Protokoll Fachschaftspartys

Anwesend:

BuFaTa WiSe16
Anwesend: Sven (KIT), Johannes(KIT), Christoph (Wien), Sebastian (Dresden), Abas (Dortmund), Jan (HTW Berlin), Matthias (HTW Berlin), Felix (Ulm), Hendrik (Dresden), Christoph (Dresden)
Leitung des AK: Christoph (Wien)
Protokoll: Name

Diese Protokoll stellt sozusagen die Aufzeichnung des „Brainstorming“ diese AK dar. Was hier steht, soll in das HowTo oder Ähnliches eingearbeitet werden.

Einführung

Es wird dikutert, über welche Themen man reden möchte. Es kommen folgende Punkte zu Tage: Finanzierung Kalkulation Probleme und Lösungen Räume und Flächen

Erfahrungen

teilweise hohe Verluste (Fachschafts-Sommerfest mit Fussball-Liveübertragung vom KIT)

BAGGERFETE (TU Dresden):

hoher Schankverlust,

da Party auf Straße war

und Flucht-/Rettungswege offen sein mussten

daher unzureichende Eingangskontrolle

und deswegen die Besucher gehäuft ihr eigenes Bier mitbrachten

Umbaumaßnahmen z.B. für Brandschutz führen zu ungeeigneterer Eignung eines Raumes

allg. Brandschutz ist ein größeres Problem

hohe Auflagen

Helfer

geben teilweise gratis Drinks unerlaubt aus ⇒ Schankverlust

nur wenige Helfer bleiben bleiben auch bis zum Abbau oder sind zu besoffen

Hauptverantwortliche/Orgaleute machen dann Rest bis spät in die Nacht/morgens

Konkurenz zu Parties anderer Fachschaften der Uni

Anwohner sind gestört

es bilden sich Interessensgemeinschaften

Uni/Stadtverwaltung erlauben Parties wegen negativer Erfahrungen nicht mehr

Finanzierung

Sponsoring durch besonders Brauerien/Alkohlika-Hersteller

Brauereien geben oft Rückvergütungen für Bierabnahme. Dazu unbedingt mit Vertreter/Händler sprechen. üblich sind ca. 10-15€ pro Hektoliter

Mengenrabatt bei Getränken

weniger bei billigen Bieren

Kooperation mit anderen Fachschaften der Uni ⇒ mehr Rabatt

wenn kein Eintritt aus was auch immer für Gründen nicht erhoben wird:

Biergutscheine (mit Pfand) im Vorverkauf, welche dann billiger sind als sonst bei Barzahlung an Theke

nicht umtauschbar

Kalkulation

werden oft auf Null kalkuliert

Berechnungsschlüssel

basierend auf Verkaufszahlen vergangener Veranstaltungen/Jahre

Tabelle machen

berechnen ab wie vielen Besuchern Gewinn gemacht wird

bei Bedarf Schlüssel anpassen

Räume und Flächen

für Liveübertragungen, insbesondere von Fussballspielen, kann man auch Hörsäale mieten/beantragen, aufgrund von vorhandener Technik (Beamer + Leinwand)

Anmietung von externen Locations

z.B. (Groß-)Club

Kostenfaktor

Lärmschutz

Anwohner werden per Mailingliste oder Zettel informiert

Technik

eigene Technik der Fachschaft, AStA/StuRa oder Uni ausleihbar

meist nicht alles vorhanden

Ko

Getränke

Welche „Ausschankform“ ist erlaubt und sicher?

(hohes) Becher/Glas/Tassenpfand ⇒ werden meist wieder abgegeben ⇒ Müllproblem verringert

Bechersammler aus Abflussrohren oder Ähnlichem basteln

Prakzis der Bezahlung

Getränke-/Verzehrgutscheine-/marken professionell gedruckt

sieht schöner aus

meist billiger

fälschungsicherer

geringere Aufwand

bei kleinen

Werbung

viele Flyer

in Studentenwohnheime, Clubs, Kneipen verteilen

nicht all zu teuer

Plakate aufhängen

örtliche Regelungen beachten, sich darüber informieren

Eigene Webseite für Party

Helfer

Schichten einteilen

müssen wirklich beschäftigt sein

Hauptveranwortliche für verschiedene Bereiche

Helfer in Cocktails schulen

Die Schulung kann auch mit dem Vorverkauf verbunden werden

diese Cocktails könne dann billig abgegeben werden

Besucher kriegen Vorgeschmack auf Party

Best Practice

sehr frühe Planung

gute Ausleuchtung in dunklen Räumen (z.B. Keller), damit Besucher nicht in Ecken pickeln

Rauch-/Brand-/Feuermelder abstellen lassen oder abdecken, damit kein Fehlalarm ausgelöst wird; manche rauchen trotz Rauchverbot

(langjährige) Kontakte zu „Versorgern“ pflegen

immer anfragen, auch wenn nicht unbedingt benötigt oder Konkurrenzangebot besser

Nach der Party muss eine Evaluation stattfinden

in Cloud möglich

Was lief gut und was schlecht?

Wo gab es Probleme?

Inwiefern hat eine neue Idee funktioniert?

Was muss das nächste Mal besser werden bzw. verändert werden?

Anmerkungen

Es wurde eher über große Parties/Feiern geredet und nicht über „kleinere“ Weihnachstfeiern oder

Daher sind die Dinge, die hier stehen

Ende

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 17:30 Uhr
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden