Produktivität auf der BuFaTa

Dieser AK soll sich mit der Produktivität auf der BuFaTa ET befassen. Wie können Arbeitskreise gestaltet werden um aktives Arbeiten zu gestatten? Gibt es bessere Strukturen als die bisherigen? Wie machen andere BuFaTas das?

BuFaTa SS Aachen
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
14.05.26	14:30	17:03	Florian K (TUM Alumni)	Florian K (TUM Alumni)

Anwesende: Florian (TU München), Pascal (TU München), Lotte (HS Bremen), Sebastian (FH Dortmund Alumnus), Jean-Pierre (KIT Alumni), Natascha (HS Mannheim), Leo (HAW Hamburg)

Einführung

Wie könnte man die AKs produktiver gestalten, sodass auch darüber hinaus in an Themen nahtlos angeknüpft werden kann. Möglichkeiten suchen die Teilnehmeranzahl in AKs zu steigern

Was bisher geschah

Nürnberg

Mehr Fokus auf fachliche Inhalte, nachhaltige Strukturen und klare Verantwortlichkeiten.

Homepage und Wiki sollen gepflegt werden, Stellungnahmen besser auffindbar und kommuniziert werden.

Ausschüsse tagen zu selten; vorgeschlagen wurden feste Verantwortliche und regelmäßige Treffen zwischen den Tagungen.

Leitfäden, HOWTOs und Ratgeber sollen sichtbarer und zentral verfügbar gemacht werden, besonders für neue Teilnehmende.

Erwartung stärkerer aktiver Mitarbeit in AKs und bessere Vorbereitung sowie Nachbereitung der Tagungen.

Kiel (neue Fachschaften, Flyer)

Ausbau der Ansprache durch persönliche Kontakte, regionale Tagungen, Printmedien und neue Kommunikationskanäle.

Diskussion über einen eigenen PR-Ausschuss für Website, Wiki, Flyer, Social Media und Außendarstellung.

Flyer, Ziel: verständlich erklären, was die BuFaTa macht, welche Erfolge sie erzielt und warum Teilnahme relevant ist.

Diskussion über bessere AK-Strukturen, Mentoring für Neue und stärkere aktive Mitarbeit der Teilnehmenden.

Förderung kleiner regionaler Treffen („Subtagungen“), um Einstiegshürden zu senken und langfristige Bindung aufzubauen.

Ilmenau (Flyer, PR, Social Media)

Der Flyer soll kürzer, moderner und verständlicher werden und die BuFaTa kompakt erklären („Was ist die BuFaTa?“)

Fokus auf Social Media, insbesondere einen gemeinsamen Instagram-Account sowie regelmäßige Tagungsberichte und Highlights

Diskussion über modernes Design, bessere Zugänglichkeit von Materialien und mögliche PR-Strukturen bzw. PR-Ausschuss

Mentoring für neue AK-Leitungen und anfängerfreundliche AKs sollen den Einstieg erleichtern

Geplant sind Inhalte mit Erfahrungsberichten, Bildern, Traditionen und Einblicken in die BuFaTa-Kultur, um Interesse und Bindung zu stärken

Ilmenau (Anwerben von neuen Fachschaften)

Informationen per Mail kommen häufig nicht bei interessierten Personen an; aktive Teilnahme soll künftig besser ausgewertet werden

Vorschläge: feste Ansprechpartner, Telefonkontakt, direkte Besuche von Fachschaften („Repräsentationsfahrten“).

Regionale Formate wie SüFaTa sollen ausgebaut werden, um Einstiegshürden und Reiseaufwand zu reduzieren

Es wurden konkrete Zielhochschulen sowie „verlorene“ Fachschaften identifiziert, die erneut kontaktiert werden sollen

Der KA soll die Listen auswerten und aktiv Kontakt zu den Fachschaften aufnehmen

Hamburg (Vernetzung und zeitliche Gestaltung)

Diskussion über bessere Verteilung von AK-Slots, flexible AK-Längen und alternative Zeitmodelle für die BuFaTa

Zusammenhängende AKs sollen in Themensträngen organisiert werden, um produktiveres Arbeiten und mehr Output zu ermöglichen

Ziel ist eine klarere Struktur der AKs und Plena sowie bessere Planbarkeit im Hinblick auf Förderbedingungen

Ideen wie BuFaTa-Bingo, Sidequests und Teamspiele sollen neuen Teilnehmenden den Einstieg erleichtern und Austausch fördern

Die Dokumentation der Ergebnisse soll verbindlicher und besser organisiert werden, um nachhaltigen Output der Tagung zu sichern

Gerne eigene Ideen noch mit einbringen.

Frage: Was möchten wir erarbeiten. Fokus auf Produktivität

Ablaufvorschlag

Status quo

Was läuft gut

Austausch AKs tauschen sich gut aus, auch bei unerfahrenen Leitungen

Networking im Nebenprogramm läuft gut

Teilnahme an AKs allgemein gut (morgens schlechter als nachmittags)

frühes Frühstück mit cutoff vor AK Beginn könnte Teilnahme an morgendlichen AKs erhöhen

Plena sind kürzer/schneller geworden (evtl. effizienter)

HoPo Block kürzer, Fachschaftsberichte länger

Was läuft schlecht

Ausschüsse treffen sich nicht oft genug/nicht regelmäßig

AK-Leitungen sind oft schlecht vorbereitet und/oder leiten AKs schlecht

Teilnehmer bereiten sich generell nicht auf Tagung vor

AKs werden oft nicht nachbereitet

Teilnehmende berichten manchmal von an Interessen vorbeilaufenden AKs –> es ist schwierig gute AK Themen als TA zu definieren

Was machen andere

Wie handeln andere Tagungen die Aufteilung von Arbeit und Spaß?

evtl. durch Verbandsstruktur gegeben, im Vergleich haben wir eher wenige Rollen in der Verbandsleitung/Spitze

GS beschäftigt sich viel mit der Tagung/Handlungsfähigkeit selbst, statt mit „politischen“ Arbeit

PsyFaKo

starke politische Außenwirkung

Resolutionen

bundesweite Interessenvertretung

ZaPF

sehr strukturierte AK-Kultur

intensiver Fachschaftsaustausch

kontinuierliche Arbeit zwischen Tagungen

Andere Struktur mit mehr Funktionsträgern (Sprecher, Vorstände)

Sind die Effizienter oder nur mehr Leute?

