95. BuFaTa an der CAU Kiel
Datum	Beginn	Ende	Sitzungsleitung	Protokollierung
02.11.2024	14:40	16:25	Meister Richard	Alle

Zukunftsstrategie BuFaTa

Anwesende: Richard Wild (TU Darmstadt Alumnus), Jan Rieger (FAU Erlangen Nürnberg), Seb (FH Dortmund Alumnus), Natascha (HS Mannheim Alumna), Leo (HAW Hamburg), Ella (HAW Hamburg), Lotte ( HS Bremen), Dominik (HS Mannheim Alumnus), Dustin (TU Ilmenau), Karla (TU Dresden), Niklas (KIT Alumnus), Tilman (KIT) (12 Teilnehmer)

Einführung

Kurze Besprechung des Protokolls aus Nürnberg.

Sollzustand erarbeitet im letzten AK in Nürnberg:

* Im Wiki ein eigener Reiter für Stellungnahmen - Wurde erstellt und gepflegt
* Pflege der Homepage
* Vorschläge:
* PR-Office
* Für alle FSen relevante Kernthemen für die Tagung festlegen
* Erstellen/Aktualisieren von Ratgebern in AKs mit wiederholenden Themen
* Fokus auf fachlichen Teil („BuFaTa ist keine auschließliche Spaßveranstaltung“)
* Ausschüsse sind in neuer abzustimmender Satzung bereits gut integriert

Themensammlung

Konzept um mehr Fachschaften zu erreichen

alle Fachschaften in der Liste (Verlinken ) werden zu jeder Tagung angeschrieben

im Norden haben vor allem informelle Emails in den letzten Jahren guten Erfolg gehabt

Vielleicht sollten die „Subtagungen“ (SüFaTa, NoFaTa NRWFaTa und co) mehr gefördert werden, um die Vernetzung und auch die Bindung zwischen den Mitgliedern zu stärken und so auch die Teilnahmezahlen zu steigern. Die Schwelle einem Treffen beizuwohnen, das nur ein Wochenende geht ist deutlich kleiner.

Die Akkreditierung kann genutzt werden, um teilnehmende Fachschaften direkt anzusprechen, um sie von der Teilnahme zu überzeigen

Vorschlag: Den entsantden Studierenden mitgeben, dass sie gute Botschafter für die Tagung sind.

Postkarten als Weg um Mails zu umgehen ( Problem mit Weiterleitung, Mail geht schnell unter, etc.)

Produktion von Printmedien - Ziel ist greifbarer zu machen, was die BuFaTa-ET ist und was sie tut

Aufteilung in Kleingruppen

Themen:

Abgleich/Liste; Wann und wie oft waren welche Fachschaften da? (Fachschaften die ein/zweimal teilgenommen, warum sind die nicht mehr da?)

Vorhandene Daten im Wiki scrapen und auswerten

Abfrage in Feedback Bogen (in Zukunft?)

Ausgabe der Daten pro Fachschaft / Hochschule (historisch) im Anmeldetool ermöglichen (in Zukunft)

Handreichung: Was macht die BuFaTa ET?

Überlegen wie man das strukturieren kann. (Was sind AKs, welche AKs (FS Finanzen, HOPO etc), was für Plena, Rahmenprogramm (Stadtrallye etc))

Aktive Mitarbeit (wie hoch ist die prozentuale Teilnahme an den AKs und Plena). Datensammlung in der Cloud:

Handreichung zum Anwerben neuer Teilnehmer (Fachschaften)

Soll kurzen Überblick über Tätigkeiten / Stellungnahmen etc. geben die die Tagung erreicht hat

Flyer gestalten und per Post an Fachschaften bringen

Seiten zu Vernetzung, HoPo, Guides mit Vorstellung der Inhalte

Inhalt könnte auch Synergieeffekte bzgl. Sponsoring besitzen

Es wird an einem Mock für einen Flyer gearbeitet

Bezug auf den „Lebensalltag“ der Fachschaften um Relevanz zu verdeutlichen

Titelseite mit Logo und Foto

Seite dazu was die BuFaTa bewirkt

HoPo, AKs, Stellungnahmen, Ergebnisse,…

Umfrage erstellen, welche AKs, Stellungnahmen, Meilensteine von Teilnehmern als relevant angesehen werden

Alternativ bei AKs nach Teilnehmeranzahl schauen

Impressum und Kontaktdaten

Link zum Flyer als PDF im Wiki hinterlegen

Ausarbeitung und Finanzierung

ggf. PR-Stelle (wie bereits aus vorheriger Tagung diskutiert)

neuer eigener Ausschuss?

Finanzierung über den Verein möglich?

Sollte mit dem Vereinszweck vereinbar sein

Als Printmedium über die Tagung abrechnen?

Rechnungen müssen von austragender Fachschaft getragen werden

Zusätzlicher Kommunikationsaufwand zwischen PR-Stelle und austragender Fachschaft

weitere Ideen (Allgemein)

neue Kanäle

Instagram (z.B. jeweils von austragender Fachschaft gepflegt)

VDE Hochschulgruppen als Möglichkeit Fachschaften zu erreichen?

Allgemeine Ideen

„bessere“ Planung der Austragungsorte (nicht zu oft in der gleichen Ecke hintereinander)

früher Ankündigen, dass Austragungsorte gewählt werden müssen

Zusammenfassung der Teilgruppe Handreichung

Flyerkonzept gestalterisch erarbeitet und Ausführung kurz diskutiert

Einrichtung eines neuen Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit

Zusammenarbeit mit IT um Website und Wiki für aussenstehende zu pflegen

Guides, Tools und Fragenkataloge (z.B. für Berufungsverfahren schon da) gestalten

Ausarbeitung des Flyers (inhatlich und gestalterisch)

ggf. Zusammenarbeit mit Sponsoring-Ausschuss

Aktive Mitarbeit

Die Tagungen sind sehr eng getaktet. Eine produktive Teilnahme an allen AKs, und dem Rahmenprogramm ist kaum möglich.

Teilnehmer spalten sich zunehmend in Produktivitäts und Rahmenprogrammgruppe.

Weniger längere AKs, die nicht unbedingt über die volle Zeit geführt werden, wäre eine möglichkeit, um BMBF Zeiten einzuhalten

Es wird die Mitarbeit und Trend über die letzten BuFaTas gesammelt.

AK Anwesenheit Nachmittags deutlich besser als morgens

AK Anwesenheit bei Tagungen mit morgentlichen Kulturveranstaltung grundsätzlich besser als bei Tagungen mit abendlichen

Themen / Ideen

* Ratgeber → in eigenem AK bearbeiten * Rückmeldungs Möglichkeit in Anmeldungstool auch wenn man nicht kann * Sichtbarkeit → PR * Newsletter * Protokoll verbessern um besser zu sehen welche FSen anwesend waren * Regionale Konferenzen 1-3 Tage zur besseren Vernetzung * Mentoring für Ersties um AK Leitungen zu finden * Ergebnis der Ausschussleitungen war hauptsächlich positiv

* Idee: Ausschuss/Arbeitsgruppe für Zukunftsstrategie bis zur nächsten Tagung

Ende

Beginn: 14:40 Uhr
Ende: 16:22 Uhr
Der AK sollte auf weiteren Tagungen zur Auswertung der vorgeschlagenen Änderungen und aufgrund weiterer offener Themen besprochen werden