AK Datenschutz

95. BuFaTa an der CAU zu Kiel
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
01.11.2024	15:00	16:00	Christian (HS MA)	Elias (HS München)

Anwesende: Christian (HS MA), Elias (HS München), Julia (Hochschule München), Tobias (HS Koblenz), Louis (HS Koblenz), Manuel (Uni Stuttgart)

Einleitung

Protokolle der letzten AKs nicht verlinkt. Bei der Fachschaftsarbeit fallen Daten an, der Umgang mit diesen ist oft nicht genau geregelt.

Vorgehen

Wo fallen Daten an?

Wie werden Daten verarbeitet?

Wie lange werden Daten behalten?

Wie werden Daten vernichtet?

Unterstützung durch Universitäten in Sachen Datenschutz

Wo fallen Daten an?

Anmeldeseiten

Merch-Bestellung

Ausgabesystem Vorlesungsskripte

Studiennachweis mit Matrikelnummern

Hochschulwahlen

Wie werden Daten verarbeitet?

Probleme:

Angabe von Name mit Matrikelnummer

Nicht vorhandene Verschlüsselung von E-Mails mit personenbezogenen Daten

Keine Erreichbarkeit von Datenschutzbeauftragten

Tools zur Datenerfassung:

Wikis

Excel

Papier / Kateikarten

Ninja Forms (Wordpress Plugin)

OLAT/Moodle (Lernplatform)

Google documents

Email/Fachschafts-Email

Messenger

Website allgemein (IP-Adressen)

Lösungsmöglichkeiten:

Datenschutzbeauftragte oder Landesdatenschutzbeauftragte

Datensschutzschulungen für Studierende, die über die Hochschule Zugriff auf Daten haben

Zugriffsrechte regelmäßig prüfen und entziehen

Wie lange werden Daten behalten?

(bis der USB-Stick kaputt ist)

unbestimmt

Konsequenz: Ändern (DRINGEND!!!)

Offene Punkte:

Wie lange müssen welche Daten aufbewahrt werden?

Wer ist zuständig

To-Do

Datenschutzhandreichung für Fachschaften auf einer der nächsten Tagungen erstellen

Wie lange müssen Daten gespeichert werden?

Welche Daten müssen gespeichert werden (Kassenprüfungen)?

Wer darf die Daten sehen?

Wie müssen Daten vernichtet werden?

Wie werden Daten vernichtet?

Vernichtung in Nextcloud aus dem Papierkorb muss händisch erfolgen

Keine Schredder/Dokumentenvernichtungsboxen für Studierende zugänglich (z.T. über

Unterstützung durch Universitäten

Schredder in Sekretariaten

Rechenzentrum ermöglicht Drucken auf allen Druckern auf dem Gelände (Problem)

Datensicherheit

Zugangsverwaltung für Nextcloud

Tresor für wichtige Dokumente

Passwortmanager (von Proton für Gruppen geeignet)

Sicherheit bei selbstgehosteten Services

Zusammenfassung

Datenschutz geht oft unter

Zuständigkeiten unzureichend geklärt

Wissen nicht ausreichend

Es sollte eine DSGVO-Handreichung auf der BuFaTa erstellt werden. 7 Grundsätze der EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)

Ende

Beginn: 15:00 Uhr
Ende: 16:00 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden und eine Handreiche zur DSGVO für Fachschaftsvertretungen erarbeiten.