Protokoll

BuFaTa WiSe19
Anwesend: Robert (TU Dresden), Max (TU Dresden), Alexander Boost (FH Dortmund), Florian Kreiner(HS München), Tim Meisel (HTW Berlin), Dominique Ertelt (HTW Berlin), SSarah Wauschkuhn (HTW Berlin), Florian Aigner (HS München), Anais (Leibniz Uni Hannover), Lukas L. (TUM Alumnus)
Leitung des AK: Nils (RWTH Aachen, Alumnus)
Protokoll: Florian Kreiner (HS München), alle

Einführung

Austausch über die Arten und Tools zur digitalen Kommunikation in der Fachschaft

Überlegung welche Tools geeignet sind und was für die Bufata benutzt werden könnte

Vorstellungsrunde mit Austausch der Erwartungen an den Arbeitskreis

Vor allem Interesse an den unterschiedlichen Tools/Herangehensweisen der anderen Fachschaften

Allerdings auch die BuFaTa-interne Kommunikation

Wie schaffen wir es, dass die neuen Tools auch von den Leuten genutzt werden?

Stand der internen Kommunikation bei den Unis

Nils RWTH

Slack (wird von Fachschaft ET an der RWTH genutzt)

Kanalbasiert, abonnierbar und Zugangsbeschränkung möglich

Anhänge und Reaktion zu Nachrichten möglich

Nachrichten können zu Threads ausgeweitet werden

Erweiterungen z.B. Gdrive oder Umfragen

gratis mit Einschränkungen, danach pro user/monat

Microsoft Team (kennt Nils aus dem Berufsumfeld)

gut mit Office integriert

kanalbasiert

ähnlich zu Slack

kostenlos

früher Whatsapp und co

Offizieller Teil wird jedoch häufig nach wie vor über Mail(inglisten) geregelt

Alex FH Dortmund

Idee, dass Discord funktionieren könnte

Bereits genutzt von einigen der FSler.

Oft problematisch: Es existieren bereits viele Messanger seitens der Mitglieder.

Die Fachschaft wurde neu gegründet. Es ist noch Zeit für die erste richtige entscheidung.

Bericht zum Thema, oder eine kleine Tabelle

Dominik KIT

angefangen mit Mailinglisten

vielleicht Umstieg auf Matrix bzw. Riot

open source, federation möglich

kann selbst gehostet werden

Lukas TUM

abbonierbare Mailinglisten mit voller Mailhistory bis zur Servergeburt für offizielle Fachschaftsarbeit

Telegramgruppe für alltägliche Belanglosigkeiten (Essen, Feiern, Ist jemand in der FSE, …)

HTW Berlin

Mailingliste für offizielle Fachschaftsthemen wie z.B. Sitzungseinladungen

gibt eine eigene Mailingliste für Interessierte und Freunde

Vorsitzende verwalten welche Anfragen durchkommen

Studierende können ihre Fragen über E-Mail senden

Telegram für allgemeine Fachschaftsarbeit (bei Sitzung wurde dies als offizielle Plattform bestimmt)

Vorteil: Umfragen möglich (anonym) –> für namentliche Abstimmung über Termine wird Doodle erstellt und Link geteilt

Nachteil: bei mehreren Fragen wird Chat sehr unübersichtlich, Mitglieder überlesen Absprachen/ verlieren Überblick

Für alle FSR's übergreifend wird Whats App verwendet

Offizielle Sitzungseinladungen anderer Gremien –> über offizielle Mailingsliste

Vorsitzende nutzen „Google Notizen“ für To Do Listen (gleichzeitiges Bearbeiten möglich)

Gremientermine aus FSR / Interessantes werden in „Google Kalender“ eingetragen (von allen Mitgliedern bearbeitbar)

Protokolle werden in Wiki der Studentischen Gremien geladen

Flos HS München

Mail für Fachschaftler

offiziellster Kommunikationsweg

Mailverteiler für jedes Referat, bzw alle Mitglieder

Mailverteiler werden auch von externen genutzt

Whatsapp Gruppe mit aktuellen + ehemaligen

eigentlich nur für alltäglichen Quatsch, aber von einigen als „offiziell“ missbraucht und von den meisten wird der Inhalt ignoriert (100+ Mitglieder)

Whatsapp/Telegram Gruppe für einzelne Events, eigene Referate

Wiki mit Pad Funktion für Organisation von Events, FSSitzungen, Dokumentation

Manche nutzen für ihre Organisation auch unsere Cloud mit Excelfiles und Co

Hatten mal Mattermost

wurde überhaupt nicht angenommen

TU Dresden

Mailsystem mit Verteiler wo jeder darauf zugreifen und bearbeiten kann

Telegram-Gruppen für allgemeine FSR Arbeit und einzelne Gruppen für besondere Themen

Jabber integriert in Nextcloud

Leibniz Uni Hannover

* Sitzungseinladungen werden über Email Verteilung und Uni Plattform geschickt * Whatsapp Gruppe mit aktuellen Mitglieder * Wiki ist neu angeschafft. Es gibt viel zu verbessern * Cloud über die Uni, wo alle wichtige Dokumente hochgeladen werden.

Diskussion "Wie überzeuge ich Leute von neuen Kommunikationsmedien"

Tradition „verpflichtet“ Leute zu Tools

Es wird häufig bereits das genutzt, was Leute aus dem privaten Umfeld schon kennen

Aufzeigen der Funktionsvorteile

z.B. Bots bei Telegram oder strukturierte Diskussionen bei Slack/Teams/Riot etc

Verfassen von Netiquetten/Verhaltensrichtlinien, auf die sich im Zweifel bezogen werden kann und die eine Art Grundpfeiler der gemeinsamen Kommunikation sein sollen

Beispiel für MS Teams

Integration von neuen Diensten/Tools in bestehende Strukturen

z.B. Nutzung von SyncClients für CloudDienste

Schulungen für neue Leute, damit sie mit den neuartigen Tools etc. vertraut werden

Idealerweise auch für „andere“ Tools

Kann auch in eine Art „HowTo Fachschaft“ integriert werden

Einigung auf ein Tool ist an der Stelle ebenfalls nützlich

BuFaTa Kommunikation

Einigung auf ein Tool (WhatsApp/Telegram) oder ein neues „kanal/raumbasiertes“ Tool

Grundsätzlich Bereitschaft was Neues auszuprobieren

Ansonsten auch den Fokus auf Ankündigungen legen, damit diese nicht untergehen

Aber ein kostenfreies Tool, was idealerweise LDAP Funktion besitzt

Falls eine Art „kanalbasiertes Tool“ genutzt wird, müsste ein Konzept vorliegen

Ankündigungskanal

Allgemeiner tagungsbezogener Kanal

Spaßkanal

Kanäle für die Ausschüsse

Kanal zum Austausch/Netzwerken zwischen der Tagung

Ende

Beginn: 15:05 Uhr
Ende: 16:58 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden.

Mögliche Diskussionsthemen für weitere Male:

Evaluation der hier besprochenen Kommunikationsmedien/-tools (sofern sie von mehreren Fachschaften genutzt werden)

Wo gab es Probleme? Welche Funktionen werden genutzt? Welche fehlen?

Evaluation der BuFaTa-Kommunikation

wurde ein allgemeines Tool eingesetzt und angenommen? Wie hat es funktioniert?