BauFaK: https://www-static.bau-btu.de/wp-content/uploads/2026/04/Pre-Reader-106.-BauFaK-.pptx.pdf

Was ist unser Ziel

Wofür soll die BuFaTa ET bekannt sein?

Infoseite / Meinung der Studis

„Lobbyarbeit“ mit aktiver Arbeit Richtung Politik

Austauschmöglichkeit zwischen allen FSn

Wollen wir ein Ziel für Stellungnahmen/Resos (2 pro Tagung)

nicht sinnvoll

Leute die an HoPo Interessiert sind, sind oft lokal schon zu sehr eingespannt

Wo soll gearbeitet werden? Während der Tagung, in den AKs, in den Ausschüssen

Reaktionszeit bei Resos geht gegen 1 Jahr

direkter Einfluss auf aktuelle Themen durch Versand an zb Dekane evtl nicht zielführend

Übersicht auf der Website: Was denkt die BuFaTa über große Themen(komplexe)

Annahme: Ausschuss wurde gegründet um eine Strategie/Konzepte/Zielformulierungen zu erarbeiten, die dann abgestimmt und durchgesetzt! wird

Wie erreichen wir dieses Ziel

Warum verlaufen manche AKs im Sand

AKs manchmal ziellos, Manchmal AKs zu kurz für große/komplexe Themen → Tracks

Ausschüsse Tagen nicht

Wie erzeugen wir nachhaltige Ergebnisse?

Welche Strukturen fördern Mitarbeit?

Verband

Ausschussarbeit fördern

Ausschussleitung wichtig. Jemand der sich veranwortlich fühlt

Arbeitsaufträge dürfen nicht versanden

Arbeitsaufträge evtl. direkt in den Sitzungen abarbeiten

Verbandsarbeit fördern

AKs

vorbereitete Leitungen

Größe entscheidend (Obergrenze je nach Thema)

gute Moderation („Briefing“ der AK Leitungen zu Beginn der Tagung/vor den ersten AKs/im ersten Plenum)

Moderationsworkshop evtl durch externe/Sponsoren

Leitfaden verlesen/durchsprechen!

TA hat dieses mal viel Vorbereitung betrieben und explizit größere Unis mit erfahrenen Teilnehmern angeschrieben um erfahrene AK Leiter zu finden

Welches Verhalten sollten wir entmutigen, oder wollen wir das überhaupt

Sitzungsleitung muss Struktur enforcen (Redezeiten, Störungen unterbinden, TOPs mit groben Zeitrahmen)

Semesterberichtsslots fix vergeben wenn du wenig eingereicht wurden

Anreise kann man nicht hart enforcen, zu Beginn sollten aber „mehr“ da sein

eventuell auch später Anfangen

Mentalität „ersten AK kann man skippen“ und „Plenum ist unwichtig“ wird weitergeben

hoher Alkoholkonsum, dadurch niedrigere Teilnahme

Gratis Alkohol durch zB. Sponsoring eventuell nicht sinnvoll

Welches Verhalten sollten wir ermutigen

Leute die ausschlafen sollten wissen, dass sie was wichtiges verpassen (Slots koppeln, Vorbereitung, Arbeitsphase)

AK Platzierung ist strategisch wichtig, legt teilweise Teilnehmerkreis fest und damit ob es potentielle Störer gibt

Bisher ein „wichtiger“ AK am Morgen. Sonst welche, die nicht produktiv sein müssen

Vorgelebte Mentalität von der restlichen Fachschaft

Diskussion

Themen/Arbeitsaufträge, die durch Abgabe an Ausschuss „verloren“ gehen, direkt an der Tagung abarbeiten

Vordefiniertes Ziel der Tagung (Big Picture)

falls TNs nicht mit den Themen in den AKs anfangen können ??

Mehr Ziele als „Guidance“

Wie können Alumni diesem Ziel zuarbeiten

Erwartungen an Plenum

wenn die Erwartung niedrig ist, kommen Leute später, trinken mehr etc.

Idee: AK Plan im Tagungsheft/beim Ausweis in den Plan zum Ausfüllen in welchen AK in welchem Raum man geht. (Wie im Zapf Tagungsheft)

Was darf dabei nicht verloren gehen?

Lustige Aktionen (Bannerklau, Maskottchen, Beeralyzer)

Abendprogramm

erster Abend oft entscheidend für die Stimmung auf der Tagung

„familiärer Charakter“

Akute Maßnahmen

Vorstellungen fixen Slots zuweisen, Fokus auf Anfangsplenum

Tagesordnung mit grober Zeitrahmen für TOPs

keine kostenlosen alkoholischen Getränke

erster Abend mit viel Austausch und gemeinsamen Events

Sitzungs-Etiquette, härteres durchgreifen der Sitzungsleitung

Maßnahmen

andere Struktur (Tracks, Gesamtziel der Tagung) ausprobieren

AK Leiter Briefing am Ende des Anfangsplenum

Ende

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 17:03 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden