Protokoll

BuFaTa WiSe17

Anwesend: Sebastian (TU Dresden), Hendrik (TU Dresden), Jan (RWTH Aachen), Bianca(HS Ravensburg-Weingarten), Henrik(Uni Paderborn), Max (TU Chemnitz), Richard (TU Darmstadt), Marla (TU Braunschweig), Marc Kreft (HS OWL)
Leitung des AK: Maximilian Wende (TU Chemnitz)
Protokoll: Jeder ein bisschen

Einführung

Austausch-AK der Fachschaften über ihr Budget. Dabei sind unter anderem die folgenden Fragen interessant: Woher kommt das Geld? Wie wird es verteilt? Wie wird auf das Geld zugegriffen? Wofür darf das Geld verwendet werden? Verdient die FS anderweitig Geld? Wie kann das Geld sinnvoll den Studierenden zu Gute kommen?

Ganz grundsätzlich gibt es große Unterschiede zwischen Fachschaften die ein rechtlicher Teil der Universität/Hochschule sind (oft über Studierenendenschaft) und Fachschaften die als ein (externer) Verein organisiert sind.

Ein duales Modell von Teil der Uni und Verein ist möglich.

Vorstellungsrunde

Sächsische Unis

FSRe entsenden Vertreter der Fachschaft in den Studentenrat (StuRa)

Fachschaften bekommen Semestermittel (Sockelbeitrag + Anteil pro Student)

Büro-Inventar ist oft ausgesondertes Zeug der Uni.

TU Chemnitz:

Finanzer können bis 150 Euro selbst entscheiden

Dekanat bezahlt Büroartikel, Leiterplatten

TU Dresden:

Finanzamt macht Stress beim StuRa wegen Partyeinnahmen und das betrifft die Fachschaften auch

Idee: Partys in Vereine auslagern (duales Modell)

Als Party-Verein nicht gemeinnützig

FSR-Finanzer darf ca. 30 € pro Semester für Bürobedarf ausgeben.

Es gibt erst Geld vom StuRa nach der Finanzprüfung durch den StuRa-Finanzer (nicht jedes Semester)

Wenn mehr als 10.000 € auf Konto, gibt es auch vorerst kein Geld.

TU Darmstadt

Fachschaften dürfen kein Geld haben, Finanzanträge an Asta, Förderverein

Über Dekanat können Anträge gestellt werden

RWTH Aachen

StuPa empfängt Semesterbeiträge, Asta als ausführendes Organ

Fachschaften erhalten Selbstbewirtschaftungsmittel vom AStA und können selbst darüber verfügen

Geschäftsführer (aktuell 25 Personen) können bis 50 Euro selbst (zu zweit) ausgeben

ab 1000 Euro muss eine Ausgabegenehmigung vom AStA eingeholt werden

Kostenpläne bei größeren Veranstaltungen

Asta prüft die Fachschaften

Topf für Erstsemesterarbeit vorhanden

Paderborn

Keine eigenen Mittel

Jahresbudget, aus dem Mittel beantragt werden können

Durch Personalunion gehen Anträge i.d.R. durch

gemeinnütziger e.V., nicht viel Bewegung

Spenden von Firmen für Veranstaltungen

Hochschule Ravensburg-Weingarten

Kein eigenes Geld

500 Euro pro Semester welche von der Verfasste Studierendenschaft (VS) verwaltet werden

Rechnungen werden von der Verfassten Studierendenschaft bezahlt

Finanzwart hat 150 Euro Freibetrag im Semester für Büroartikel

Zusätzlich zu den 500€ Freibetrag jedes Semester sind 2 festgelegte „Töpfe“ hinzugekommen, einmal Erstsemesterbegrüßung und einmal Abschlussfeier (Geldbetrag nicht genau bekannt)

Hochschulgesetz regelt Sachen, für die man Geld ausgeben kann

TU Braunschweig

Es gibt einen Sockelbetrag vom Asta

ansonsten Anträge auf Studienqualitätsmittel oder die Fakultät

Ausgaben: Tutorien für jüngere Semester

HS OWL (Lemgo)

Semestermittel → Asta → Semesterticket, Eigenanteil, Fachschaften

rund 600 € die an die Fachschaft gehen pro Semester

Eigenes Fachschaftskonto (beim Asta), freie Verwaltung

Fachschaft hat keinen Haushaltsplan, nur Asta/StuPa selbst

Themen

Lehr-Töpfe

von Ländern für Verbesserung der Studienqualität, aber nicht nur für Fachschaften

Fachschaften können Anträge an den Topf stellen

In NRW und Niedersachsen

strikte Richtlinie in Aachen, Kommission, die über die Mittel entscheiden

Inventar / Büromaterialien

Häufig ein geringes Budget für Büromaterialen, welches ohne Anträge ausgegeben werden darf.

Chemnitz: bis zu 1/3 der Mittel pro Semester

Dresden: Information in der Sitzung im Nachhinein trotzdem Pflicht

Einige Unis: Rahmenverträge der Uni (man kann nicht bei jeder Firma kaufen)

Umgehen durch Trennung in studentische und akademische Selbstverwaltung

Dekanat unterstützt oft

Ausgesondertes von Uni / Rechenzentrum / etc., oft noch vergleichsweise hochwertiges Zeug

Inventarlisten:

Aachen: Langfristige Anschaffungen ab 100 Euro müssen inventarisiert werden.

Sachsen: Inventar muss über die Jahre abgeschrieben werden.

Lemgo: Fachschaftsinventar wird bisher nicht inventarisiert.

Transport / Autos

möglich sind:

eigene Anschaffung der Studierendenschaft —> günstige/kostenlose Nutzung durch Fachschaften

Vertrag mit lokalem Car-Sharing-Anbieter über die Studierendenschaft —> günstige Nutzung durch Fachschaften (Dresden)

bei längerem Ausleihen auch Mietwagen

Nutzung vom Fuhrpark der Universität/Hochschule, insbesondere bei schweren/großen Transporten mit Lkw oder Exkursionen mit Bussen

frühzeitig beantragen / anrufen

Chemnitz: Fahrer brauchen extra Belehrung und „Uni-Führerschein“

Abrechnung über die Fakultät (TU Chemnitz):

Fakultät hat einen eigene Topf für Exkursionen

Es muss eine zuständige Professur gefunden werden.

ansonsten natürlich auch Sachen an die Uni liefern lassen

eigenes Privat-Auto:

Problem: Versicherung

teilweise Selbstbeteiligung

Es gibt Versicherungen für die Selbstbeteiligung

Aufgrund von Finanzrechtlichen Problemen sollen an einigen Unis nur Verträge ohne Selbstbeteiligung abgeschlossen werden

Reisekostenabrechnung

z.B. Sächsisches Reisekostengesetz (Bahn 2. Klasse, 17 Cent pro km bei Autonutzung)

Leute legen aus, Rückerstattung nach der Veranstaltung

Vorher Kostenplan vorlegen, Reise muss genehmigt werden

meist: wie normale Finanzanträge bzw. sind Teil derer

Tipp: Nutzung von billigen Ländertickets in Verbindung mit Semesterticket oder Fernbus

Finanzanträge

bei Zuordnung der Fachschaft zur Uni: z.B. TU Dresden

stets muss eine Kalkulation im Vorfeld gemacht werden, mit Kosten über die einzelnen Posten

ab einem Schwellenwert von z.B. 100 € müssen mehrere Angebote für einen Posten angehängt werden

Wenn nicht das günstigste Angebot gewählt wird, oder keine mehrere Angebot möglich (z.B. GEMA), dann Begründung dazu.

Kosten für Posten werden als Maximum gesehen: Unterschreitung üblich, geringfügige Verschiebungen innerhalb eines Antrages sind möglich, solange die Gesamtsumme nicht überschritten wird

bei gewissen größeren Veranstaltungen (z.B. Parties) muss auf Einnahmen - Ausgaben = 0 geplant werden.

RWTH Aachen:

allgemin: je größer das Budget umso mehr Gremien müssen einbezogen werden

Versicherung

Haftpflicht von Veranstaltungen:

möglich sind:

Studierenendenschaft hat einen Vertrag mit einem Versicherer, die auch Fachschafts-Veranstaltungen abdeckt

Finanzprüfung & Kassenprüfung

Sachsen:

StuRa prüft Fachschaften, Innenrevision der Uni prüft StuRa, Land prüft Innenrevision der Uni

Finanzer/Prüfer sind selbst persönlich haftbar für Unstimmigkeiten.

Kalkulationen/Abrechnungen, Buchungsbelege, Rechnungen, Angebote, Kontoauszüge werden geprüft

Verein:

Sofern die Rechnungen im Ordner kleben, ist alles gut

Pfand

Dresden:

darf nur abgerechnet werden, wenn die Rückgabe wieder als Einnahme kommt → (keine effektive Bezahlung von Pfand)

Lemgo:

wenn mal ne Flasche geklaut wird/runterfällt, kann die Fachschaft das bezahlen

Kassen- und Buchführung

Buchungen hintereinanderweg

Barkasse:

es soll „grundsätzlich unbar“ gezahlt werden

Kassenlimit, das nur in Ausnahmefällen überschritten werden kann

aber: man will nicht zu häufig ein/auszahlen, wegen Kontoführungsgebühren

Quittungen ausstellen

Bei Partys: Kassenzählprotokolle

Dresden: formal mind. 2 Unterschriften

Quittungen sammeln

RWTH Aachen:

Verpflegungsliste muss erstellt werden

Je größer die Summe umso mehr Formalien

Es müssen vom Lieferanten o. Ä. „Qualifizierte Rechnungen“ mit Namen usw. des Zahlungsempfänger ausgestellt werden.

Problem: Aldi oder Lidl stellen oft keine Qualifizierten Rechnungen aus; meist muss man extra zum Kundenservice gehen

Viele nutzen bekannte Tabellenkalkulationsprogramme.

Tipp: Thermodruckbelege auf Papier kleben, beschriften, einscannen und wieder ausdrucken, da diese schnell verbleichen

Bestellungen/Verträge

meist:

erst nach Genehmigung durch mehrere darf bestellt werden

ohne Genehmigung/Finazantrag ist der Besteller persönlich haftbar, da er ohne Handlungsbefugnis gehandelt hat; auch wenn die Fachschaft der Empfänger ist.

oft strekt man als Fachschaftler privat vor und bekommt mit Einreichnung der Rechnung sein Geld zurück.

Budget / Rücklagen

wie viel / wie setzt sich das zusammen

was passiert mit ungenutzten / nicht abgerufenen Mitteln?

bekommt man nichts mehr, wenn man zu viel Geld auf dem Konto hat?

Umgehung des Limits mit zweckgebundenen Rücklagen/Rückstellungen

Rechtsformen

(Teil-)Körperschaft des öffentlichen Rechts der Universität

Fachschaften:

TU Chemnitz

TU Dresden

RWTH Aachen

Verein

Fachschaften:

TU Dresden (Auslagerung für Parties)

gibts noch andere???

Fachschaften:

FS3

Vereine

normal vs. gemeinnützig

Satzung und Vorstand

Finanzamt / Steuern

Haushaltsplan

Fachschaften mit HHP

Aachen

Chemnitz

Bei den Fachschaften, die kein eigenes Geld haben, macht das keinen Sinn

Mittelverwendung

Kontoführungsgebühren

hohe Gebühren pro Monat (5/7/12 Euro pro Monat)

zusätzliches pro Überweisung

irgendwem unterstellt?

Wofür Geld nicht ausgegeben werden kann

Bier (HRW)

Was mit Studienleistungen zusammenhängt (z.B. Abschlussarbeiten)

Bürokratische Hürden

Stu_X-Finanzer verwalten Geld

FS1, FS2

Die Fachschaft verwaltet ihr Geld selbst

TU Chemnitz, FSR-Finanzer können bis 150 Euro selbst beschließen

TU Dresden

Weiteres???

Finanzierungsquellen

Semesterbeiträge

Defizitbezuschussung (Stu_X, Studentenwerk)

Förderverein der Uni

Sponsoren

Buchführung

Kassenbuch

Buchungsbelege

Buchungen am selben Tag zusammenfassen

Auslagenrückerstattung zusammenlegen

Buchungstabelle

Inventar/AFA-Scheiße

Kalkulation/HHP/Abrechnung

Problemlösungen

Alkohol ist keine Lösung sondern ein Destillat, Fließtexte sind auch immer gut …

Vorschlag 1

Vorschläge nicht aufzählen sonder mit Einzelüberschriften versehen damit Sie im Inhaltsverzeichnis auftauchen, wir arbeiten konstruktiv an unserer Gesellschaft mit

Vorschlag 2

Übersicht über die Finanzen der einzelnen Fachschaften

Fachschaft	Verfügbare Mittel	Lösung 2
HS OWL	ca. 0,80€ / Studierenden, max 2500€ Verwaltungsmittel	Um den Protokollanten zu ärgern
Wieso Tabellen	Weil cool und übersichtlich	Weil in jeder Wikisprache irgendwie komisch
Eine ganze Zeile für einen Satz, mit wenig Nährwert

Ende

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 17:30 Uhr
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden