-Sommerfest mit Fussball-Liveübertragung vom KIT)
• BAGGERFETE (TU Dresden):
  • hoher Schankverlust,
  • da Party auf Straße war
  • und Flucht-/Rettungswege offen sein mussten
  • daher unzureichende Eingangskontrolle
  • und deswegen die Besucher gehäuft ihr eigenes Bier mitbrachten
• Umbaumaßnahmen z.B. für Brandschutz führen zu ungeeigneterer Eignung eines Raumes
• allg. Brandschutz ist ein größeres Problem
  • hohe Auflagen
• Helfer
  • geben teilweise gratis Drinks unerlaubt aus ⇒ Schankverlust
  • nur wenige Helfer bleiben bleiben auch bis zum Abbau oder sind zu besoffen
  • Hauptverantwortliche/Orgaleute machen dann Rest bis spät in die Nacht/morgens
• Konkurenz zu Parties anderer Fachschaften der Uni
• Anwohner sind gestört
  • es bilden sich Interessensgemeinschaften
  • Uni/Stadtverwaltung erlauben Parties wegen negativer Erfahrungen nicht mehr

• Sponsoring durch besonders Brauerien/Alkohlika-Hersteller
• Brauereien geben oft Rückvergütungen für Bierabnahme. Dazu unbedingt mit Vertreter/Händler sprechen. üblich sind ca. 10-15€ pro Hektoliter
• Mengenrabatt bei Getränken
  • weniger bei billigen Bieren
  • Kooperation mit anderen Fachschaften der Uni ⇒ mehr Rabatt
• wenn kein Eintritt aus was auch immer für Gründen nicht erhoben wird:
  • Biergutscheine (mit Pfand) im Vorverkauf, welche dann billiger sind als sonst bei Barzahlung an Theke
  • nicht umtauschbar

• werden oft auf Null kalkuliert
• Berechnungsschlüssel
  • basierend auf Verkaufszahlen vergangener Veranstaltungen/Jahre
  • Tabelle machen
  • berechnen ab wie vielen Besuchern Gewinn gemacht wird
  • bei Bedarf Schlüssel anpassen

• für Liveübertragungen, insbesondere von Fussballspielen, kann man auch Hörsäale mieten/beantragen, aufgrund von vorhandener Technik (Beamer + Leinwand)
• Anmietung von externen Locations
  • z.B. (Groß-)Club
  • Kostenfaktor

• Anwohner werden per Mailingliste oder Zettel informiert

• eigene Technik der Fachschaft, AStA/StuRa oder Uni ausleihbar
  • meist nicht alles vorhanden
• Ko

• Welche „Ausschankform“ ist erlaubt und sicher?
• (hohes) Becher/Glas/Tassenpfand ⇒ werden meist wieder abgegeben ⇒ Müllproblem verringert
• Bechersammler aus Abflussrohren oder Ähnlichem basteln

• Getränke-/Verzehrgutscheine-/marken professionell gedruckt
  • sieht schöner aus
  • meist billiger
  • fälschungsicherer
  • geringere Aufwand
• bei kleinen

• viele Flyer
  • in Studentenwohnheime, Clubs, Kneipen verteilen
  • nicht all zu teuer
• Plakate aufhängen
  • örtliche Regelungen beachten, sich darüber informieren
• Eigene Webseite für Party

• Schichten einteilen
  • müssen wirklich beschäftigt sein
  • Hauptveranwortliche für verschiedene Bereiche
• Helfer in Cocktails schulen
  • Die Schulung kann auch mit dem Vorverkauf verbunden werden
    • diese Cocktails könne dann billig abgegeben werden
    • Besucher kriegen Vorgeschmack auf Party

• sehr frühe Planung
• gute Ausleuchtung in dunklen Räumen (z.B. Keller), damit Besucher nicht in Ecken pickeln
• Rauch-/Brand-/Feuermelder abstellen lassen oder abdecken, damit kein Fehlalarm ausgelöst wird; manche rauchen trotz Rauchverbot
• (langjährige) Kontakte zu „Versorgern“ pflegen
  • immer anfragen, auch wenn nicht unbedingt benötigt oder Konkurrenzangebot besser
• Nach der Party muss eine Evaluation stattfinden
  • in Cloud möglich
  • Was lief gut und was schlecht?
  • Wo gab es Probleme?
  • Inwiefern hat eine neue Idee funktioniert?
  • Was muss das nächste Mal besser werden bzw. verändert werden?

• Es wurde eher über große Parties/Feiern geredet und nicht über „kleinere“ Weihnachstfeiern oder
• Daher sind die Dinge, die hier stehen

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 17:30 Uhr
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden