BuFaTa WiSe2022/23
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
29.10.22	15:30	17:40	Maximilian Möbius (KIT)	Marius Trappe (TU Dresden)

AK Fachschaftsfinanzen

Anwesende: Max Möbius (KIT), Patrick Frenken (FH Dortmund), Niko Meiselbach (TU Dortmund), Dustin Wiese (TU Ilmenau), Niklas (KIT),Lasse Wegener (TU Dortmund), Marius Trappe (TU Dresden), Roald Schuh (UUlm), David Spreckels (HAW Hamburg), Niclas Weber (Westfälische-HS), Jan Rieger (FAU Erlangen), Jan Müller (FH Dortmund)

Einführung

AK-Struktur: Austausch und Sammel-AK

Ziel:

Austausch über aktuelle Finanzinfos jeder anwesenden Fachschaft sammeln

Überarbeitung vorhandener Übersichtsseiten (wenn Zeit ist)

Überblick über die bereits vorhanden Übersichtseiten: Fachschaftsfinanzen

1. Austausch

Themen

Wieviel Geld pro Studierenden?

Woher bekommt man Geld für Inventar und Veranstaltungen?

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Fachschaft & Finanzen

Klauseln welche Sponsoren

Alkoholische Getränke?

Wofür kann man Geld ausgeben?

Wie kann man Geld ausgeben? Wie funktioniert Abrechnung?

Buchführung

Laufzeit von Finanzanträgen

FH Dortmund

Bankzugriff durch 3 von 4 Vorstandssitzenden, Finanzreferent hat Recht auf Einsicht

zurzeit Wechsel Kontozugriff nach Vorstandswechsel bei Bank schwierig, Zugriff (durch 1V) noch nicht vorhanden

2.000,-€ Sockelbetrag pro Semester von AStA + proportionaler Anteil nach Anteil der Studierenden

jährliche Überprüfung durch AStA

hauptsächlich sollen Gelder am Ende des Semester

AStA fordert jährliche Haushaltsplanung (grob)

Buchführung (Belege wie Rechnung/Quittung) handschriftlich mit Formblatt vom AStA

dazu Excelliste

Bar Kasse vorhanden, jedoch grundsätzlich mit niedrigem Kassenbestand geführt

zu Veranstaltungen kann Bargeld abgehoben werden, auch hier vier Augenprinzip

in Ausnahmesituationen (während einer laufenden Veranstaltung) kann Geld von FSR-Mitglied vorgestreckt werden, per Überweisung oder Barkasse wird ausgeglichen

Überweisung per 4-Augen Prinzip (Einer richtet Auftrag ein, anderer bestätigt)

Bier/Sekt/Wein kein Problem, harter Alkohol nicht durch Fachhochschule gestattet

Gemeinsame Einkäufe mit anderen Fachschaften können getätigt werden, müssen von allen vorher beschlossen sein

ein FSR geht in Vorkasse und stellt Rechnung anteilig den beteiligten FSR

>50€ muss beschlossen werden durch Fachschaftssitzung, <50€ kann Vorstand beschließen

ab 500,- € werden immer drei Angebote eingeholt und der FSR-Stizung vorgelegt

i.d.R. für günstigstes Angebot, sonst mit triftigem Grund

nach Corona guten Puffer, wodurch manche Studierendenveranstaltungen (z.B. Grillen) kostenfrei angeboten werden können

Sponsoring Verträge können geschlossen werden, aber bisher durch FSR-Sitzung unerwünscht

==== TU Dresden ====
* Bericht nicht vom Finanzer der Fachschaft
* Abrechnung bei Veranstaltungen vereinfacht durch Fachschaftsverein (dort Kartenlesegerät vorhanden, kostet aber ~3 %, in Kalkulation zu beachten)
* Finanzerwechsel bei Sparkasse schwierig
* 500 € Sockelbeitrag pro Semester
* 0,90 € pro Studierenden und Semester (nach bestandener Finanzprüfung des StuRa)
* Anschaffungen werden vom Fachschaftsrat selbst getragen, Große Anschaffungen können beim StuRa (Studierendenrat) beantragt werden.
* Unterstützung von Hochschulgruppen prinzipiell möglich (auf Antrag)
* Alkohol darf gekauft werden, Pfand muss bei Getränken raus gerechnet werden
* Helferverpflegung benötigt Helferliste
* Finanzanträge haben theoretisch keine begrenzte Laufzeit, praktisch sollen sie jährlich erneuert (geschlossen und neu eröffnet) werden
* siehe Übersichtsseite [[arbeitskreise:fachschaftsfinanzen:tu_dresden|Fachschaftsfinanzen TU Dresden]]

TU Dortmund

1,28 pro Student bekommen wir - mindestens 500€ pro Fachschaft

ungefähr 1000 Studenten

Gesamtvermögen der Fachschaft muss unter 3 * SBM (Sonderbefügungsmittel) liegen, damit neue beantragt werden können

Verfügungsmittelfopf der Universität übergelaufen, 3700 € SS23 extra

Große Anschaffungen werden vom Fachschaftsrat selbst bezahlt

Es dürfen keine Gewinne verbucht werden

Der Asta achtet stark darauf, dass keine Lebensmittel unter dem Einkaufswert verkauft werden

Einmal im Jahr Kassenprüfung vom Asta

Buchführung wird vom Asta vorgegeben

HAW Hamburg

ca. 0,42€ pro Student

1600€ - 1700€ + 250€ Projektmittelzuschuss + 200€ Reisekostenzuschuss

Geld muss beim AStA Finanzreferat beantragt werden und wird dann Überwiesen oder per Scheck ausgezahlt

Keine eigenen FSR Konten, wurden damals abgeschafft

FSR ist keine eigene Rechtskörperschaft

Beschlussgrenze nach eigenen Ermessen, FSR intern festgelegt auf 50€

Ausgaben ab 200€ müssen vom AStA mit 3 Vergleichsangeboten genehmigt werden, i.d.R. unproblematisch

Geld kann auf Antrag zurückgestellt werden, ist dann aber Zweckgebunden

AStA Finanzrichtlinien regeln FSR Finanzangelegenheiten

AStA hat die Finanzhoheit, das StuPa darf nicht über Finanzangelegenheiten entscheiden

Alkohol darf gekauft werden, Pfand muss bei Getränken raus gerechnet werden

Getränke/Essen maximal 20€ pro FSR Mitglied für Eigenverköstigung, wird aber nicht vom AStA praktiziert

Offiziell dürfen keine Einnahmen generiert werden

Es dürfen keine Verträge abgeschlossen werden, die finanzielle Auswirkungen auf das Folge Semester haben

Kein Geld für Tabak oder Spenden

Buchführung per Excel-Formular

Abbrechnungen auf eigen erstellten Abrechnungszettel. Auf dem Abbrechnungszettel muss der Beleg angeheftet werden und Angaben zu Preis, sowie der einreichenden Person und Rechnungsdatum angeben werden. Finanzer und Einreicher müssen die Abrechnung jeweils unterschreiben

AStA prüft Kassenbuch nach dem Semester

KIT Karlsruhe

Infos nicht 100%ig sicher

Studierende zahlen aktuell 7,50€ pro Semester an den AStA

Verteilung des Geldes nach Schlüssel, fester Beitrag und proportionaler Anteil nach Anteil der Studierenden

aktuell ~7k€ pro Jahr

Kostenstelle beim AStA, Titel für verschiedene Zwecke

AStA Haushaltsrichtlinie legt Richtlinien fest

Haushalt muss durch Haushaltsplan geplant werden, Änderung sind aber möglich

Geld wird durch stellen von Finanzanträgen vom AStA ausbezahlt

Je nach Höhe des Betrags sind Beschlüsse des Referats, der Fachschaftssitzung, des FS Finanzers, des FS Vorstands oder des AStA, oder das StuPa notwendig

Rücklagen sind Zweckgebunden möglich z.B. neuer Server etc.

Alkoholische Getränke sind nicht möglich

Für Feste, Alkohol, Druckmaschine etc. gibt es einen Kasse e.V.

Sponsorings für größere Veranstaltungen werden über den Verein abgewickelt, müssen aber durch FS Sitzung genehmigt werden

Westfälische-HS

1000€ + 1€ pro Student ⇒ ca. 1500€ pro Jahr

Überweisung durch AstA, nachdem Haushaltsvoranschlag durch StuPa geprüft

500€ Sonderzuweisungmittel pro Jahr für z.B. Info-Monitor

150€ für z.B. BuFaTa

Eigenes Konto bei Sparkasse

alle Ausgaben müssen in einer FSV Sitzung beschlossen werden

Buchführung über Kassenanweisungen (Finanzer und FSV Mitglied unterschreiben)

Kassenwart tätigt Überweisungen

Uni Ulm

Infos kommen von Nicht-Finanzer (nagelt mich nicht fest)

Auslagenerstattung geht an Fachschatsfinanzer

Alternative: Abschlagszahlung (selten genutzt), auf Rechnung bestellen

zunächst: Verfasste Studierendenschaft (AStA) heißt StuVe

Finanzen macht nicht mehr Verein, sondern StuVe

Fachschaft hat Kostenstelle bei StuVe, kein eigenes Konto

Rücklagenabbau mit Küche soweit abgeschlossen

Alkohol bis ca. 12 Vol-% (außer Partys)

Beschaffungsantrag ab 300€ pro Artikel

von 170€ pro Studi und Semester Studiengebüren nimmt StuVe 13€

Festbetrag für Fachbereichsvertretungen (Fachschaften)

alles, was darüber hinaus geht muss vom Studierendenparlament (StuPa) genehmigt werden (z.B. neue Küche)

abgesehen von StuVe: Fachschaftsverein mit entsprechenden finanziellen Rücklagen

Kiosksystem gemeinsam mit Psychologie

unterschiedliche Kostenstellen/Accounts für ET & PSY Verpflegung

private Accounts

Landesgelder: Gelder zur Ausgleichung von pandemiebedingten Lernrückständen für dieses Jahr (2022)

sehr spezifische und einschränkende Regeln zum Ausgeben

z.B. Max. x% für Infrastruktur, max. x% für Verpflegung, Vergleichsangebote ab 300€, etc.

Sponsoring allgemein erstmal abgelehnt

auch Materielles für Erstsemester-Tüten

StudentLab (Studentisches Labor) bezieht Hauptteil der Geräte über Qualitätssicherungsmittel (QSM-Mittel)

FAU Erlangen

Bericht nicht vom Finanzminister der Fachschaft

Ein recht großes Konto zur Nutzung für Events und Ausstattung, jedoch kein direkter Zugriff. Muss von der Geschäftsstelle des Departments genehmigt werden

Getränke und Alkohol können nicht abdeckt werden und werden bei Events von Mitgliedern der FSI meist privat ausgelegt und werden anschließend durch Einnahmen am Event (bzw. Einnahmen aus vorherigen Events) erstattet.

Meist werden Sachen zum Selbstkostenbetrag oder für minimalen Gewinn an Events verkauft

Reisekosten zur Bufata werden übernommen

Verpflegung auf Sitzungen werden übernommen

Mit genauen Buchhaltung nicht vertraut. Auf Events meist mit Excel-Tabelle

Keine genauen Infos zu Zuschüssen für Fachschaft vom Department Elektrotechnik

Sponsoring nur in Form von Sachspenden für Events (Bsp. Getränke)

TU Ilmenau

siehe Übersichtsseite Fachschaftsfinanzen TU Ilmenau

2. Übersichtseiten aktualisieren/erstellen

aus Zeitgründen wurden keine Übersichtsseiten kontrolliert

Ende

Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden und die Übersichtseiten weiter aktualisiert werden.