Ideelles Gründungstreffen zur Gründung des (gemeinnützigen) Vereins "Bundesfachschaftentagung der Elektrotechnik e.V."

Teilnehmer:

Andreas Wolf (KIT)

Mark Wege (Alumnus, FH Gießen-Friedberg)

Jan Bader (KIT)

Andreas Lang (KIT)

Robert Niebsch (TU Dresden)

Sandra Bender (TU Dresden)

Piratenpad

Zur Kollaboration: http://piratenpad.de/VrDsfmraTf

Projektplanungstool Trello

Momentan probieren wir aus, mit dem Tool Trello auf diesem Board https://trello.com/board/bufata-e-v-grundung/4fc40a4a49e99e82634036f0 zusammenzuarbeiten. Das Projekt ist dort privat. Wer dort mitmachen möchte, meldet sich bitte bei sekretar@bufata-et.de und bei trello.com an und kann dann eine Einladung von mir zu diesem Projekt bekommen.

Grundfrage: Was soll aus der BuFaTa werden?

Personalstamm kann mit der Einbindung von Alumni mit mehr Konstanz versehen werden

Durch mehr „Stammpersonal“ mehr „Durchschlagskraft“ von BuFaTa Standpunkten

Legitimation wird erhöht

BuFaTa als Marke soll besser aufgebaut werden

Aufgaben von Alumni

Wissenstamm erhalten

Berufspraxis mit einbringen

Förderverein

Brainstorming

positive Resonanz

genug Manpower? → Ja!

Aufgaben des Vereins (iterative Findung)

Organisation von Fördermitteln

Kassenführung

Werbung für Teilnahme durch Alumni evtl. besser, als durch Studenten, (da besseres Zeitmanagment)

Nachfragen beim GAP (Geophysikalisches Aktionsprogramm, http://www.geophysikstudenten.de/, studentensprecher@geophysikstudenten.de), wegen der guten Alumnikultur dieser

Robert verschickt Anfragen an andere BuFaTas, Fragen s. Anhang A

Aufgreifen einer Idee aus der BuFaTa in DD

Gastredner (Bekanntheit und Motivation steigen)

Fragebogen (Thema: Warum wart ihr nicht auf der letzten BuFaTa), der in Dresden erstellt wurde, soll umgesetzt werden, Mark wird dies tun! Kommentar Mark: „Erledigt“

Grundlagen

7 Leute zur Vereinsgründung

Vereinsitz festlegen

Gründung soll auf der nächsten Sommer BuFaTa erfolgen

Aufgaben bis dahin

Mitglieder finden

Alumni der letzten BuFaTas dazu einladen

Satzung vorberereiten

Landes- / Bundesrecht klären (Mitglieder außerhalb Deutschlands?; „verteilte“, elektronische Sitzungen möglich?)

Eintragung + Unterschriften zum Amtsgericht

VDE informieren und mit ausgearbeiteten Unterlagen um Unterstützung bitten

Gastredner des VDE einladen zur Gründungstagung für Rede über Vereine

Beitrag in VDE/VDI Magazinen

formale Einladungen zum Gründungsevent

angemessenenen Veranstaltungsort finden

Robert kümmert sich um das Einpflegen der festgestellten Aufgaben in eine Kollaborationssoftware

Sponsoren für die Gründung?

Andreas Wolf fragt bei ehemaligen Fachschaftsfinanzern nach Interesse am/an den Finanzerposten nach

Sandra kann sich vorstellen den Posten des Finanzers zu übernehmen

Satzung, insbesondere Zwecke sollen bis zum Ende der Winter BuFaTa definiert sein und an die Gründungsmitglieder verschickt werden

Elektronische Mitgliederversammlung soll möglich sein, ansonsten im Rahmen der BuFaTas

Vorschlag: Alumni Vorsitz, Studenten als deren Stellvertreter

Informieren aller betroffenen Fachschaften vor und nach Gründung des Vereins

Ziel: gewinnen von Mitgliedern für den Verein

Definition

Vereinszweck aus § 52 Abgabenordnung übernehmen

Aufgaben des Vereins

Förderung der BuFaTa

Organisatorische + finanzielle Unterstützung der Tagungen und ihrer Organe

treuhänderische Verwaltung des Vermögens

Sicherung, dass BuFaTa statt findet

Vernetzung unter den FSR der ET (Definition welche, z.B. bundesweit oder deutschssprachig und ET oder ähnlich)

Kontakt zu Berufsverbänden

Aufgaben der aktuellen BuFaTa Satzung sollen übernommen werden

Finanzierung

es muss über Fremndfinanzierung (z.B. Firmen, Stiftungen) nachgedacht werden

Beiträge von FSen (freiwillig, oder z.B. als ideelle Unterstützung wenn keine direkte Teilnahme gewollt/möglich)

Ehrenmitgliedschaft

Fördermitgliedschaft

Definition Mitglied

Mitglied kann nur werden, wer mindestens 1 Semester an einer (deutschen, deutschsprachigen?) Hochschule Elektrotechnik oder ein verwandtes Fach studiert hat.

Sollte der Antrag auf Mitgliedschaft auch ablehnbar sein? (wenn ja sind hierzu noch Kriterien auszuarbeiten)

Anhang A: Fragen an andere BuFaTas

ZaPF, KIF, KOMA, FaTaMa

Wie läuft die Orga ab?

Wann stehen die Austragungsorte fest?

Welche Struktur (Verein)?

Wie ist die Finanzierung?

(Wie läuft die Mitgliederwerbung?)

Wie läuft der Kontakt zwischen Tagung und Fachschaften

KIF: 4stuebs@informatik.uni-hamburg.de

KOMA: buero@die-koma.org

ZaPF: vorstand@zapfev.de

FaTaMa: fatama2012@maschbau-hannover.org

Anmerkung Robert: Fragen wurden versandt und Antworten sind eingegangen. Müssen hier noch eingepflegt werden.

Anhang A1: Fragen an andere BuFaTas

1. Antwort der FaTaMa

Am 04.06.2012 19:48, schrieb Lisa Hartig: Hallo Robert, wir haben dieses Jahr die Fachschaftentagung Maschinenbau in Hannover organisiert. Ich versuche die Fragen so gut wie möglich zu beantworten Ich hoffe ich konnte euch einigermaßen weiter helfen, wenn ihr noch fragen habt könnt ihr euch gern bei mir melden. Auf folgender Seite findet ihr unseren Ablaufplan der diesjährigen Veranstaltung und unser Tagungsheft: http://maschbau-hannover.de/blog/?page_id=1074 Viele Grüße aus Hannover, Lisa Lisa Hartig Vorsitzende des FSR Maschinenbau (Uni Hannover)

*Wann stehen die Austragungsorte fest?

Den nächsten Austragungsort beschließen wir jedes Jahr beim Abschlussplenum der aktuellen FaTaMa.

Welche Struktur(er) habt ihr (Verein, nur Plenum)?

Wir haben keinen Verein, sondern lediglich die Veranstaltung selbst und die darin enthaltenen Plena, auf denen wir gewisse Dinge absprechen. Allerdings überlegen wir gerade einen Förderverein zu gründen, um eine engere Zusammenarbeit zu ermöglichen und die Finanzierung zu erleichtern.

Wie läuft die Finanzierung?

Finanziert wurde unsere FaTaMa zum größten Teil vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Allerdings gab es eine Änderung bei den Anträgen, deswegen können wir als Fachschaft das Geld nicht mehr direkt beantragen, sondern nur unsere Fakultät. Daher würden wir gern den Förderverein gründen, um die Antragstellung zu erleichtern.

Wie läuft im Grobem die Mitgliederwerbung?

Mitgliederwerbung direkt gibt es nicht. Wir haben dieses Jahr die Liste der Fachschaften in Deutschland aktualisiert und alle bekommen eine Einladung in schriftlicher und elektronischer Form. Wer dann kommt der kommt, wer nicht der halt nicht. Meistens ergibt sich daraus eine Teilnehmerzahl von 100-150 Studierenden.

Wie läuft der Kontakt zwischen Tagung und Fachschaften?

Im Moment haben wir kaum Kontakt zwischen den Tagungen, wenn dann mit einzelnen Hochschulen zu bestimmten Themen. Daran wollen wir allerdings in Zukunft auch arbeiten und die Gründung eines Vereins würde dies eventuell auch erleichtern.

Wie läuft die Organisation im Grobem ab?

Angefangen zu organisieren haben wir ein Jahr vor der Veranstaltung mit der Antragstellung. Danach geht es erst etwa 4 Monate vor der Veranstaltung weiter. Es muss an viele Dinge gedacht werden. Eine Unterkunft muss frühzeitig gefunden werden und wir mussten auch sehr früh damit anfangen eine geeignete Exkursion zu finden. Danach muss man sich um inhaltliche Dinge kümmern und geeignete Räume für die Arbeitskreise finden. Verpflegung muss gesichert sein. Das ganze ist ziemlich Zeitaufwendig. Wir hatten ein Orgateam von 9 Leuten. Eine Person wurde zum Koordinator bestimmt. Den anderen wurden Arbeitspakete wie (Finanzen, Verpflegung, Unterkunft…) zugeteilt. Einmal die Woche haben wir uns getroffen und über unsere Fortschritte berichtet. Gegen Ende der Planungsphase dann alle zwei Tage. Für die Veranstaltung an sich mussten natürlich noch weitere Helfer gefunden werden, die man auch frühzeitig suchen sollte. Was auch immer relativ gut ankommt ist, wenn man ein geeignetes Rahmenprogramm auf die Beine stellt, Stadtführung, Exkursion, Spiele….

