Leitfaden Vereinsfinanzen

VORLÄUFIGE FASSUNG DERZEIT AUCH NOCH FACHLICH TEILWEISE NICHT KORREKT

Allgemeines

Je nach Bundesland und Stellung des Vereins gegenüber anderen Institutionen (Zum Beispiel einer Universität und oder einer Fachschaft) ergeben sich für den Verein neue Schwerpunkte und rechtliche Bedingungen.
Dies ist beim Lesen des Leitfadens zu beachten!

Begrifflichkeiten

Umsatz: Reine Einnahmen

Gewinn: Umsatz abzüglich der Ausgaben

Mehrwertsteuer: Umgangssprachlicher Oberbegriff für Vor- und Umsatzsteuer

Vorsteuer: Steuer, die bei Ausgaben (Kauf von Gegenständen) gezahlt wird. Vorsteuerabzugsberechtigte Vereine erhalten die gezahlte Vorsteuer nach der (Umsatz)Steuererklärung zurück.

Umsatzsteuer: Steuer, die auf Einnahmen (Umsatz s.o.) fällig wird. Abgekürzt mit USt

Skonto: Skonto = Bruttobetrag · Skontosatz Rabatt für die Erreichung eines frühen Zahlungsziels, z.B. Zahlung innerhalb der ersten 14 Tage nach Rechnungstellung 2% Skonto (der Rabattbetrag), Zahlung danach ohne Rabatt.

Netto: Betrag ohne Steuer und ohne Skontoabzug. Eselsbrücke: Ned so viel

Brutto: Bruttobetrag = Nettobetrag + Vor/Umsatzsteuer Eselsbrücke: Brutal viel

Beleg: Sammelbegriff für Dokumente, die als Nachweise verschiedener geschäftlicher Vorgänge dienen

Rechnung: damit informiert ein Unternehmer seinen Kunden über ein fälliges Entgelt. KEIN Zahlungsbeleg

Quittung: rechtlich am relevantesten, benötigt Datum und Unterschrift des Empfängers (im großen Unterschied zur Rechnung)

Geschäftsbereiche

Ideeller Bereich: Damit sind die Bereiche des Vereins gemeint, die unmittelbar dazu dienen, den steuerbegünstigten Zweck zu erreichen oder für die Vereinsverwaltung unabdingbar sind.

Zweckbereich: steuerbegünstigster wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb laut Vereinssatzung

Wirtschaftsbereich: Nicht steuerbegünstigter wirtschaftlicher Bereich

Beispiele:

Ideller Bereich (§8 KStG Abs 5)

Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren, die nach Art und Höhe in der Satzung festgelegt oder durch ein in der Satzung bestimmtes Organ (z. B. Mitgliederversammlung) festgesetzt sind;

Zuschüsse von Bund, Land und Gemeinde oder anderen öffentlichen Körperschaften, soweit diese für den ideellen Vereinsbereich bestimmt sind;

Spenden, Schenkungen, Erbschaften und Vermächtnisse.

Versicherungen

Vermögensverwaltung

Zinsen

Kontoführungsgebühren, Transaktionsentgelte…

Wertpapiererträge

Miet- und Pachteinnahmen

Zweckbetrieb (steuerbegünstigster wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, nur bei gemeinützigen Vereinen, die Tätigkeit muss in der Vereinssatzung als Vereinszweck aufgeführt sein)

Teilnahmegebühren / Eintrittsgelder

Meldegebühren

Mahlzeitendienste

Musik

Saalmiete

Skripten & Abschlussarbeitendruck / Vertrieb für Studierende des vertretenen Studiengangs

Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

alle wirtschaftlichen Tätigkeiten die nicht als Vereinszweck in der Vereinssatzung definiert sind

Reinigung

Löhne, Gehälter

Telefon

Büromaterial

Speisen- & Getränkeverkauf

Rechtliche Rahmenbedingungen

Es wird unterschieden zwischen USt.-Pflichtigen und USt.-Befreiten Vereinen.

Nur USt.-Pflichtige Vereine sind Vorsteuerabzugsberechtigt, dürfen also die von ihnen gezahlte Vorsteuer (für Ausgaben im Zweck- und Wirtschaftsbereich) in der Steuererklärung geltend machen.

Zahlungsnachweise

Was ist Beleg/Rechnung/Quittung?

Siehe Begrifflichkeiten unter allgemeines

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen sind 10 bzw. 6 Jahre Quelle 1:

Folgende Dokumente müssen nur 6 Jahre aufbewahrt werden:

empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,

Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle weiteren steuerlich relevante Belege und Quittungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden! §14b UStG

Steuerlich relevant ist alles was in die Buchhaltung bzw. Steuererklärung einfließt.

Fremdrechnungen

Wie mache ich einen Beleg/Rechnung ablagefertig?

Kopie des Belegs anfertigen (Thermopapier verblasst mit der Zeit, A4 besser ablegbar)

Kurze Beschreibung auf die Kopie: „Wo gehört dieser Beleg dazu/Verwendungszweck?“ (ist sinvoll z.B. bei Festen, Tutorien, …)

Mit dem Original zusammen ablegen

Eigenrechnungen

Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Formalia enthalten. Siehe auch UStG §14. Achtung! Hat sich am 1.1.2017 geändert.

Kleinbetrag-Rechnung ( §33 Ust-DV): unter 250€ (vollständiger Name, Anschrift des „Leistenden“, Datum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung, Entgelt + Steuerbetrag, anzuwendender Steuersatz ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung)

Rechnung (über 250€) benötigt zusätzlich zu den Merkmalen der Kleinbetragsrechnung folgende Merkmale:

Vollständiger Name und Anschrift des „Leistungsempfängers“

Entweder UstID oder Steuernummer von Rechnungssteller

Fortlaufende Rechnungsnummer

Geregelt nach dt. UStG §14

Anforderungen:

Name und Anschrift des Leistenden (Vereins), sowie Name und Anschrift des Leistungsempfänger

Steuernummer / UStID vom Verein

Rechnungsdatum

Datum, wann die Lieferung bzw. Leistung erbracht wurde

Fortlaufende, einmal vergebene Rechnungsnummer

Bezeichnung/Beschreibung der Leistung/Lieferung

Mengenangabe, sofern möglich

Nettoentgelt für die einzelnen Rechnungsposten (Hilfreich:Gesammtsumme)

Steuersätze, Steuerbeträge

dürfen nur nach Zustimmung elektronisch sein, ansonsten Papierformat

müssen unveränderlich sein, daher bietet sich das PDF-A Format an

bei Rechnungsänderungen muss eine Stornorechnung erstellt werden und anschließend die korrigierte Rechnung neu ausgestellt werden und zusammen mit der Stornorechnung versand werden (dies ist in jedem Fall erforderlich, wenn die Erstrechnung bereits dem Kunden ausgehändigt wurde). Es ist auch möglich die Storno und die korrigierte Rechnung in eine „Korrekturrechnung“ zusammen zu fassen um bei manueller Rechnungsstellung den Aufwand zu verringern.

Vorlagen für Rechnungen:

Latex Vorlage - Vorteil der Automatisierbarkeit der Rechnungserstellung aus eigenem Rechnungssystem

OpenOffice Vorlage (KIT) - Sehr einfach zu erstellen und zu editieren, Berechnung vieler Werte ist bereits über Formeln abgebildet

USt.-Befreit

Kleinunternehmerregelung

Rechtliche Grundlage: §19 UStG

Bedingungen:

Umsatz im letzten Jahr < 17.500€

vorraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr < 50.000€

WICHTIG: Auf eigenen Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, es muss stattdessen auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden

Muster: Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG Abs. 1 wird keine Umsatzsteuer berechnet.

die Vorsteuer für Vereine mit Kleinunternehmerregelung kann nicht zurückerstattet werden

Steuererklärung muss im ersten vollständigen Geschäftsjahr nach der Gründung abgegeben werden. Ab dann werden die Steuererklärungen nur alle 3 Jahre fällig. Nicht falsch verstehen: Dennoch muss für jedes Jahr eine eigenständige Steuererklärung gemacht werden, lediglich die Abgabe ans das Finanzamt erfolgt nur alle 3 Jahre.

Buchführung (USt.-Befreit)

Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR)

Einfache Auflistung von Einnahmen und Ausgaben

Muster EÜR-Muster

Jahresabschluss (USt.-Befreit)

Gewinnermittlung für jeden Geschäftsbereich seperat

Kann an Anlage EÜR angelehnt sein

Steuererklärung (USt.-Befreit)

Arten:

Köperschaftssteuererklärung

Umsatzsteuererklärung (Umsatzsteuer sollte 0,00€ betragen)

Anlage EÜR

USt.-Pflichtig

Wer die Bedingungen nach USt.-Befreit nicht erfüllt, ist Umsatzsteuerpflichtig. Vereine, die die Bedingungen erfüllen, können sich freiwillig von der Umsatzsteuerbefreiung befreien lassen. Dies muss man beim zuständigen Finanzamt beantragen.

Buchführungen (USt.-Pflichtig)

Einfache Buchführung:

Wie bei USt. frei

Doppelte Buchführung:

Nötig, falls Umsatz > 600.000€ oder Gewinn > 60.000€ (im Jahr)

Viele Vereine haben auch ohne Pflicht eine doppelte Buchführung da sie Aussagekräftiger als eine EÜR ist. Z.B. lassen sich Budgets damit verfolgen und der Jahresabschluss kann einfacher generiert werden.

Buchen in mind. zwei verschiedenen Konten (Soll und Haben) und in mehreren Büchern (Grund- und Hauptbuch)

Grundbuch: Chronologische Reihenfolge

Hauptbuch: Sachliche/Inhaltliche Ordnung

Zuerst wird eine Eintragung im Grundbuch vorgenommen, dann eine weitere im Hauptbuch beim entsprechenden Sachkonto

Referenz Doppelte Buchführung

Jahresabschluss (USt.-Pflichtig)

Einfache Buchführung:

Wie bei USt. frei

Doppelte Buchführung:

Der Jahresabschluss besteht aus den folgenden Dokumenten (Quelle 1, Quelle 2):

Bilanz (= Vermögenslage)

Aufstellung von Vermögen und Schulden

In SKR49 sind dies die Hauptkonten 0-1

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) (= Ertragslage)

Aufstellung von Gewinn und Verlust

In SKR49 sind dies die Hauptkonten 2-8

Anhang

Relevante zusätzliche Dokumente

Tätigkeitsbericht des Vereins

Alle Konten werden „abgeschlossen“, d.h. alle Unterkonten werden in ihre jeweiligen Hauptkonten zusammen gezogen. Von den Hauptkonten wird jeweils der Anfangssaldo und der Abschlussaldo benötigt.

Steuererklärung (USt.-Pflichtig)

Wer Umsatzsteuerabgabepflichtig ist, muss dann auch die Steuerklärung jährlich machen. Der Stichtag hierfür ist derzeit der 31. Juli (Stand: Mai 2020). Wenn man als Verein einen Steuerberater hat, der für einen die Steuererklärung erledigt, verlängert sich die Frist auf 28/29. Februar des Folgejahres.

Veranschaulicht für die Steuererklärung 2019:

Steuerberater?

JA: Abgabefrist ist der 28. Februar 2021

NEIN: Abgabefrist ist der 31. Juli 2020

Arten:

Köperschaftssteuererklärung

Umsatzsteuererklärung

Umsatzsteuervoranmeldung

Je nach Steuerschuld des Vorjahres muss eine Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig eingereicht werden:

> 7500€: monatlich

1000€ > Steuerschuld ⇐ 7500€: vierteljährlich

⇐ 1000€: jährlich

Anlage EÜR (wenn nicht doppelte Buchführung Pflicht)

Software-Lösungen

Open-Source

jverein (Linux, Windows, macOS)

Website: https://doku.jverein.de/

Beinhaltet komplette Mitgliederverwaltung, Serienbrief-Funktionen, usw.

Kann rein theoretisch auch die Mitgliedersbeiträge verwalten (wer hat gezahlt, …). Die Funktionalität ist aber sehr umständlich zu nutzen.

Kann Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit leichter doppelter Buchführung (also Aufschlüsselung nach Buchungsarten „Renovierung“, usw..)

Die Bedienung ist leider nicht sehr intuitiv.

BuFaTa Verein nutzt jverein.

Generell keine Kaufempfehlung.

GNUcash (Linux, Windows, macOS)

Website: https://gnucash.org

Unterstützt den Datev Standartkontenrahmen 49 (SKR 49 für gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Stiftungen).

Kann keine automatische Zuordnung der Steuersätze.

Kann vollständig doppelte Buchführung

ledger und vergleichbare (Linux, Windows, macOS)

Website: https://plaintextaccounting.org

alle Buchungen in Textdateien

kann mit git versioniert werden

bieten verschiedene Möglichkeiten Information an Buchungen zu taggen

Closed-Source

jes (Linux, Windows, macOS; kostenlos)

Website: https://www.jes-eur.de/

Einfachster Weg eine EÜR zu erstellen

Lexoffice (online)

Website: https://lexoffice.de/

online Variante zur Buchhaltung von Lexware

keine Erfahrungen mit der Software innerhalb der BuFaTa

Lexware buchhaltung (Windows)

Website: https://lexware.de

offline Software-Lösung von Lexware

Sollte alles können, was man braucht

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