FSR Protokolle & Wissensweitergabe

98. BuFaTa an der RWTH Aachen
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
15.5.2026	18:59	20:35	Katharina (HS München)	Caleb(TU Darmstadt)

Anwesende: Katharina (HS München), David (KIT), Caleb (TU Darmstadt), Gleb (CAU zu Kiel), Lennard (CAU zu Kiel), Maxi (TH Nürnberg), Wolf (CAU zu Kiel), Thalia (TU Hamburg), Karla (TU Dresden), Markus Dipple (RPTU Kaiserslautern), Aaron (RPTU Kaiserslautern), Luca (TU Hamburg), Katja (HS Kaiserslautern), Frank (HS Kaiserslautern)

Ziel und Vorgehen des AKs

Wie funktioniert Wissensweitergabe in den einzelnen Fachschaften, welche Strukturen gibt es zur Protokollführung? Welche haben sich bewährt?

Falls noch Zeit und Motivation übrig ist, kann:

eine Sammlung der verschiedener Methoden zur Protokollierung und/oder zum Wissensmanagement auf die AK Hauptseite erstellt werden

eine Verlinkung/Erstellung einer kurzer Anleitung zum Aufsetzen eigener Wissensmanagementsysteme

Einführung

Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen?

Status quo - Wissensmanagement

HS München

Pad für Sitzungsprotokolle im Wiki und Beschreibungen von Ämtern

Helferlisten (Pads: läuft gerade an, früher Papier und Excel)

Junge Fachschaftler werden motiviert sich mit dem Wiki zu beschäftigen

Ruhr-Uni Bochum

Protokolle von Sitzungen (pdf) werden anschließend in Moodle-Kurs hochgeladen

Sonst keine weitere Infrastruktur

sonstige Ämter werden mündlich weitergegeben und von ehem. Amtsinhaber*innen etwas betreut

RPTU Kaiserslautern

Digitale Dokumente (How-Tos)(Latex oder Word, PDF existiert immer)

Nach Bedarf werden How-Tos ausgedruckt (und laminiert)

Ausführlichkeit ist unterschliedlich (1 Seite bis 40 Seiten)

Alle Referate sind dazu angeleitet die How-Tos zu lesen und zu pflegen (werden auch öfters mal erinnert dies zu tun)

Einlernen von „Nachkommen“ ist aber bei aktuellem größen Gerneationen unterschid nicht besonders erfolgreich gelungen wird aber wieder aufgenommen

Mehrere Schriftführer, die sich absprechen wer welches Protokoll aufbereitet

Protokolle werden auf der nachfolgenden Sitzung vertagt oder angenommen

Anwesendheitslisten für Sitzungen werden geführt mit Unterschrift

TH Nürnberg

Führen aktuell ein Wiki ein

Läuft gerade noch nicht so gut

Menschen nutzen es nicht aktiv - aktuell eingefroren

Aktuell werden Checklisten erstellt

CAU zu Kiel

Nextcloud von der Uni

Ein eigener RZ-Account für die Fachschaft (keine Bindung der Zugriffsrechte an einen stu-Account) - Passwörter werden bei Amtsübergabe weitergegeben

Alle Dokumente werden ordnerweise nach Events gesammelt (Excels, Checklisten, etc.)

Aktueller Plan: Es soll ein zentrales Doku-Dokument entstehen

Wissensmanagement nicht als formellen Prozess bzw. als Wiki oder technisch institutionalisierte Lösung anlegen, damit die Arbeit nicht an einer motivierten Person hängen bleibt

Sitzungen werden von einer festgelegten Person erstellt

Nach der Sitzung werden Protokolle geprüft und dem Vorstand vorgelegt

Zeitweise Arbeit mit Notion - schwierig, weil Menschen immerwieder Dateien kopiert haben und Daten nicht aktualisiert wurden

Aktuell wird eine Word-Vorlage genutzt

Kollaboration ist möglich über Nextcloud und OpenOffice

Nachträglich wird ein PDF-Dokument erstellt

hat ein Beispiel How-To vorgezeigt und dafür gesort das ausgearbeitet werden kann wie man Eine anleitng schreibt

TU Hamburg

Wiki mit Pad ähnlich zur Bufata

größter Teil des Wikis für die Studies einsehbar

Dateien über NextCloud verbunden

Pflege der Veranstaltungen und Sitzungen im Wiki

Protokollant*in wird vor/ bzw. bei jeder Sitzung entschieden

Häufig bleiben Informationen nach Veranstaltungsende liegen, durch fehlende Verantwortung

How-Tos im internen Wiki zu finden (FSRler haben einen Account)

Stetige erinnerung das How-To Fertig/Weiter zu machen

KIT

Wiki mit Pad -veraltet, wird von den meisten nicht gepflegt)

Server mit Dateinstruktur pro Amt/Referat und weiteren HowTos

PDF-Dokumente werden mit Latex erstellt und abgelegt (z.B. wie veranstaltet man eine Orientierungsphase)

es gibt immer die Gefahr das sich viele verschiedene „Zentrale Systeme“ bilden

Mailinglisten-Rückblick, sodass neue Leute in Referaten auf alte Mails zugreifen können

Laufzettel, bei dem man von jedem Referat den Aufgabenbereich hört, Überlegungen dies durch ein Mentorensystem zu ersetzen

Protokolle laufen über Overleaf/LaTeX, jeder kann mitprotokollieren und es existieren Befehle wie /fachschaft~, die dann ausformuliert werden zu „Fachschaft Elektro- und Informationstechnik des Karlsruher Instituts für Technologie “

Eine festgelegte Person ist für das Protokoll verantwortlich und kontroliert es nachträglich

Bei Amtsübergabe: 1 bis 2 Ehemalige lernen die neue Person an.

TU Dresden

Wiki ähnlich zu dem der BuFaTa, jedoch ohne Padfunktion

(mehr oder weniger) regelmäßige Pflege und aktuell halten der organisierten Veranstaltungen

Wissensweitergabe zwischen alten und jungen FSRlern

Protokolle der Sitzungen in einer NextCloud gespeichert & ausgedruckt

Werden von 1-2 Protokollanten gemeinsam in Overleaf/Latex geschrieben

HS Kaiserslautern

Jede Sitzung wird von Referat Protokoll geschrieben und digitalisiert und in OpenOlat hochgeladen und per Mail verschickt, damit es nächste te werden eher per Hand angeleitet, es gibt zwar irgendwo eine kleine Beschreibung der Aufgaben der Referate, doch diese wird nicht wirklich verwendet.

Das Referat Personalmanager (2 Personen) ist unteranderm dafür zuständig, die neuen Referenten auch eine zweite Möglichkeit zu geben, sich Hilfe zu fragen, wenn man etwas nicht weiss im Referat.

Neues Referat Ältestenrat sind Mitglieder die lange Zeit einen Vorsitz belegt haben und jetzt auch zur Verfügung stehen, den jüngeren Referats Mitglieder zu helfen.

Es wird immer mehr versucht Protokolle zu schreiben, zb in Veranstaltung

Best-Practices

Allgemeine Punkte

ein zentrales System nicht mehrere

Wiki

pdf-Dokumente auf zentralen Ablageort

Neue Systeme einführen

Mehrheit muss vom System überzeugt sein und weiterführen

Bei der Einführung sollte es jemanden geben der das neue System verstanden hat und sich für die Einführung verantwortlich fühlt (Vorbildfunktion)

Menschen von den Vorteilen guter Dokumentation überzeugen (nicht nur für die Nachfolge, sondern für die aktuelle Arbeit)

Vorschläge für gute How-To's

Wie detailliert fassen?

Nicht zu detailliert, um Flexibilität zu lassen

Sehr detailliert damit Menschen Checklisten abarbeiten können, Menschen die interresiert sind bringen von alleine Verbesserungsvorschläge

Guideline für How-Tos

Vorlagen

Schritt für Schritt gut

Timeline wann was gemacht werden muss

How-To beschreibt die Punkte, die sich direkt auf die Sache beziehen

E-Mails, Dokumente, externe Links verlinken

Fotos mit Übersichten

Tätigkeiten, die zusätzlich Erklärung brauchen, bekommt ein eigenes How-To

Erfahrungswerte und Begründung für das Vorgehen mitgeben (Trail and Error mit notieren)

mit Datum (wann ist was geschehen? wann wurde das Dokument zuletzt bearbeitet?)

gerne auch noch hinten dran

Ende

Beginn: 18:59 Uhr
Ende: 20:35 Uhr
Der AK sollte auf einer weiteren Tagungen (übernächste) besprochen werden. Arbeits-AK aus Best-Praktises Grundskelet für ein How-TO schreiben. Idee: Für Fachschaften, die nächste BuFaTa an diesen AK mitwirken wollen, können gerne vorher Beispiele sammeln als Diskussionsgrundlage. Sofern AK-Leitung vorher feststeht, wäre es sinnvoll, in Rundmail o. ä. hierauf hinzuweisen.