2. Antwort der KIF (Hamburg)

Moin moin, (CC und Full-Quote an die KIF-Orga-Hamburg, auch für Ergänzungen) ich schreibe mal für die KIF 39,0 in Hamburg. Wir haben über ein Jahr vorher begonnen, uns vorzubereiten. Wir waren selbst mit 20 Leuten auf der KIF 37,5 in Berlin und haben recht spontan entschlossen, die selbst auch ausrichten zu wollen. Zur Informatik in Hamburg ist zu sagen, dass wir eine außerordentlich starke Fachschaft haben. Die Orientierungseinheit wird ebenfalls ein halbes Jahr lang vorbereitet, von ca. 30 Personen. Damit viele kommen, haben wir dann auch einen richtigen Brief an alle deutschsprachigen Informatikfachschaften geschickt und mehrfach auf der bundesweiten KIF-Mailingliste daran erinnert. Auf der KIF sind immer um die 120 Leute, dadurch wird es leicht, dass jede KIF von einer anderen Fachschaft organisiert werden kann. Unser Veranstaltungswiki: http://kif.fsinf.de/ http://kif.fsinf.de/wiki/KIF390 Nun zu Deinen Fragen, beantwortet für Hamburg: Soweit von mir, Sonnige Grüße aus Hamburg, Marius

Wie läuft die Organisation im Grobem ab?

Wöchentliche Treffen. Aufgaben-Skizze machen, Deadlines für die verschiedenen Aufgaben festlegen und Aufgaben verteilen. Unterausschüsse gründen, Mailinglisten anlegen, Redmine-Account von Felix erfragen.

Zu den Aufgaben gehören: Ein Orga-Büro organisieren und dort den Einsatz-Plan aufhängen. Mit dem achbereichsleiter Genehmigung für Räume, Zeltflächen, Hörsäle absprechen. Sponsoren suchen. Logo ausdenken. Finanzplan aufstellen. Alle KIFfel brauchen ein Infoheft mit Umgebungsplan und grundsätzlichen Infos: Wo können wir duschen? Wo dürfen wir schlafen? WLAN für die anderen KIFfel? Mikros und Beamer für die Plena müssen da sein. Wo kaufen wir die T-Shirts? Eine Soundanlage für den Möhrchenkampf. Wir hatten am Ende 245 Tickets im Redmine stehen.

Während der KIF gibt es Bedarf für unglaublich viele Helfer, weshalb früh in der eigenen Fachschaft Leute dafür festgenagelt werden müssen. Raumplan und Arbeitskreise aktuell halten, Einkäufen (täglich), Fahren, Leute vom Hbf abholen, Putzen, Auskünfte geben, die Anmeldung klären, Pullis verkaufen, das Ewige Frühstück frisch halten, Waffeln backen, Kontakt mit dem Hausmeister und dem Fachbereichsleiter halten, Räume auf- und abschließen. Materialien kaufen für spontane AKs. Ganz wichtig: Ein Finanzreferent mit Überblick. Ein Orga vom Dienst (OvD) muss immer wach und ansprechbar sein.

Wann stehen die Austragungsorte fest?

Normalerweise wird das zwei KIFs vorher festgeklopft. Also bei der KIF 37,5 haben wir Hamburger gesagt, dass wir die KIF 39,0 machen. Auf der KIF 38,0 wurde es beschlossen.

Welche Struktur(er) habt ihr (Verein, nur Plenum)?

Unsere Fachschaft hat einen gesetzlichen Status: Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es soll bald einen KIF-Verein geben, aber darüber habe ich keine genauen Infos.

Wie läuft die Finanzierung?

Die vorhergehende KIF hat uns die Kasse des Vertrauens gegeben, die als durchlaufender Posten an die nächste KIF weitergegangen ist. Wir bekamen 1.000 Euro vom Förderverein unseres Fachbereichs (Alumni) und 1.000 Euro vom AStA. Bei Informatik ist das vergleichsweise einfach, an Sponsoren zu kommen: Wir hatten drei große Sponsoren und mehrere kleine mit insgesamt ca. 6.000 Euro Sponsoring. Dazu der Eintritt pro KIFfel.

