Finanzübersicht TU Dresden

Allgemeines

Stand

Datum der letzten Aktualisierung: 19.05.2023

Begriffe

Hier sollen wichtige (und wahrscheinlich für andere unbekannte) Begriffe erklärt werden.

FA: Finanzantrag

FSR: Fachschaftsrat (Studierendenvertretung an der jeweiligen Fakultät), wir sind: „FSR Elektrotechnik“

Stura: Studierendenrat (Studierendenvertretung der Uni)

AfA: Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter

Organisationen inkl. Legitimierung

Hier soll beschrieben werden, welche Organisationen im Geldfluss beteiligt sind, die FS beeinflussen/kontrollieren. Dabei sollte auch darauf eingegangen werden, wie die jeweiligen legitimiert werden. (z.B. bei der Kontrollstelle der Hochschule → durch das Gesetz legitimiert, ein StuPa/AStA/StuRa durch Wahl, etc.)

Legitimiert wird der FSR über jährliche Wahlen durch die Studierenden der Fakultät. In den Stura werden Mitglieder (bestimmte Anzahl Sitze je FSR) von den FSRen entsendet. Der Stura wählt Geschäftsführer und andere Posten. Der Stura erhält Geld über die Semesterbeiträge der Studierenden (7,60 Euro pro Person). Davon werden u.a. Verwaltungspersonal, Förderungen für Referate des Stura und Hochschulgruppen, sowie die Beträge für die jeweiligen FSRe bezahlt.

In den FSRen werden Finanzer*innen bestimmt, welche für die Koordinierung der Geldflüsse verantwortlich (und ggf. auch haftbar sind). Die Buchführung erfolgt über das Programm „GnuCash“, worüber auch Rechnungen erstellt und die Ausgaben in Stura-Kategorien eingeteilt werden können. Einmal jährlich ist der FSR der Fachschaftsvollversammlung über seine Finanzen rechenschaftspflichtig. Die FSRe müssen Rechenschaft über Ihre Ausgaben beim Stura ablegen. Dafür wird die Buchführung und die Legitimierung der Ausgaben überprüft (alle ein bis zwei Jahre). Die Wirtschaftsführung des Stura unterliegt der Prüfung durch den Landesrechnungshof und der Vorprüfung durch die Innenrevision der Universität.

Rechtlicher Status FS(R)

Welchen rechtlichen Status hat die FS? Verein? Teilkörperschaft der Uni? anderes? hier bitte beschreiben.

Der FSR ist rechtlich ein Teil des Stura, dieser ist eine Teilkörperschaft der Universität.

Geldflüsse und aktuelle Geldmengen

Einnahmen

Wo kommt das Geld her, das euch allgemein pro Jahr/pro Semester zur Verfügung steht? und wie viel ist es?

FSR

Der Sockelbetrag beträgt 500 Euro, welcher pro Semester ohne Prüfung ausgezahlt wird. Außerdem gibt es von jedem Studierenden der Fakultät 0,90€, welches direkt mit im Semesterbeitrag steckt. Dieses Geld wird aber erst freigeschaltet nachdem eine Finanzprüfung durch den Finanzer des Sturas erfolgreich abgeschlossen ist. Das ergibt für unseren FSR ca. 2200 Euro pro Semester. Weitere Geldquellen existieren regulär nicht.

Verein

Es wurde ein Verein gegründet, welcher dem FSR nahe steht, jedoch finanziell nicht mit diesem verbunden ist.

nicht gemeinnützig

darf Gewinne machen

mit Ziel gegründet weiteren Aktivitäten oder Veranstaltungen zu ermöglichen, die nicht durch das Hochschulfreiheitsgestz abgedeckt sind, um den FSR zu unterstützen

Ausgaben

Für was verwendet ihr das euch zugewiesene Geld?

Ausstattung eines Materialverleihs

Durchführung der Erstsemestereinführungswoche

Durchführung von Informationsveranstaltungen für Studierende und Studieninteressierte

Durchführung von kleinen Klausurtagungen des FSR, sowie Teilnahme an der BuFaTa

Ausstattung für das FSR Büro

Organisation von Feiern (Weihnachten, Sommer)

Formalia

Wie funktioniert das Geld ausgeben?

Ab wann werden Angebote/Beschlüsse benötigt?

Alle Ausgaben für Anschaffungen oder Veranstaltungen müssen mit einem FA auf beschlussfähigen Sitzungen des FSR abgestimmt werden. Sie benötigen Begründung (nach dem sie eine Aufgabe der studentischen Selbstverwaltung nach dem sächsischen Hochschulfreiheitsgesetz erfüllen). Lediglich geringe Mengen an Verbrauchsmaterial (wie mal eine Briefmarke oder ein Klebestift) bis 30 Euro im Monat dürfen von den Finanzverantwortlichen ohne Beschluss ausgegeben werden. Diese Zahlungen müssen jedoch auf einer Sitzung bekannt gegeben und protokolliert werden.

stets muss eine Kalkulation im Vorfeld gemacht werden, mit Kosten über die einzelnen Posten

ab einem Schwellenwert von 200,00 € müssen drei Angebote für einen Posten angehängt werden

Wenn nicht das günstigste Angebot gewählt wird, oder keine mehrere Angebot möglich (z.B. GEMA), dann Begründung dazu

Kosten für Posten werden als Maximum gesehen: Unterschreitung üblich, geringfügige Verschiebungen innerhalb eines Antrages sind möglich, solange die Gesamtsumme nicht überschritten wird

bei Veranstaltungen (z.B. Parties) muss auf Einnahmen - Ausgaben = 0 geplant werden.

Gibt es weitere Formalien zu beachten?

Pfand darf nur abgerechnet werden, wenn die Rückgabe wieder als Einnahme kommt → (keine effektive Bezahlung von Pfand)

keine Ausweisung von Umsatzsteuer

kein aktives Sponsoring (damit Stura keine Steuern zahlen muss)

Ausgaben dürfen nicht vor dem Beschluss auf der FSR Sitzung erfolgt sein und dürfen den maximialen Finanzrahmen des Antrags nicht überschreiten

Anschaffungen ab 150 Euro werden in das Sachanlagenverzeichnis aufgenommen (Abschreibung bis 1000 Euro sofort, darüber hinaus über AfA-Tabellen)

Verwaltung

Wird das Geld besonders verwaltet?

Buchungen hintereinanderweg (Führung eines Kassenbuchs)

Barkasse:

Kassenlimit von 500€ pro Barkasse, das nur in Ausnahmefällen überschritten werden kann

aber: man will nicht zu häufig ein/auszahlen, wegen Kontoführungsgebühren

Quittungen ausstellen

Bei Partys: Kassenzählprotokolle

formal mind. 2 Unterschriften

Quittungen, Rechnungen abheften (Thermobelege kopieren)

Je größer die Summe umso mehr Formalien

Es müssen vom Lieferanten o. Ä. „Qualifizierte Rechnungen“ mit Namen usw. des Zahlungsempfänger ausgestellt werden.

Problem: Aldi oder Lidl stellen oft keine Qualifizierten Rechnungen aus; meist muss man extra zum Kundenservice gehen

Nutzung von GnuCash als Finanzsoftware

Nutzung eines Kontos der Sparkasse über den Stura mit festgelegten (auf FSR Sitzung beschlossenen) Zugriffsberechtigen

Braucht man eine Steuererklärung?

Keine Steruerklärung durch den FSR

wir dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen

Wer prüft Ausgaben/Einnahmen?

StuRa prüft Fachschaften, sächsische Innenrevision prüft StuRa

Finanzer/Prüfer sind selbst persönlich haftbar für Unstimmigkeiten.

Kalkulationen/Abrechnungen, Buchungsbelege, Rechnungen, Angebote, Kontoauszüge werden geprüft

Abgabe eines Jahresabschlusses zu, 31.03. eines Jahres durch jeden FSR an den Stura

Verein:

eigene Buchführung und Verwaltung unabhängig vom FSR

Linksammlung

Hier sollen Links zu bspw. Finanzordnungen, Gesetzen oder Formularen angegeben werden, die für eure Arbeit wichtig sind.

Finanzordnung des Stura: https://www.stura.tu-dresden.de/webfm_send/2598 Grundordnung des Stura: https://www.stura.tu-dresden.de/webfm_send/1989