Wie läuft im Grobem die Mitgliederwerbung?

Wichtig ist vor allem, dass diejenigen, die auf der KIF waren, bei sich zu Hause in der Fachschaft Werbung machen. Ansonsten gibt es im Internet eine Übersicht über alle Studienorte der Fachrichtung. Dann macht man sich eine Liste mit allen Fachschaften und schreibt einen witzigen Brief, dass sie bitte kommen sollen.

Wie läuft der Kontakt zwischen Tagung und Fachschaften?

Es gibt eine überregionale KIF-Mailingliste. Außerdem gibt es den AK „Vernetzung“ wo sich Leute ihre Kontaktdaten auf Papier austauschen. Es gilt: Die KIF besteht aus ihren Fachschaften.

3. Antwort der KoMa

Hallo Robert, da unser Wiki gerade erst entstanden ist (aber öffentlich lesbar!), beantworte ich dir deine Fragen gerne eben in dieser Mail (s.u.): Liebe Grüße aus Bremen, Jan-Philipp Litza i.A. des KoMa-Büros PS: Wenn ihr noch konkrete Fragen zur Oragnisation habt, klopft doch mal bei den Fachschaften für Informatik und Mathematik bei euch in Dresden an, die haben vor 2 Jahren souverän eine KIF/KoMa veranstaltet. [1] http://die-koma.org/publikationen/neulingsheft/ [2] http://die-koma.org/archiv/jahr-der-mathematik/

Wie läuft die Organisation im Grobem ab?

Die Organisation hängt komplett von der ausrichtenden Fachschaft ab. Unser Förderverein unterstützt und stellt ggf. Förderanträge auf Bundesmittel.

Wann stehen die Austragungsorte fest?

Meistens werden die Austragungsorte ein Jahr im Voraus festgelegt (d.h. auf der 70. KoMa wurde gerade der Austragungsort für die 72. KoMa beschlossen) und idealerweise wird bereits 18 Monate im Voraus wird Interesse bekundet (auf der 70. KoMa haben sich leider noch keine Interessenten für die 73. KoMa gefunden).

Falls dieser Regelfall einmal nicht klappt kann aber auch nur ein halbes Jahr im Voraus der Austragungsort der nächsten KoMa beschlossen werden.

Welche Struktur(er) habt ihr (Verein, nur Plenum)?

Wir haben den KoMa-Förderverein, der primär die Antragsstellung beim BMBF übernimmt und Spenden entgegennimmt. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung kann Bundesfachschaftstagungen beispielsweise in Bezug auf Teilnehmerverpflegung fördern.

Außerdem haben wir das KoMa-Büro, welches als dauerhafter Ansprechpartner zwischen den Konferenzen beispielsweise gegenüber dem studentischen Akkreditierungspool auftritt und das analoge und digitale Archiv der KoMa pflegt.

Keine der beiden Organisationen mischt sich aber in die Organisation der einzelnen Konferenzen ein: Wenn Fragen bestehen werden diese gerne von den meist erfahreneren Mitgliedern des Vereinsvorstands oder des Büros beantwortet, doch letztendlich liegt die Organisation wie oben erwähnt bei den ausrichtenden Fachschaften.

Ebensowenig sind sie die rechtliche Vertretung der KoMa: Das Büro ist die Kontaktadresse, mehr aber auch nicht. Der Verein übernimmt lediglich Teile der Finanzierung, ist aber von der KoMa in keiner Weise legitimiert.

Ein ständiges Plenum gibt es auch nicht. Die KoMa kann auf den Plena der einzelnen KoMa-Ausrichtungen beschließen, einzelne Personen bzgl. einzelner Aufgaben zu bevollmächtigen (z.B. in Fragen des Pools), alles andere muss aber direkt dort beschlossen werden.

Zu diesem Thema steht außerdem einiges in unserem Neulingsheft [1].

Wie läuft die Finanzierung?

Ein großer Teil des Geldes kommt regelmäßig vom Förderantrag beim BMBF. Die Beantragung dieser Fördermittel ist eine äußerst bürokratische und aufwendige Angelegenheit. Insbesondere die korrekte Antragsstellung von Anträgen, so dass zwei Konferenzen pro Jahr gefördert werden, ist sehr knifflig. (solltet ihr das vorhaben, sprecht uns bitte direkt dazu an; Antragsfrist ohne jegliche Aufschubsmöglichkeit ist der 1. Juni für das kommende akademische Jahr).

Außerdem hat jeder Teilnehmer einen Teilnehmerbeitrag zu entrichten, dessen Höhe sich meistens nach der Finanzierungslücke richtet und von der ausrichtenden Fachschaft festgelegt wird.

Der Rest wird entweder von den Universitäten der ausrichtenden Fachschaften gestellt (Räume, Teil der Ausstattung wie Taschen und Blöcke) oder von Sponsoren finanziert oder gestellt, die die ausrichtende Fachschaft organisiert.

Wie läuft im Grobem die Mitgliederwerbung?

Erstmal: „Mitglied ist wer kommt.“ Die KoMa hat keine Mitgliedschaften, sondern wer kommt und mitmacht ist dabei, wer nicht der nicht.

Wir schicken die Einladung zu jeder KoMa an alle dem KoMa-Büro bekannten Fachschaften im deutschsprachigen Raum postalisch zu. Dadurch sollte zumindest jede Fachschaft von der KoMa wissen können, wenn sie es will.

Um sie tatsächlich davon zu überzeugen, dass Vernetzung Sinn und Spaß machen kann, haben wir vor einigen Jahre (und wollen demnächst wieder) eine Art Staffellauf mit allen (deutschen) Fachschaften veranstaltet, siehe dazu [2].

Ansonsten ist das beste Mittel Mund-zu-Mund-Propaganda, wie beispielsweise in Telefonkampagnen in denen jeder ein bis zwei andere Fachschaften anruft und sie animiert zu kommen.

Wie läuft der Kontakt zwischen Tagung und Fachschaften?

Wir haben einen E-Mail-Verteiler der aktiven KoMatiker, über den beispielsweise wichtige Informationen, die das KoMa-Büro erreichen, geschickt werden. Momentan ist die KoMa aber primär durch die Konferenz selbst vernetzt.

4. BauFak

BuFaTa Bauingenieurwesen - BauFak Hallo, hier die Antwort der BauFaK (Bauingenieur-Fachschaften-Konferenz) Falls noch Fragen bestehen, einfach melden, ansonsten Beste Grüße, David vom StAuB

Wie läuft die Organisation im Grobem ab? Wir tagen 2x im Jahr, also semesterweise. Einmal im Oktober und einmal um Frohnleichnam anfang Juni herum. Die ausrichtende Fachschaft ist für die komplette Orga (Essen, Schlafplatz, Exkursionen, Tagungsort, Semninarräume,…) zuständig. Helfer brauchen wir dann vor Ort natürlich auch noch ein paar. Es kommen zwischen 100 und 200 Leute, wobie 200 eher die Ausnahme ist, wenn es in eine schöne Stadt wie München oder Wien geht. ansonsten eher um die 150 im Sommer und um die 100 im Winter. Für die inhaltliche Ausgestaltung (Themen der Arbeitskreise) ist der ständige Ausschuss (StAuB) und unser gemeinnütziger Verein zuständig. Zum Ablauf können nähere Infos zum Beispiel auf der Seite www.baufak-muenchen.de eingesehen werden, zur BauFaK an sich, gibt es die Seite www.baufak.de. Der Verein hat ebenfalls eine Seite, sie lautet http://www.baufak-verein.org/.

Wann stehen die Austragungsorte fest? In der Regel versuchen wir auch 2 BuFaTas vorauszuplanen, die Austragungsorte werden durch das Plenum beschlossen.

Welche Struktur(er) habt ihr (Verein, nur Plenum)? Beschlüsse werden durch das Plenum gefasst, der StAuB setzt sie dann zwischen den Konferenzen um und ist auch gleichzeitig Ansprechpartner für Anfragen aus Politik und Wirtschaft usw..

Wie läuft die Finanzierung? Über den Teilnehmerbeitrag, meistens 50 € wovon 10 direkt an den Verein gehen. Dieser finanziert die Veranstaltungen mit, größtenteils werden die Veranstaltungen aber durch Sponsoren finanziert.

Wie läuft im Grobem die Mitgliederwerbung? Je nachdem wie das die ausrichtende Fachscaft handhabt. Meistens werden Einladungen per Mail über den Fachschaftsverteiler geschickt. Weiterhin haben wir in mehr oder weniger großen Abständen einen Arbeitskreis „Öffentlichkeitsarbeit“ der zum Beispiel flyer erstellt, Videos dreht und ähnliches.

Wie läuft der Kontakt zwischen Tagung und Fachschaften? Über Mailverkehr über unseren Verteiler den der StAuB und der Verein nutzen können, und eine Facebookgruppe. Manche Fachschaften treffen sich natürlich auch zu irgendwelchen Parties.